หากผมเป็น CIO ...

Post date: 31-Aug-2010 17:16:57

บทความนี้คงจะเป็นเหมือนภาพในจินตนาการ ที่ผสมผสานระหว่างหลักวิชาการ ประสบการณ์ และความคิดเห็นส่วนตัว เพื่ออธิบายออกมาว่า ถ้าวันนี้ผมได้เป็น CIO ของหน่วยงานหนึ่ง จะเกิดอะไรขึ้นบ้างในองค์การนั้น ลองมาดูกันนะครับ

สำหรับผม ซึ่งทำงานอยู่ในบริษัทเอกชนที่ดำเนินธุรกิจให้คำปรึกษาด้านการบริหารจัดการองค์การให้กับหน่วยงานต่างๆ ทั้งภาครัฐและเอกชน จึงจำเป็นที่จะต้องใช้ข้อมูล ข่าวสาร ตลอดจนความรู้และประสบการณ์ในการทำงานในหลากหลายมิติ ความสำเร็จในการดำเนินธุรกิจจึงขึ้นอยู่กับการเก็บรวบรวมข้อมูลข่าวสาร การบริหารจัดการข้อมูลข่าวสาร และการนำข้อมูลข่าวสารมาประยุกต์ใช้ให้เหมาะสมกับองค์การของลูกค้า สอดคล้องกับแนวความคิดของ บิล เกตต์ ที่กล่าวไว้ว่า "How you gather, manage and use information will determine whether you win or lose"

จากลักษณะของธุรกิจที่ปรึกษาทำให้บทบาทหน้าที่ของ CIO ในธุรกิจนี้ นอกจากจะมีหน้าที่ในการรวบรวม บริหารจัดการและประยุกต์ใช้สารสนเทศภายในองค์การแล้ว ยังต้องมีหน้าที่ในการรวบรวม บริหารจัดการ และประยุกต์ใช้สารสนเทศขององค์การของลูกค้าอีกด้วย จึงส่งผลให้ CIO ของธุรกิจที่ปรึกษาจำเป็นที่จะต้องมีความรู้ทั้งเชิงลึกและกว้าง เกี่ยวกับระบบสารสนเทศและเทคโนโลยีสารสนเทศ เพื่อให้สามารถที่จะปฏิบัติหน้าที่ภายใต้ความหลากหลายของประเภทของข้อมูลข่าวสาร และประเภทของระบบสารสนเทศที่ลูกค้าแต่ละองค์การเลือกใช้

จากการศึกษาในรายวิชา รศ.701 ทั้งในส่วนของ ศ.ดร.พิชิต พิทักษ์เทพสมบัติ ศ.ดร.อุดม ทุมโฆษิต รศ.ดร.ทิพวรรณ หล่อสุวรรณรัตน์ และ พ.ต.ท.ดร.เกษมศานต์ โชติชาครพันธุ์ ทำให้ผมได้กรอบแนวคิดที่จำเป็นในการบริหารจัดการสารสนเทศขององค์การของผม โดยขออนุญาตนำเสนอแนวทางในการปฏิบัติหน้าที่ในฐานะ CIO โดยแบ่งออกเป็น 6 ด้าน ได้แก่ ด้านฮาร์ดแวร์ (Hardware) ด้านซอฟท์แวร์ (Software) ด้านบุคลากร (People) ด้านกระบวนการทำงาน (Procedure) ด้านเครือข่าย (Network) และด้านฐานข้อมูล (Database) ซึ่งสำหรับผมนั้น ด้านที่จะให้ความสำคัญเป็นพิเศษมี 3 ด้าน ได้แก่ ด้านบุคลากร ด้านกระบวนการทำงาน และด้านฐานข้อมูล

