ประมวลกรอบความรู้ส่วนของ อ.ปกรณ์
Post date: 18-Oct-2010 07:28:29
รายงานส่วนของ อ.ปกรณ์ เป็นการสรุปรวบยอดเนื้อหาความรู้ที่ อ.สอนในห้องทั้งหมด จำเป็นที่เราจะต้องรู้เนื้อหา เข้าใจ และมองเห็นความเชื่อมโยงของเนื้อหาทั้งหมดก่อน จึงจะทำให้ทำรายงานได้ดี แน่นอนครับ รวมไปถึงการทำข้อสอบของวิชานี้ด้วย
ผมขอเรียบเรียงเนื้อหาที่ได้จากการฟังบรรยายในส่วนของ อ.ปกรณ์ และจากเอกสารประกอบการบรรยาย ประกอบกับหนังสือ "การบริหารโครงการ: แนวคิดและแนวทางในการสร้างความสำเร็จ โดย ปกรณ์ ปรียากร (2553)" โดยเรียงลำดับตามคำถามสำคัญในรายงานครับ
แผนภูมิการวิเคราะห์ปัญหาและสาเหตุ (Problem Tree Diagram)
เป็นแผนภูมิที่แสดงให้เห็นถึงความสัมพันธ์ระหว่างปัญหาและสาเหตุของปัญหา เพื่อให้เห็นว่าปัญหาดังกล่าวเกิดขึ้นมาจากสาเหตุอะไรบ้าง และสาเหตุเหล่านั้น เกิดจากสาเหตุย่อยๆ อะไรบ้าง การจัดทำ Problem Tree Diagram จึงเป็นขั้นตอนแรกของการจัดทำ Log Frame
แผนภูมิวัตถุประสงค์และวิธีการ (Objective Tree Diagram)
เป็นแผนภูมิที่แสดงให้เห็นความสัมพันธ์ระหว่าง เป้าหมาย วัตถุประสงค์ และวิธีการที่จะทำให้บรรลุวัตถุประสงค์นั้น โดยการจัดทำ Objective Tree Diagram จะต้องสอดคล้องกับ Problem Tree Diagram กล่าวคือ เป้าหมายของโครงการจะต้องมุ่งแก้ไขปัญหาที่มีอยู่ วัตถุประสงค์จะต้องตอบสาเหตุของปัญหาที่ทำการวิเคราะห์ไว้ ส่วนวิธีการจะต้องตอบสาเหตุย่อยของสาเหตุที่วิเคราะห์ไว้ด้วยเช่นกัน
เอกสารโครงการ ในรูปแบบ Logical Framework
โดยทั่วไปในระบบราชการ เมื่อเราต้องการทำเอกสารโครงการ เรามักเลือกจัดทำเอกสารโครงการในเชิงพรรณนา ซึ่งจะอธิบายรายละเอียดต่างๆ ของโครงการด้วยการอธิบายความ เป็นลำดับไป ซึ่งมักทำให้เอกสารโครงการมีเนื้อหาที่ยาวและยากที่จะมองให้เห็นถึงความสัมพันธ์ของหัวข้อต่างๆ ได้ รูปแบบการจัดทำเอกสารโครงการอีกรูปแบบหนึ่งที่ได้รับความนิยม เนื่องจากจะช่วยให้สามารถสรุปเนื้อหาได้อย่างกระชับและมองเห็นความสัมพันธ์ของหัวข้อต่างๆ ได้อย่างชัดเจน คือ การจัดทำเอกสารโครงการ ในรูปแบบ Logical Framework
เมื่อจัดทำ Problem Tree Diagram และ Objective Tree Diagram เป็นที่เรียบร้อยแล้ว จะต้องนำเอาข้อมูลในแผนภูมิมาใส่ในเอกสารโครงการในรูปแบบ Logical Framework ซึ่งประกอบด้วยองค์ประกอบสำคัญ ดังนี้
เอกสารโครงการ ในเชิงพรรณนา
