ลักษณะของสารสนเทศที่ดี

Post date: 28-Aug-2010 00:49:40

เมื่อเราได้รู้กันแล้วว่า สารสนเทศ หมายถึงอะไร มีกี่ประเภท สิ่งที่เราควรรู้ต่อไปก็คือ ในปัจจุบันมีสารสนเทศอยู่มากมาย การแสวงหาสารสนเทศที่องค์การอาจไม่ใช่เรื่องยากเท่ากับในอดีต แต่สารสนเทศที่องค์การ หรือ "สารสนเทศที่ดี" หรือ "สารสนเทศที่เป็นประโยชน์ (Useful Information)" ควรเป็นอย่างไร ลองมาพิจารณากันครับ

ในเอกสารประกอบการสอนของ อ.อุดม ได้ระบุลักษณะของสารสนเทศที่เป็นประโยชน์ ไว้ดังนี้ครับ

1. Quality สารสนเทศนั้นต้องมีคุณภาพ กล่าวคือ ประการแรก สารสนเทศนั้นต้องมีความแม่นยำ (Accuracy) ซึ่งเกิดจากการใช้เครื่องมือวัดที่มีค่าความละเอียดที่เหมาะสมกับสิ่งที่ต้องการจะวัด ความละเอียดในการบอกค่า เราเรียกว่า Precision ตัวอย่างเช่น ตาชั่งธรรมดาสามารถวัดน้ำหนักได้ละเอียดถึงระดับ ขีด สามารถใช้ในการชั่งน้ำหนักในการขายหมูในตลาดได้ แต่หากจะเอาตาชั่งนั้นมาวัดน้ำหนักเพชร ซึ่งต้องการความละเอียดในการวัดเป็น กะรัต ก็จะไม่เหมาะสม เพราะจะไม่ได้ค่าที่ละเอียดพอ และประการที่สอง สารสนเทศนั้นจะต้องสามารถเชื่อถือได้ (Reliability) ซึ่งหมายถึงว่า สารสนเทศนั้นไม่ขึ้นอยู่กับ กาละ หรือ เทศะ ไม่ว่าจะทำการวัดซ้ำๆ กันสักกี่ครั้ง ก็ยังได้ค่าเท่าเดิมอยู่นั่นเอง
2. Timeliness สารสนเทศนั้นต้องมาในช่วงเวลาที่ต้องการ หรือทันต่อเวลา เนื่องจากในการบริหารจัดการโดยทั่วไป จะมีช่วงเวลาที่ต้องการสารสนเทศมาใช้ในการทำงานหรือใช้ในการตัดสินใจ หากว่าในเวลาที่ต้องการใช้สารสนเทศแต่ไม่มีสารสนเทศอยู่ ถึงแม้ว่าในภายหลังจะจัดหาสารสนเทศนั้นมาได้ สารสนเทศนั้นก็อาจไม่มีความหมายอีกต่อไป หากในเวลาที่ต้องการใช้สารสนเทศอย่างหนึ่ง แล้วเรามีสารสนเทศนั้นพร้อมให้ใช้งาน จะเรียกว่า Timeliness ในปัจจุบันสารสนเทศที่หลายองค์การต้องการจำเป็นที่จะต้องพัฒนาไปถึงขั้น Real-Time Information คือ สารสนเทศที่มีการปรับปรุงแก้ไขข้อมูลให้มีความทันสมัยตลอดเวลา จนสารสนเทศนั้นสามารถสะท้อนสถานการณ์ในปัจจุบันได้
3. Completeness สารสนเทศนั้นต้องมีความสมบูรณ์ กล่าวคือ สารสนเทศนั้นต้องประกอบด้วยสารสนเทศทั้งหมดทุกมิติที่ผู้ใช้ข้อมูลต้องการ ส่งผลให้ผู้ใช้ข้อมูลสามารถควบคุม ทำงานให้บรรลุเป้าหมาย ประสานงานได้ทันท่วงที และตัดสินใจได้อย่างมีประสิทธิภาพ มิติของสารสนเทศดังกล่าวอาจประกอบด้วย มิติทางกายภาพ คุณสมบัติทางมูลค่า มิติประโยชน์ใช้สอย มิติด้านความสวยงาม เป็นต้น
4. Relevance สารสนเทศนั้นต้องมีความถูกต้องตรงประเด็น หรือ Validity กล่าวคือ เป็นสารสนเทศที่ได้จากการวัดในสิ่งที่สามารถสะท้อนสิ่งที่ต้องการวัดได้ เช่น ต้องการจะชั่งน้ำหนัก ต้องใช้ เครื่องชั่งน้ำหนัก ไม่ใช่ใช้ตลับเมตร ต้องการวัดความเก่งของเด็กไทย ก็ไม่ใช่วัดจากจำนวนครั้งที่ชนะคณิตศาสตร์โอลิมปิก เพราะมีเด็กไทยเพียงไม่กี่คนที่ชนะ ไม่สะท้อนภาพของเด็กไทยทั้งประเทศ