40 thủ thuật Excel cơ bản bạn cần nên nhớ

Kỹ năng sử dụng Excel một cách thành thạo và nắm được các thủ thuật Excel sẽ giúp ích rất nhiều cho sự thăng tiến hay sự học của các bạn. Nắm bắt được vấn đề đó mình xin đưa ra một số thủ thuật Excel cực kỳ hữu ích, giúp các bạn ngày càng trở nên chuyên nghiệp hơn trong mắt bạn bè và đồng nghiệp.

1. Tìm kiếm thông minh trong Excel.

Chắc các bạn đã biết chức năng tìm kiếm trong excel bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + F hoặc Home – Find, nhưng trong trường hợp các bạn chưa rõ về kết quả tìm kiếm thì sao?

Mình ví dụ các bạn muốn tìm kiếm cụm từ “Một số thủ thuật excel cơ bản (phần 1)” trong sổ nhật ký chung trên excel nhưng các bạn không nhớ được chữ “Một số thủ thuật” mà chỉ nhớ là “excel” gì gì đó, còn cụ thể  là “excel cơ bản” cái gì thì không nhớ.

Trong trường hợp này chẳng lẽ bó tay, nhưng may mắn thay, nhờ sự thông minh của excel và sự khôn khéo của các bạn mà các bạn có thể ứng dụng thủ thuật excel sau:

- Bước 1: Bật chức năng tìm kiếm trong excel bằng cách click vào lệnh Find trên thanh Ribbon hoặc dùng tổ hợp phím Ctrl + F

- Bước 2: Nhập cụm từ: "excel cơ bản". Thế là tận hưởng thành quả thôi!

2. Tạo một phím truy cập nhanh ở phần Quick Access

Trong excel có một thanh công cụ gọi là “Quick access toolbar” – đúng như tên gọi của nó, những công cụ này giúp chúng ta truy cập các chức năng của excel một cách nhanh chóng ví dụ như undo, redo, mở file mới, lưu file, in nhanh,…. Những công cụ này thường xuất hiện phía trên cùng bên trái của giao diện excel như hình dưới đây:

Như hình trên ta các bạn có thể thấy hiện tại trên bảng tính excel trên, thanh quick access toolbar chỉ có shorcut lưu, undo và redo, đê thêm các chức năng khác các bạn nhấn vào cái mũi tên xổ xuống và đánh dấu tích để chọn các chức năng các bạn muốn vị dụ như “New” để mở file mới, “Open” để mở một file đã có sẵn, “Quick Print” để in nhanh, “Print Preview” để hiển thị trước khi in, hoặc “more commands” để tạo thêm bất kỳ chức năng nào các bạn muốn có trong excel.

Các bạn có thể thấy tất cả các commands (lệnh) trong excel và chúng ta có thể thêm bớt bất kỳ lệnh nào bằng cách chọn lệnh đó và nhấn vào add hoặc remove sau đó nhấn OK nhé.

3. Thêm một đường chéo trong một cell (ô)

Có rất nhiều trường hợp có thể cần dùng tới thủ thuật excel này, thường là các bạn dùng nó để tạo một đường chéo mục đích là chia các thuộc tính khác nhau cho một ô hay một hàng, cột bất kỳ.

Các bạn làm như sau: Tại ô muốn kẻ đường chéo, các bạn bấm chuột phải vào ô sau đó chọn Format Cell. bấm vào tab Border sau đó nhấn vào nút có hình đường chéo như vậy là xong rồi đấy.

4. Chọn và thêm bớt dòng cột hoàn toàn bằng bàn phím

Việc sử dụng hoàn toàn bàn phím, không phải động tới chuột sẽ giúp tăng tốc độ làm việc của bạn trong excel lên khá nhiều. Bởi vậy, thay vì dùng excel theo kiểu vừa nhập liệu vừa kéo kéo thả thả con chuột để thêm bớt dòng cột các bạn có thể dùng những tổ hợp phím tắt cực kỳ hữu ích sau:

Bước 1: Để thêm bớt dòng hay cột bất kỳ các bạn phải chọn dòng hay cột đó đã.