หลังจากที่จัดทำเอกสารโครงการในรูปแบบ Log frame แล้ว เราสามารถนำข้อมูลใน Log Frame มาจัดทำเป็นเอกสารโครงการในเชิงพรรณนาได้ ซึ่งจะทำให้เอกสารโครงการมีความครบถ้วน ชัดเจน และมีความเชื่อมโยงถึงกันในทุกส่วนของเนื้อหา เอกสารโครงการในเชิงพรรณานาประกอบด้วยหัวข้อต่างๆ ดังนี้
- หลักการและเหตุผล
- วัตถุประสงค์
- เป้าหมาย
- วิธีดำเนินงาน
- ระยะเวลาการดำเนินงาน
- สถานที่หรือพื้นที่ดำเนินงาน
- งบประมาณ
- ผู้รับผิดชอบ
- การติดตามและประเมินผล
- ผลที่คาดว่าจะได้รับ
ระบบการจัดการโครงการ (Project Management System)
เมื่อโครงการได้รับการอนุมัติจากผู้บริหารให้ดำเนินการแล้ว ผู้จัดการโครงการจะต้องจัดระบบการจัดการโครงการ ซึ่งมีประเด็นที่ต้องพิจารณาดังนี้
- ระบุจุดมุ่งหมายในระดับแผนงาน (Program Goal) และตัวชี้วัดต่างๆ ตามแผน
- ระบุวัตถุประสงค์ของโครงการ (Project Objective) และตัวชี้วัดต่างๆ ตามแผน
- ขอบข่ายโครงการ (Project Scope) โดยใช้โครงสร้างการจำแนกงาน (WBS) ระดับผลผลิตและกิจกรรม
- กำหนดรูปแบบองค์กรโครงการ โครงสร้าง ทีมงาน หน้าที่
- วางระบบการควบคุมโครงการ โดยมีประเด็นที่ต้องพิจารณาได้แก่ เวลา ค่าใช้จ่าย (CSPEC: Cost and Specification) และคุณภาพ
- ปรึกษาหารือกับผู้รับบริการเพื่อสร้างความพึงพอใจ วัดได้โดย การยอมรับในผลผลิตของโครงการ และการใช้ประโยชน์จากผลผลิตของโครงการ
ตัวแบบสิบสองปัจจัยแห่งความสำเร็จ
ตัวแบบสิบสองปัจจัยแห่งความสำเร็จ เป็นผลจากการประมวลตัวแบบปัจจัยที่มีผลต่อความสำเร็จของโครงการ ของนักวิชาการระดับโลก ได้แก่ ตัวแบบบัญญัติสิบประการของ Paul C.Dinsmore ตัวแบบสิบปัจจัยแห่งความสำเร็จของ Jeffery K.Pinto and Dennis P.Slevin ตัวแบบการจัดการเชิงบูรณาการของ Linn Stuckenbruck และตัวแบบการจัดการโครงการขนาดใหญ่ของ Peter W.G.Morris โดย อ.ปกรณ์ได้ประมวลปัจจัยร่วมของแต่ละตัวแบบ กับปัจจัยที่แตกต่างของแต่ละตัวแบบแต่มีความสำคัญ โดยใช้กรอบบรรทัดฐานสี่ด้านของการวัดความสำเร็จของโครงการควบคู่ไปด้วย อันได้แก่ เวลา ค่าใช้จ่าย คุณภาพ และความพึงพอใจของผู้รับบริการ ตัวแบบสิบสองปัจจัยแห่งความสำเร็จ ประกอบด้วย
- ผู้จัดการโครงการและทีมงานเข้าใจภารกิจร่วมกันอย่างชัดเจน
- การสนับสนุนของผู้บริหารระดับสูง
- การจัดทำกำหนดการ
- การปรึกษาหารือและสร้างการยอมรับของผู้รับบริการ
- รู้พื้นฐาน สภาพแวดล้อมของชุมชน
- การจัดการทรัพยากรมนุษย์
