การไหลเวียนของสารสนเทศและความต้องการ

Post date: 28-Aug-2010 05:22:40

Work System คือ ระบบงาน ซึ่งครอบคลุมถึง หน้าที่งาน (Functions) ระดับชั้นการบริหาร (Management Level) กระบวนการจัดการ (POLC: Planning, Organizing, Leading, Controlling) ระบบการจัดการ (CIPOO: Context, Input, Process, Outputs, Outcomes) เทคนิคทางการบริหารจัดการ (M.Tech เช่น OD, BSC) กระบวนการตัดสินใจ (DM: Decision Making) การสื่อสาร การปฏิบัติงาน และการเรียนรู้

เพื่อให้เราทราบว่าสารสนเทศที่เราต้องการคืออะไร จำเป็นที่จะต้องทำการวิเคราะห์ระบบงานอย่างละเอียด (Break down) เพื่อให้ทราบว่าในระบบงานประกอบไปด้วยกิจกรรมอะไรบ้าง และในบรรดากิจกรรมทั้งหมด กิจกรรมอะไรที่ถือว่าเป็นกิจกรรมสำคัญต่อความสำเร็จที่ขาดไม่ได้ กิจกรรมนั้นก็คือ CSF (Critical Success Factor) ในแต่ละกิจกรรมเองก็จะมีตัวชี้วัดที่บ่งบอกถึงระดับความสำเร็จของกิจกรรมเอาไว้หลายตัวชี้วัด ตัวชี้วัดที่สำคัญเราเรียกว่า KPI (Key Performance Index) เมื่อเรารู้ว่า KPI คืออะไร เราก็จะรู้ว่าสารสนเทศที่เราต้องการใช้เพื่อให้บรรลุ KPI หรือวัดผล KPI ได้มีอะไรบ้าง สารสนเทศนั้นใช้ทำอะไร ตอบตัวชี้วัดไหน ใครเป็นผู้ใช้ ใช้ที่ไหนและเมื่อไหร่ เหล่านี้ทำให้เราสามารถระบุความต้องการสารสนเทศขององค์การ (Information Demand) ได้

เมื่อเราได้ความต้องการสารสนเทศแล้ว ก็นำเอาความต้องการนั้นไปออกแบบฐานข้อมูลและวิธีการเก็บรวบรวมข้อมูล แล้วจึงเริ่มต้นทำการเก็บรวบรวมปรับปรุงแก้ไขข้อมูลโดยใช้ทั้งเครื่องมือและกำลังคน จนได้สารสนเทศที่ผ่านการรับรองแล้ว สารสนเทศนั้นจะถูกส่งต่อไปให้กับผู้ใช้งานเพื่อนำไปใช้ในการทำงานต่อไป