 - Chọn dòng: khi con trỏ của bạn đang ở một ví trí bất kỳ trên dòng đó, các bạn nhấn tổ hợp phím Shift + phím cách.

 - Chọn cột: khi con trỏ của bạn đang ở một ví trí bất kỳ trên dòng đó, các bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl + phím cách.

Bước 2: Để thêm hay bớt dòng:

 - Thêm dòng / cột: ấn tổ hợp phím Ctrl + +

 - Bớt dòng / cột: ấn tổ hợp phím Ctrl + -

Dù bạn biết cách sử dụng tổ hợp phím tắt này nhưng nếu các bạn chỉ chọn một dòng sau đó nhấn Ctrl + + liên tục thì thực sự rất là mệt. Tốt nhất để thêm một lượng dòng hoặc cột, các bạn hãy chọn đúng bằng số đó sau đó hãy thêm. Các bạn có thể chọn nhiều dòng các bạn muốn bằng cách nhấn thêm phím mũi tên di chuyển theo các hướng lên, xuống hoặc trái, phải và để ý xem đã chọn được bao nhiêu cột. Ví dụ các bạn chọn 10 dòng thì sau khi nhấn Ctrl + + sẽ chèn thêm 10 dòng, chọn 10 cột sẽ được thêm 10 cột, cứ nhân đôi như thế nhé….

5. Sao chép hoặc di chuyển vùng dữ liệu cực nhanh

Để di chuyển hoặc sao chép dữ liệu từ một cột trong một bảng tính excel thì cách nhanh nhất là bạn chọn hết các cột dữ liệu đó. Sau đó di chuyển con chuột cho tới vùng biên cho đến khi biểu tượng chuột biến thành dấu 4 mũi tên chỉ 4 hướng.

- Để di chuyển vùng dữ liệu các bạn chỉ cần giữ chuột và kéo.

- Để sao chép vùng dữ liệu các bạn nhấn thêm phím Ctrl trước khi kéo.

6. Ứng dụng chức năng lọc Excel vào sổ kế toán

Chức năng lọc trong excel là một chức năng mà các kế toán viên hay bất kỳ ai sử dụng excel cũng không thể không biết. Càng làm việc với excel lâu dài các bạn sẽ càng thấy giá trị của việc lọc bằng Filter để quản lý.

Ví dụ cuối tháng các bạn cần lọc các nguyên liệu tồn kho để nhằm mục đích theo dõi hoặc chỉnh sửa gì gì đó chẳng hạn. Các bạn chọn tất cả dữ liệu trong trong vùng cột tài khoản. Sau đó nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + L, sau đó chỉ việc nhấn vào mũi tên xổ xuống và chọn nguyên liệu các bạn cần lọc là xong.

7. Giới hạn giá trị nhập bằng Data Validation trong Excel

Để các bạn hiểu về phần này mình ví dụ trong một bảng tính excel, các bạn có một cột danh mục nguyên liệu kèm cột giá tiền ở bên cạnh chẳng hạn. Các bạn muốn giới hạn vùng giá tiền này trong khoảng dưới 40.000 chẳng hạn, vì nhiều khả năng giả sử các bạn nhập dữ liệu trong lúc say bia rượu chẳng hạn có thể nhập nhầm từ 40.000 thành 400.000 hay 4.000.000 rất nguy hiểm. Vậy lúc này áp dụng thủ thuật giới hạn giá trị nhập liệu bằng chức năng Data Validation trong excel là hay nhất. Các bạn làm theo các bước sau:

- Bước 1: Bôi đen vùng dữ liệu cần giới hạn, click chuột vào Tab “Data” trên thanh menu, sau đó chọn Data Validation trong nhóm Data Tools.