- การจัดการด้านเทคนิค งบประมาณ และการบริหารสัญญา
- การจัดวางระบบควบคุม
- กำหนดระบบการสื่อสารและรายงาน
- การแก้ไขปัญหาที่อยู่นอกเหนือความคาดหมาย
- การแก้ไขความขัดแย้ง
- การอำนวยความสะดวกในการถ่ายโอนโครงการสู่ภาระงานประจำ
โครงสร้างการจำแนกงานโครงการ (Project or Work Breakdown Structure : WBS)
การจัดองค์กรโครงการ
เมื่อเราทราบถึงขอบข่ายงาน และได้ชุดของกิจกรรมโครงการแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือ การจัดองค์กรโครงการ ซึ่งถือเป็นเรื่องที่สำคัญอย่างยิ่ง ตามความเห็นของ Goodman and Love ที่ว่า "Organizations are the ENGINE of management"
การจัดองค์กรโครงการจะต้องคำนึงถึงความคล่องตัว ความยืดหยุ่น การสื่อสารและปฏิสัมพันธ์ที่ไม่เป็นทางการของบุคลากรโครงการ เพื่อให้ง่ายต่อการประสานงานและการสร้างโยงในสัมพันธ์ (Integration) ด้านต่างๆ ด้วย
การจัดรูปแบบองค์กรโครงการ สามารถแบ่งได้เป็น 3 รูปแบบ ดังนี้
- การจัดองค์กรโครงการตามภาระหน้าที่ (Functional Organization) เป็นการจัดรูปแบบโดยยึดเอางานตามภาระหน้าที่ของหน่วยงานประจำเป็นฐานในการทำงานโครงการ เช่น โครงการเกี่ยวกับการแก้ไขปัญหาผลผลิตทางการเกษตรตกต่ำ ก็อาจมอบหมายให้กรมส่งเสริมการเกษตรเป็นผู้รับผิดชอบ เป็นต้น
- ข้อได้เปรียบ : เนื่องจากบุคลากรโครงการเป็นบุคลากรในหน่วยงานเดียวกัน จึงมีโอกาสที่จะมีความชำนาญเฉพาะด้านใกล้เคียงกัน จึงสามารถทำงานทดแทนกันได้ และสามารถประสานงานกันได้ง่าย อีกทั้งยังช่วยประหยัดทรัพยากรโครงการได้ด้วย เนื่องจากสามารถใช้ทรัพยากรของฝ่ายประจำได้
- ข้อควรระวัง : เนื่องจากโครงการผูกอยู่กับฝ่ายประจำทำให้มักไม่มีบุคลากรผู้รับผิดชอบโครงการโดยตรง ไม่มีผู้จัดการโครงการ บุคลากรโครงการจะต้องทำงานทั้ง 2 ด้าน คืองานประจำและงานโครงการ การใช้ทรัพยากรร่วมกับฝ่ายประจำก็อาจสร้างความขัดแย้งในการจัดสรรทรัพยากรโครงการได้ โดยเฉพาะเมื่อในหน่วยงานนั้นมีโครงการที่ต้องดำเนินการมากกว่า 1 โครงการ จะมีโอกาสสูงที่จะเกิดปัญหาด้านการสื่อสารระหว่างโครงการได้
- การจัดองค์กรเพื่อจัดทำโครงการโดยตรง (Projectized Organization or Project Task Force) เป็นการจัดองค์กรที่แยกออกจากงานประจำอย่างชัดเจน มีการจัดสรรทรัพยากรกับบุคลากรให้กับโครงการโดยเฉพาะเจาะจง ผู้จัดการโครงการมีอำนาจควบคุมโครงการและมีอิสระสูงกว่าการจัดองค์กรรูปแบบอื่น
