โครงการ และวงจรโครงการ

Post date: 20-Oct-2010 07:57:16

โครงการ (Project) เป็นงานประเภทหนึ่งที่ถูกกำหนดขึ้นในองค์การ เพื่อที่จะแปลงเจตนารมณ์ในเชิงกลยุทธ์ของผู้บริหารระดับสูง ให้กลายเป็นกลวิธีที่จะนำไปสู่การจัดการในระดับปฏิบัติการอย่างได้ผล ตรงตามความต้องการของลูกค้าหรือผู้รับบริการ

เราสามารถแยกแยะโครงการตามลักษณะของสถานการณ์ที่จะเผชิญ ได้สามประเภทคือ

1. โครงการปรับปรุงหรือแก้ไขปัญหาต่างๆ (Improvement Project)
2. โครงการริเริ่มหรือนวัตกรรม (Innovative Project)
3. โครงการวิจัยและพัฒนา (Research and Development Project)

คุณลักษณะเฉพาะของโครงการ มีดังนี้

1. ขอบข่ายของงานมีลักษณะเป็นเอกเทศหรือมีลักษณะเฉพาะที่แตกต่างไปจากงานประจำ
2. มีองค์กรรับผิดชอบในการจัดการโดยเฉพาะ และทำหน้าที่เป็นการชั่วคราว
3. เกิดการเปลี่ยนแปลงที่เป็นประโยชน์ โดยผลลัพธ์ของโครงการตอบสนองต่อกลุ่มเป้าหมาย
4. ในการจัดการโครงการ ผู้บริหารและทีมงานโครงการต้องพร้อมที่จะเผชิญกับความไม่แน่นอนและความเสี่ยงต่างๆ เสมอ
5. ในการจัดการโครงการ ผู้บริหารโครงการต้องคำนึงถึงข้อจำกัดด้านเวลา ค่าใช้จ่าย และคุณภาพ ตามที่กำหนดไว้ในเงื่อนไขของโครงการ
6. ในการจัดการโครงการจำเป็นต้องเน้นความสำคัญของการบูรณาการกับองค์การหลักหรือหน่วยงานของเจ้าของโครงการ

โครงการมีจุดเริ่มต้นและสิ้นสุดเป็นวงจร เปรียบได้เช่นเดียวกับวงจรชีวิต ในส่วนของโครงการขององค์การภาครัฐ แนวคิดของโครงการ (Project Ideas) จะมีที่มาจากสภาพปัญหาและความต้องการของสาธารณชน ที่ผ่านการวิเคราะห์ และกำหนดเป็นแนวนโยบายของรัฐบาล ในการบริหารรัฐกิจและการบริหารการพัฒนา นโยบายของรัฐบาลจึงถือเป็นจุดศูนย์กลางของวงจรโครงการ วงจรโครงการประกอบด้วย 4 ขั้นตอน ได้แก่

1. การวางแผน การประเมิน และการจัดทำข้อเสนอโครงการ
   • กำหนดแนวคิดโครงการ โดยนำเอานโยบายของรัฐบาลมาแปลงเป็นแนวคิดของโครงการ แล้วจึงทำการประเมินความเป็นไปได้และความเหมาะสมเบื้องต้น แล้วจึงกำหนดเป็นเงื่อนไขที่สำคัญของโครงการ (Terms of Reference : TOR)
   • การศึกษาความเป็นไปได้และประเมินโครงการ เป็นการศึกษาข้อเท็จจริงในบริบทของโครงการเพื่อพิจารณาความเป็นไปได้ต่างๆ สำหรับใช้ในการตัดสินใจของผู้บริหารระดับสูงว่าจะลงทุนในโครงการนั้นหรือไม่
   • การจัดทำข้อเสนออันเป็นรายละเอียด หรือการออกแบบโครงการ
2. การคัดเลือก การอนุมัติ และการเตรียมความพร้อม
   • การคัดเลือกและอนุมัติโครงการ เป็นขั้นตอนที่ผู้บริหารจะต้องนำข้อเสนอของโครงการที่มีอยู่หลายโครงการมาเปรียบเทียบกัน โดยพิจารณาจากเหตุผลความจำเป็นที่ต้องมีโครงการ วัตถุประสงค์ ความสอดคล้องกับนโยบายของรัฐบาล ฯลฯ จนกระทั่งตัดสินใจเลือกและอนุมัติโครงการ
   • การเตรียมความพร้อม ก่อนจะเริ่มต้นโครงการจะต้องมีการเตรียมความพร้อมในด้านต่างๆ ก่อน ตั้งแต่การจัดทำแผนดำเนินงาน การจัดทำแผนเงิน การจัดทำแผนกำลังคนและการจัดองค์กรโครงการ
3. การปฏิบัติการ การควบคุม การยุติและส่งมอบงาน
   • การนำโครงการไปปฏิบัติ โดยมอบหมายงานให้กับสมาชิกในองค์กรโครงการ จัดสรรทรัพยากรโครงการ และจัดวางระบบควบคุมและระบบสนับสนุนต่างๆ
   • การนิเทศและควบคุมโครงการ
   • การยุติและส่งมอบโครงการ
4. การประเมินผล และการปรับปรุงแก้ไข
   • การติดตามและประเมินผล เพื่อวัดความสำเร็จหรือล้มเหลวของโครงการ อันจะนำไปสู่
   • การปรับนโยบายและแผน