- Bước 2: Trong phần Allow chọn “Whole Number”, phần Data để “Between”, phần Minimum là 1 và Maximum là 10.000 chẳng hạn, thế là xong. Khi các bạn nhập giá trị là 30000 thì Excel sẽ báo lỗi “giá trị bạn nhập không hợp lệ”, như vậy các bạn đã thành công rồi

8. Tăng tốc nhập liệu gấp trăm lần

Chắc các bạn không thể ngờ được có một thủ thuật excel giúp tăng tốc độ nhập liệu của các bạn lên hàng chục, hàng trăm, thậm chí hàng nghìn lần nếu các bạn phải thường xuyên nhập liệu trên excel với những nội dung dài lê thê và lặp đi lặp lại. Đó chính là thủ thuật lợi dụng chức năng Auto Correct trong excel.

Một ví dụ rất đơn giản là các bạn hay phải nhập cụm từ “Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam” hay “Độc lập tự do hạnh phúc” chẳng hạn. Thay vì cứ phải nhập liên tục như thế, các bạn chỉ cần sử dụng chức năng gõ tắt trong excel bằng một tổ hợp phím cực hay đó là Alt + T + A. Sau đó nhập phần chữ muốn gõ tắt vào phần “With” và chữ muốn thay thế vào phần Replace.

Ví dụ: Ở phần Replace các bạn nhập là cnvn, phần With các bạn nhập là “Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam” rồi bạn bấm Ok. Từ đó về sau các bạn chỉ việc gõ cnvn thay vì gõ một cụm từ dài là Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.

9. Xem thống kê nhanh về tổng, mix, max,… mà không cần dùng hàm

Chắc có lẽ rất nhiều người dùng excel đều biết về những hàm excel thông dụng về tính toán thống kê như SUM để tính tổng, MIN để tính giá trị nhỏ nhất hoặc MAX để tính giá trị lớn nhất trong một vùng dữ liệu nào đó,… Bây giờ thay vì phải dùng hàm, các bạn có thể xem thống kê nhanh về số liệu của một vùng dữ liệu nào đó bằng cách quét vùng dữ liệu và xem ở dưới thanh trạng thái “Status bar”, các bạn cũng có thể cho hiển thị hoặc ẩn bằng cách lick chuột phải lên thanh “Status bar” rồi tích vào dòng bạn cần sử dụng. Ví dụ như hình:

10. Ghép nối dữ liệu với phím &

Để các bạn hiểu về thủ thuật excel rất cơ bản mà rất hữu dụng này, mình sẽ đưa ra ví dụ sau. Các bạn có 2 cột  riêng lẻ tách ra 2 phần đó là họ riêng và tên riêng, ví dụ cột A thì là họ, cột B thì là tên, bây giờ ở cột C các bạn muốn trả kết quả về họ và tên đầy đủ mà không muốn phải tự nhập tay thì các bạn có thể ứng dụng thủ thuật excel này bằng cách viết ở cột C là : A1&B1, hoặc có thể thêm khoảng trắng ở giữa cho đẹp: A1&“ ”&B1, kết quả trả về sẽ là: họ và tên dầy đủ.

11. Đổi tên sheet bằng cách nháy đúp

Có một thủ thuật cực kỳ đơn giản trong excel mà rất nhiều người không biết, đó là đổi tên một bảng tính (Sheet) trong excel chỉ với một cú nhấp chuột đúp, thay vì bấm chuột phải chọn Rename hay làm các thao tác bất kỳ nào khác.

12. Chuyển dòng sang cột và ngược lại

Để các bạn hiểu rõ thủ thuật này mình có một ví dụ cụ thể các bạn muốn chuyển một bảng dữ liệu từ cột thành dòng chẳng hạn, các bạn chỉ việc Copy vùng dữ liệu rồi lick chuột phải chọn Paste Special sau đó chọn Transpose là xong.