- ข้อได้เปรียบ : เนื่องจากมีการจัดสรรทรัพยากรกับบุคลากรให้กับโครงการโดยเฉพาะ ทำให้ทั้งผู้จัดการโครงการและบุคลากรโครงการมีความรับผิดชอบต่อกิจกรรมโครงการโดยตรง สามารถแบ่งงาน กำหนดช่องทางการสื่อสาร ภายใต้การจัดการของผู้จัดการโครงการ และทำให้บุคลากรโครงการเกิดความผูกพันและจงรักภักดีต่อองค์กรโครงการค่อนข้างสูง
- ข้อควรระวัง : การจัดสรรทรัพยากรให้กับแต่ละโครงการโดยตรงอาจส่งผลต่อประสิทธิภาพในการใช้ทรัพยากร ขาดความยืดหยุ่นในการถ่ายโอนตัวบุคลากร และการถ่ายโอนความรู้กับทักษะระหว่างโครงการกับงานประจำ ความผูกพันต่อโครงการอาจนำมาซึ่งความขัดแย้งระหว่างโครงการ และสิ่งที่ต้องระวังเป็นอย่างมากได้แก่ ความมั่นคงในการทำงานของบุคลากร โดยเฉพาะเมื่อโครงการใกล้ยุติ
- การจัดองค์กรโครงการแบบผสมผสาน (Matrix Organization) เป็นรูปแบบที่ผสมผสานข้อได้เปรียบของ 2 รูปแบบแรกเข้าด้วยกัน โดยให้ผู้จัดการโครงการและผู้จัดการฝ่ายประจำทำงานร่วมกันอย่างใกล้ชิด มีการแบ่งบทบาทหน้าที่ความรับผิดชอบต่อโครงการอย่างชัดเจน
- ข้อได้เปรียบ : การทำงานร่วมกันระหว่างฝ่ายโครงการกับฝ่ายประจำ ช่วยให้มีความสัมพันธ์ที่ดีต่อกัน ผู้จัดการโครงการยังสามารถจัดการวางแผนและควบคุมโครงการตามสภาพที่ได้รับมอบหมาย บุคลากรโครงการรับผิดชอบงานโครงการโดยตรง ง่ายต่อการประสานงาน และการถ่ายโอนความรู้และทักษะระหว่างงานโครงการกับฝ่ายประจำ ที่สำคัญสามารถช่วยสร้างความมั่นคงและความมั่นใจให้กับบุคลากรโครงการได้มากขึ้น เพราะเมื่อหมดภารกิจในโครงการแล้ว ก็สามารถกลับไปทำงานในฝ่ายประจำได้
- ข้อควรระวัง : บุคลากรในโครงการจะต้องเผชิญกับสภาวะที่เสมือนมีเจ้านายสองคนในเวลาเดียวกัน ซึ่งหากมีการขัดแย้งระหว่างฝ่ายประจำกับฝ่ายโครงการ จะทำให้บุคลากรโครงการเกิดความลำบากในการทำงาน ต้องระวังเรื่องดุลยภาพของอำนาจหน้าที่ และการจัดสรรทรัพยากรต่างๆ ระหว่างฝ่ายประจำกับฝ่ายโครงการ ซึ่งเป็นจุดเปราะบางที่จะทำให้เกิดความขัดแย้งกันได้ง่าย
- Goodman & Love ได้เสนอรูปแบบความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลในองค์กรโครงการแบบผสมผสาน ดังนี้
- ข้อพิจารณาในการตัดสินใจเลือกรูปแบบขององค์กรโครงการ
- ความสัมพันธ์ระหว่างการจัดรูปแบบองค์กรโครงการ ทักษะของผู้จัดการโครงการและทีมงาน กับระบบการวางแผนโครงการและการรายงาน
- ข้อได้เปรียบและข้อจำกัดของรูปแบบองค์กรโครงการแต่ละประเภท
- ปัจจัยเปรียบเทียบดังต่อไปนี้