ความผิดพลาดของสารสนเทศ (Information Failures)
Post date: 28-Aug-2010 01:17:07
ความผิดพลาดของสารสนเทศ หรือ การได้ข้อมูลที่ผิด เกิดได้จากหลายสาเหตุด้วยกัน สาเหตุหลัก 4 ประการที่ทำให้องค์การยากที่จะได้สารสนเทศที่ถูกต้องและสมบูรณ์เนื่องจาก
- ข้อจำกัด (Constraints) ของมนุษย์ ในฐานะที่เป็นทั้งผู้ประมวลผลสารสนเทศ และเป็นผู้นำสารสนเทศไปใช้ในการแก้ไขปัญหา
- ความหลากหลาย (Variety) และความยุ่งยากซับซ้อน (Complexity) ของสารสนเทศที่ต้องการ
- ความยุ่งยากซับซ้อนในการระบุความต้องการสารสนเทศ ระหว่างผู้ใช้สารสนเทศกับผู้วิเคราะห์สารสนเทศ หากผู้ใช้สารสนเทศไม่สามารถระบุได้ว่าสารสนเทศที่ตัวเองต้องการใช้คืออะไร เป็นอย่างไร ต้องการเมื่อไหร่ เอาไปใช้ทำอะไร ฯลฯ ผู้วิเคราะห์สารสนเทศหรือผู้จัดหาสารสนเทศก็ยากที่จะจัดหาสารสนเทศที่ต้องการให้กับผู้ที่ใช้สารสนเทศได้
- ผู้ใช้สารสนเทศบางคนอาจไม่ต้องการบ่งบอกว่าต้องการสารสนเทศอะไร จึงไม่บอกหรือบอกอย่างผิดๆ เนื่องจากมีวาระซ่อนเร้น มีผลประโยชน์แอบแฝง เช่น ไม่บอกว่าต้องการได้สารสนเทศเกี่ยวกับเวลาเข้าทำงานของพนักงาน เนื่องจากตัวเองเป็นพนักงานคนหนึ่งที่มาสายเป็นประจำ เป็นต้น
นอกจากสาเหตุหลัก 4 ประการแล้ว ยังมีสาเหตุอื่นที่ทำให้สารสนเทศขององค์การเกิดความผิดพลาด ได้แก่
- ข้อจำกัด (Limitation) และความลำเอียง (Bias) ของมนุษย์
- โดยปกติ มนุษย์เป็นผู้ประมวลข้อมูลต่างๆ เพื่อให้เกิดเป็นสารสนเทศที่ต้องการอยู่แล้ว ซึ่งการจะประมวลผลได้ดีนั้นจำเป็นที่จะต้องมีข้อมูลที่ครบถ้วนและมากพอที่จะทำให้ประมวลผลได้ แต่ข้อจำกัดของมนุษย์คือ ความทรงจำ ที่มีอยู่จำกัด เนื่องจากความทรงจำส่วนใหญ่ของมนุษย์เป็นความทรงจำระยะสั้น จึงจดจำข้อมูลได้ในปริมาณและช่วงเวลาที่จำกัด ทางแก้ประการหนึ่งคือ ใช้ความทรงจำภายนอกเข้ามาช่วยในการจดจำ เช่น จัดทำเป็นฐานข้อมูล เก็บไว้ในคอมพิวเตอร์ เป็นต้น
- โดยทั่วไป มนุษย์มักมีอคติในการเลือกและใช้ข้อมูล ซึ่งเกิดจากการยึดติดกับสิ่งที่เคยรับรู้และเชื่อมั่นมาก่อน มนุษย์มีแนวโน้มที่จะชอบข้อมูลทีเป็นรูปธรรม เห็นได้ จับต้องได้ มนุษย์มักให้น้ำหนักกับข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับเวลา ณ ปัจจุบันมากกว่า ข้อมูลที่ไม่เป็นปัจจุบัน มนุษย์มักนิยมใช้สถิติผิด โดยมักเลือกสุ่มตัวอย่างตามความสะดวก ทำให้ผลที่ได้จากสถิติไม่สะท้อนภาพของปรากฎการณ์ที่แท้จริง อีกทั้งมนุษย์ยังมีแนวโน้มที่จะให้คุณค่ากับข้อมูลที่ไม่มีประโยชน์ โดยคิดว่า เก็บเผื่อไว้ก่อน อาจจะเป็นประโยชน์ในภายหลัง
- วิธีการได้มาซึ่งสารสนเทศผิดพลาด
- ความผิดพลาดจากการวิเคราะห์ระบบงาน ซึ่งเกิดจากความซับซ้อนของกระบวนการทำงาน การปฏิสัมพันธ์ หรือกิจกรรมต่างๆ ยิ่งมีความซับซ้อนมากเท่าไหร่ โอกาสที่จะวิเคราะห์ระบบงานผิดพลาดก็มีมากเท่านั้น นอกจากนี้ยังอาจเกิดจากความหลากหลายและความผันผวนของระบบงานที่เกิดจากการเปลี่ยนแปลงอย่างต่อเนื่อง พฤติกรรมของผู้ปฏิบัติงาน ตลอดจนความมุ่งหวังของผู้ปฏิบัติงาน ทำให้ผลการวิเคราะห์งานที่ถูกต้องในช่วงเวลาหนึ่งกลายเป็นไม่ถูกต้องในอีกช่วงเวลาหนึ่ง
- ความผิดพลาดจากฐานข้อมูล ซึ่งเกิดได้จากความผิดพลาดในการวิเคราะห์ระบบงาน การเปลี่ยนแปลงความต้องการสารสนเทศ ทำให้สารสนเทศที่เคยรวบรวมมาไม่เพียงพอหรือไม่เป็นที่ต้องการอีกต่อไป และการป้อนข้อมูลเข้าสู่ฐานข้อมูลผิดพลาด
- การสื่อสารผิดพลาด
- โดยปกติ การสื่อสารจะต้องประกอบด้วย ผู้ส่งสาร ผู้รับสาร ตัวสาร และช่องทางการสื่อสาร ผู้ส่งสารจะทำการส่งตัวสารให้กับผู้รับสารผ่านทางช่องทางการสื่อสารต่างๆ ตัวสารจะถูกเข้ารหัสและส่งผ่านตัวกลางไปยังผู้รับสารเพื่อทำการถอดรหัสและตีความสารที่ได้รับ ซึ่งในกระบวนการสื่อสารนี้เองที่อาจมีสิ่งเข้ามารบกวนทำให้ตัวสารมีการเปลียนแปลงคลาดเคลื่อน ทำให้ผู้รับสารได้รับสารที่ไม่ถูกต้องหรือตีความผิดพลาดไปได้