13. Nhập dữ liệu bắt đầu với số 0

Vấn đề này thường các bạn làm kế toán hay kinh tế chung chung sẽ hay gặp phải vấn đề nhập các số hóa đơn kiểu 000009 hay 00000…. gì gì đó. Nếu bạn nhập bình thường thì excel sẽ chỉ hiện thị số bình thường như 4 5 hay 345345, chứ không thể hiện một dãy số 0 đằng trước được. Hoặc có thể bạn dùng dấu nháy đơn trước các số 0 ví dụ '000009 vẫn được, nhưng vói hàng chục hàng trăm hóa đơn thì sau. Để khắc phục vấn đề này, bạn chọn chuột phải vào ô hay vùng dữ liệu cần nhập số hóa đơn, chọn Format Cells. Phần Category bạn chọn Custom. Phần Type bạn viết 6 số 0 vào rồi bấm Ok là xong.

14. Chuyển đổi chữ thường thành chữ hoa và ngược lại

Khi có một số dữ liệu cũ đang chữ thường, nhưng bây giờ bắt buộc phải dùng chữ hoa. Chẳng lẻ phải ngồi đánh lại toàn bộ. Vấn đề này sẻ được giải quyết ngay đây. Rất đơn giản bạn có thể chuyển đổi từ chữ thường thành chữ hoa bằng hàm UPPER như  sau. Ví dụ mình muốn chuyển đổi chữ thường ở ô A1 sang chữ hoa sang ô B1 ta gõ lệnh =UPPER(A1) vào ô B1, ngược lại dùng hàm LOWER khi muốn chữ hoa thành chữ thường. Thêm cái nữa nếu muốn viết hoa chữ cái đầu mỗi từ ta dùng hàm PROPER. xong rồi xem thành quả thôi.

15. Hiển thị công thức cực nhanh với “Ctrl + `”

Những bạn nào thường xuyên phải “đánh vật” với những công thức excel thì không thể không biết tổ hợp phím này. Thay vì phải vào tab Formulas rồi chọn Show Formulas trong nhóm Formula Auditing thì các bạn chỉ cần nhấn tổ hợp phím “Ctrl + `” là xong. Nếu các bạn muốn ẩn công thức đi thì lại lặp lại tổ hợp phím CTR + ` thôi.

16. Di chuyển con trỏ nhanh với “Ctrl + mũi tên”

Thủ thuật này sẽ rất hữu ích khi các bạn phải thao tác với một khối lượng dữ liệu rất lớn và lằng nhằng. Thay vì cầm con chuột và kéo chuột mỏi cả tay, hoa cả mắt thì các bạn chỉ cần dùng phím Ctrl kết hợp với các phím mũi tên điều hướng lên xuống trái phải, ví dụ nhấn “Ctrl + phím mũi tên xuống” thì con trỏ sẽ xuống tận cũng của vùng dữ liệu gần nhất, tương tự như thế với các vùng dữ liệu còn lại.

17. Bôi đen một vùng dữ liệu liền kề với “CTR + Shift + mũi tên”

Như thủ thuật trên: điều hướng nhanh bằng tổ hợp phím Ctrl + các phím mũi tên lên xuống trái phải. Vậy nâng cao hơn ta có thể ứng dụng tổ hợp phím trên để bôi đen một vùng dữ liệu liền kề nhau ben trên, dưới, trái hoặc phải  của ô mà các bạn đang chọn. Các bạn thử chọn một ô bất kỳ ở giữa bảng dữ liệu của các bạn sau đó nhấn “Ctrl + Shift + các phím mũi tên điều hướng” xem điều gì xảy ra nhé!

18. Ẩn hiện thanh Ribbon với “Ctrl + F1”

Sẽ không có vấn đề gì nếu các bạn đang ngồi trước những cái màn hình máy tính to đùng cỡ mấy chục inch. Nhưng với những chiếc màn hình máy tính nhỏ nhỏ xinh xinh thì không gian làm việc Excel sẽ cần phải càng thoáng đãng càng tốt. Và đó chính là thời điểm tổ hợp phím “Ctrl + F1” thể hiện!

