Cách tạo thư mục trong Microsoft Outlook 2007

Tạo Rule trong Outlook giúp bạn sắp xếp ngăn nắp hơn hòm thư của bạn. Với tính năng này Outlook sẽ giúp bạn lọc và chuyển nhưng bức thư từ một người gửi vào một thư mục riêng, giúp bạn dễ dàng quản lý hơn, sẽ rất cần thiết nếu đó là những bức thư quan trọng.

Nếu bạn đã quen sử dụng Outlook, chắc hẳn bạn đã quen với cách dùng của công cụ quản lý hòm thư tuyệt vời này. Outlook cho phép bạn đồng bộ và thực hiện gửi/nhận hàng nghìn email từ các dịch vụ hòm thư trực tuyến. Ngoài ra, bạn có thể tạo Rule để thiết lập cho Outlook tự động chắt lọc những email được gửi từ một hòm thư cụ thể nào đó vào thư mục riêng.

Nếu bạn chưa từng sử dụng công cụ quản lý hòm thư điện tử này thì hãy sử dụng ngay đi thôi, công cụ này sẽ rất hữu ích nếu bạn nhận và gửi với số lượng lớn email hàng ngày.

Bước 1: Trên Inbox (hộp thư đến) của bạn trong Outlook kích chuột phải vào email được gửi từ hộp thư đến mà bạn muốn lọc và chọn “Creat Rule…”

Bước 2: Hộp Create Rule mở ra, tại đây Outlook sẽ nhận diện người gửi ở ô “From” người gửi đầu tiên, các bạn tích vào ô này sau đó chọn “Select Folder” để tạo một thư mục phân loại.

Bước 3: Hộp Rules and Alerts mở ra bạn chọn “New…”. Trên hộp Creat New Folder bạn đặt tên cho thư mục phân loại đó sau đó chọn một thư mục phía dưới làm thư mục cha sau đó bấm “OK”.

Bước 4: Bạn sẽ thấy thư mục bạn vừa tạo được hiển thị dưới thư mục cha trong cửa sổ Rules and Alerts và chọn “OK”.

Bước 5: Quay trở lại cửa sổ Create Rule, bạn kiểm tra lại các thiết lập trong cửa sổ này và bấm “OK”.

Bước 6: Sau khi tạo rule xong sẽ xuất hiện một hộp thoại thông báo “The rule "Mr. Phan Nhan" has been created.” bạn tích vào ô “Run this rule now on messages already in the current folder” sau đó bấm “OK” và chờ Outlook chuyển tất cả các email từ hộp thư đến bạn đã  thiết lập vào thư mục mới tạo (thời gian sẽ phụ thuộc vào số lượng mail nhiều hay ít nhé).

Bước 7: Vào thư mục mới để kiểm tra, như bạn thấy tất cả các email từ một địa chỉ Phan Van Nhan - NTVN đã được chuyển hết vào thư mục Phan Nhân, tất nhiên nhưng email sau này cũng sẽ được chuyển vào đây.

Như vậy là mình đã hướng dẫn bạn cách tạo rule trong Outlook, giúp bạn quản lý dễ dàng nhưng bức thư từ địa chỉ quan trọng. Bên cạnh đó, bạn có thể tham khảo thêm cách quản lý Mail, Gmail, Hotmail bằng Outlook để nhanh chóng làm quen với công cụ quản lý hòm thư điện tử tuyệt vời này nhé. Chúc các bạn thành công.