ในด้านฮาร์ดแวร์ เนื่องจากงานบริการที่ปรึกษามีหลากหลายรูปแบบ ขึ้นอยู่กับว่าโครงการที่ลูกค้าต้องการได้รับคำปรึกษานั้น เป็นโครงการเกี่ยวกับอะไร ซึ่งส่งผลต่อคุณสมบัติของฮาร์ดแวร์ที่จะนำมาใช้งาน การจัดหาฮาร์ดแวร์จึงควรอ้างอิงกับงานหลักที่บุคลากรแต่ละคนต้องทำ เช่น จัดหาคอมพิวเตอร์ที่เน้นการทำงานด้านกราฟิกดีไซน์ให้กับบุคลากรที่ต้องออกแบบสร้างสรรค์ผลงานให้กับลูกค้า จัดหาคอมพิวเตอร์ที่ประมวลผลได้รวดเร็วและมีความจำมาก สำหรับบุคลากรที่ทำงานด้านการเขียนโปรแกรม เป็นต้น การจัดหาฮาร์ดแวร์ที่เหมาะสมกับงาน จะช่วยให้ฮาร์ดแวร์ไม่กลายเป็นข้อจำกัดในการส่งมอบผลงานที่ดีให้กับลูกค้า ในขณะเดียวกันก็ไม่ทำให้องค์การต้องสิ้นเปลืองค่าใช้จ่ายในการจัดหาฮาร์ดแวร์ที่มีคุณสมบัติสูงเกินไป

ในด้านซอฟท์แวร์ จะต้องมีการจัดเตรียมซอฟท์แวร์ที่สามารถช่วยอำนวยความสะดวกและช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานไว้ให้พร้อม โดยเฉพาะซอฟท์แวร์ที่ช่วยสร้างความปลอดภัยให้กับคอมพิวเตอร์และข้อมูลภายใน เช่น โปรแกรม antivirus ต่างๆ โปรแกรมที่ใช้ในการสำรองข้อมูลจากเครื่องคอมพิวเตอร์ไปเก็บในเครื่องแม่ข่าย เป็นต้น

ด้านเครือข่าย จะต้องมีการวางระบบเครือข่ายทั้งแบบมีสายและแบบไร้สายที่ช่วยให้บุคลากรสามารถเข้าสืบค้นข้อมูลในอินเตอร์เน็ตได้อย่างรวดเร็ว อีกทั้งยังสามารถติดต่อสื่อสารระหว่างกันและติดต่อสื่อสารกับลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว ทุกที่ ทุกเวลา

ทั้งสามด้านที่กล่าวมา ในฐานะของ CIO คงจะกำหนดเป็นกรอบนโยบายด้านการพัฒนาระบบสารสนเทศและมอบหมายให้บุคลากรที่มีความชำนาญด้านเทคนิคเป็นผู้ดูแลให้เป็นไปตามกรอบนโยบายดังกล่าว

สำหรับอีกสามด้านที่เหลือนั้น เป็นสามด้านที่ผมคิดว่ามีความสำคัญมากกว่า (ในฐานะ CIO)

ด้านฐานข้อมูล จะต้องมีการวิเคราะห์อย่างละเอียดว่า องค์การต้องการใช้สารสนเทศอะไรบ้าง ใครเป็นผู้ที่ใช้สารสนเทศนั้น จะต้องใช้สารสนเทศนั้นเมื่อไหร่ ทำไมถึงต้องใช้สารสนเทศนั้น แล้วสารสนเทศนั้นจะหาได้จากที่ไหน หลังจากที่ทราบว่าองค์การต้องใช้สารสนเทศอะไรบ้างแล้ว ขั้นตอนถัดไปจึงจะทำการออกแบบฐานข้อมูลสำหรับรองรับข้อมูลสารสนเทศต่างๆ พร้อมทั้งจัดทำระบบสารสนเทศประเภทต่างๆ ขึ้นมา อาทิ TPS, MRS หรือ DSS เมื่อทำการออกแบบโครงสร้างฐานข้อมูลและระบบสารสนเทศต่างๆ พร้อมแล้ว จึงเริ่มทำการเก็บรวบรวมข้อมูลข่าวสารจากแหล่งต่างๆ ทั้งจากภายในและภายนอกองค์การ เข้ามาไว้ในฐานข้อมูล ประมวลผล และจัดทำเป็นสารสนเทศในรูปแบบที่เหมาะสมกับการใช้งานของบุคลากร แล้วจึงส่งมอบสารสนเทศเหล่านั้นให้กับบุคลากรที่ต้องนำสารสนเทศนั้นไปใช้งาน