19. Di chuyển tới ô A1 bằng tổ hợp phím “Ctrl + Home”

Sẽ là một cơn ác mộng đối với những ai phải làm việc với một biển dữ liệu trong excel trong khi không biết những tổ hợp phím điều hướng nhanh, trong đó có tổ hợp phím “Ctrl + Home” này. Các bạn đang ở ô AA1000000 chẳng hạn. Các bạn nghĩ sao nếu phải di chuyển tới ô A1 bằng cách dùng chuột để kéo kéo. Chắc lôi kéo đến hết ngày quá. Lúc đó hãy thử nhấn “Ctrl + Home” và tận hưởng thiên đường của tốc độ nhé!

20. Di chuyển đến ô cuối cùng trong sheet với “Ctrl + End”

Đây cũng là một phím tắt khá hay, nhưng không như “ô trên cùng”, có một điều đặc biệt là trước khi sử dụng tổ hợp phím này các bạn phải hiểu “ô cuối cùng” là cái gì đã,  còn không thì đây là một tổ hợp phím thực sự vô dụng. Giả sử bây giờ các bạn tò mò mở một file excel mới hoàn toàn trống dữ liệu lên và nhấn thử tổ hợp phím này thì các bạn sẽ thấy nó thật sự vô dụng tập 2.

Vậy ô cuối cùng là gì? Đó chính là ô giao điểm của hàng và cột cuối cùng của excel có chứa dữ liệu nào đó, có thể hiểu mang máng là cạnh dưới bên phải của “hình chữ nhật dữ liệu” của worksheet excel mà các bạn thao tác. Có lẽ đọc đến đây các bạn đã hiểu. Hãy thử và trải nghiệm nhé! Chú ý đây cũng là cách để kiểm tra xem có ô dữ liệu nào thừa mà các bạn không biết không.

21. Tạo một dòng mới trong excel với “Alt + Enter”

Xuống một dòng mới như trong word thì khá đơn giản chỉ cần nhấn Enter là xong. Nhưng với excel thì các bạn cần nhiều hơn thế. Và đó là lúc tổ hợp phím Alt + Enter thể hiện mình.

22. Chèn ngày hiện tại với “Ctrl + ;”

Thay vì phải nhòm xuống cái đồng hồ bên dưới góc trái màn hình và gõ gõ nhập nhập ngày tháng vào một ô nào đó trong excel thì các bạn chỉ mất 1 giây với tổ hợp phím Ctrl + ; này, nhanh – gọn – lẹ phải không nào.

23. Chèn giờ hiện tại với “Ctrl + Shift + ;”

Tương tự như tổ hợp phím trên, các bạn cũng chỉ cần mất chưa tới một giây để chèn giờ phút hiện tại với tổ hợp phím Ctrl + Shift + ; . Tổ hợp phím này sẽ rất hữu ích đối với một số người hay phải nhập liệu về thời gian.

24. Định dạng mọi thứ trong excel với Ctrl + 1

- Nếu không biết đến chức năng Format cells thì sẽ là một thiếu sót rất lớn ngay cả đối với những người mới biết dùng excel. Có lẽ chúng ta đã quá quen với tính năng định dạng tổng thể gần như mọi thứ này. Nhưng không hẳn ai cũng biết đến tổ hợp phím tắt của nó chính là “Ctrl + 1”, thay vì phải click chuột phải vào ô hay vùng cần định dạng rồi chọn formart cells.

25. Lặp lại thao tác cùng phím “F4”

F4 là một phím tắt khá là hay giúp bạn lặp lại 1 thao tác định dạng các bạn vừa mới thực hiện. Ví dụ trộn ô, tô màu vàng cho chữ, ... , các bạn sẽ không cần phải click vào lệnh hay dùng tổ hợp phím nào nữa mà chỉ cần nhấn 1 phím F4 là xong.