ด้านกระบวนการทำงาน จะต้องมีการกำหนดนโยบายในการเก็บรวบรวมข้อมูลข่าวสาร กำหนดสิทธิ์ในการนำเอาข้อมูลข่าวสารเข้าสู่ระบบ เพื่อให้ได้ข้อมูลข่าวสารที่มีคุณภาพ มีความถูกต้อง เชื่อถือได้ อีกทั้งยังต้องมีการกำหนดสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูลข่าวสารเพื่อนำไปใช้ในการทำงาน เนื่องจากข้อมูลข่าวสารส่วนใหญ่เป็นความลับของลูกค้าจึงจำเป็นต้องมีการป้องกันการนำข้อมูลไปใช้ในทางที่ผิดด้วย นอกจากกระบวนการทำงานที่เกี่ยวกับสารสนเทศแล้ว ยังต้องทำการปรับเปลี่ยนกระบวนการทำงานในภาพรวมให้สอดคล้องกับการนำเอาระบบสารสนเทศมาใช้ด้วย

ด้านบุคลากร ถึงแม้ว่าจะมีระบบสารสนเทศรวมถึงข้อมูลข่าวสารที่ดีเพียงไร แต่หากบุคลากรไม่สามารถใช้งานระบบสารสนเทศได้อย่างมีประสิทธิภาพหรือไม่รู้ว่าจะเอาสารสนเทศนั้นไปใช้ทำอะไร สิ่งที่ลงทุนลงแรงไปก็คงสูญเปล่า ดังนั้นจึงต้องมีการวางแผนการพัฒนาบุคลากรด้านสารสนเทศควบคู่ไปกับการนำเอาระบบสารสนเทศมาใช้ด้วย โดยจัดให้มีการฝึกอบรมในเชิงเทคนิค ตลอดจนปลูกฝังเรื่องจริยธรรมในการใช้ข้อมูลข่าวสารไปควบคู่กัน นอกจากนี้ยังควรสร้างวัฒนธรรมสารสนเทศขึ้นมาภายในองค์การ เพื่อให้คนในองค์การรู้ว่าจะใช้ประโยชน์อะไรจากสารสนเทศที่มี จะจัดเก็บรวบรวมจัดหมวดหมู่เชื่อมโยงข้อมูลข่าวสารได้อย่างไร รู้ว่าตัวเองต้องการสารสนเทศอะไรและจะหาได้จากที่ไหน และยังต้องสามารถนำสารสนเทศที่มีไปเผยแพร่ให้กับผู้ที่จำเป็นต้องใช้งานข้อมูลได้ด้วย

กล่าวโดยสรุป หากผมเป็น CIO สิ่งที่จะต้องเร่งดำเนินการคือ การทำให้รู้ว่าองค์การต้องการใช้สารสนเทศอะไร และหาทางรวบรวมข้อมูลข่าวสารเหล่านั้นมา บริหารจัดการ จัดหมวดหมู่ ประมวลผล หาความเชื่อมโยง จนได้สารสนเทศที่ต้องการครบถ้วน แล้วจึงส่งมอบสารสนเทศให้กับบุคลากรที่จำเป็นต้องใช้งาน นอกจากนี้ยังต้องสนับสนุนด้านเทคโนโลยีสารสนเทศให้พร้อมต่อการทำงาน ทั้งฮาร์ดแวร์ ซอฟท์แวร์ เครือข่าย และต้องให้ความสำคัญกับการพัฒนาบุคลากรในด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ พร้อมทั้งขับเคลื่อนให้องค์การมีวัฒนธรรมสารสนเทศ ซึ่งหากดำเนินการได้ดังนี้ ผมเชื่อว่าองค์การของผมจะมีขีดความสามารถในการแข่งขันที่เพิ่มสูงขึ้นอย่างเห็นได้ชัด สามารถสร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้าได้สูงสุด และเกิดประโยชน์ในการพัฒนาประเทศชาติต่อไปในที่สุด