26. Ẩn và hiển thị dòng (row) với “Ctrl + (”

Để ẩn một hoặc một tập hợp các dòng các bạn chỉ cần chọn những ô chứa trong những dòng đó bằng phím Shift hoặc dùng chuột, sau đó nhấn “Ctrl + (” là xong.

- Phím tắt hiển thị lại dòng là “Ctrl + Shift + (” . Các bạn phải chọn những dòng bao gồm những dòng bị ẩn bên trong sau đó mới nhấn tổ hợp phím này.

27. Lưu với tên khác cùng “F12”

Có lẽ ai dùng excel cũng sẽ biết tổ hợp phím lưu dữ liệu là “Ctrl  + S”. Nhưng không phải ai cũng biết phím tắt F12 này. Nhanh và gọn – hãy thử và cảm nhận!

28. Chọn ô có chứa comment với “Ctrl + Shift + O”

Tác dụng của tổ hợp phím này là chọn tất cả những ô có chứa comment trong sheet hiện tại. Có thể các bạn sẽ thấy tổ hợp phím này khá là thừa, nhưng thật ra, nếu trong tình huống các bạn có một cột dữ liệu chứa rất nhiều ô có comment là những ô cần chú ý mà các bạn không làm cách nào để lọc những ô đó ra bằng tính năng lọc bình thường được. Vậy lúc đó các bạn có thể dùng tổ hợp phím này để chọn một lúc tất cả những ô có chứa comment, sau đó tô màu nào đó. Sau đó bật chức năng lọc lên, lọc theo màu các bạn vừa chọn, thế là xong.

29. Chèn, sửa comment với “Shift + F2”

Đây sẽ là một tổ hợp phím cực kỳ hay với những người hay phải thêm và sửa comment trong excel.

30. Nhập dữ liệu cho một vùng dữ liệu

Để nhập một dữ liệu cho cùng một vùng dữ liệu, các bạn chỉ cần quét chọn vùng dữ liệu, viết ra dữ liệu bạn muốn, sau đó nhấn “Ctrl + enter”, và điều thần kỳ sẽ xảy ra.

31. Sao chép công thức từ ô trên dưới

Sao chép công thức từ ô trên : “Ctrl + '”

Sao chép công thức từ ô dưới : “Ctrl + Shift + "”

32. Chèn siêu liên kết hyperlink

Dân SEO không thể không biết phím tắt để chèn link trong excel: Ctrl + K

33. Mở hộp thoại cài đặt font chữ

Các bạn có thể mở hộp thoại cài đặt font chữ trong excel để cài đặt font chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, ... với Ctrl + Shift + F

34. Mở cùng lúc nhiều files excel

Đối với những ai thường xuyên phải làm việc với cùng lúc vài chục thậm chí vài trăm file excel thi việc click chuột mở từng file lên sẽ là một cơn ác mộng. Nhưng chúng ta đã có một giải pháp đó là quét chọn một lúc tất cả những file excel bạn muốn mở (Giả sử tất cả những file excel bạn muốn mở đều ở trong cùng một thư mục thì chỉ cần nhấn Ctrl + A) sau đó nhất một phím Enter là xong!

35. Ẩn dữ liệu của ô bằng custom format

Các bạn có thể khiến dữ liệu trong ô biến mất bằng cách chọn ô, vùng dữ liệu cần ẩn nhấn tổ hợp phím Ctrl + 1 sau đó vào thẻ Custom nhập 3 dấu chấm phẩy ;;; rồi click Ok là xong. Nội dung sẽ bị tàng hình ngay.

36. Chọn một số ngẫu nhiên trong khoảng bất kỳ

Đôi khi chúng ta lười nhập liệu nên có thể chúng ta sẽ muốn excel tự trả về một số nào đó. Lúc đó các bạn sẽ phải dùng tới hàm RANDBETWEEN. Cú pháp: =RANDBETWEEN(Bottom, Top).

Ý nghĩa của hàm này là sẽ chọn ra một số ngẫu nhiên giữa hai giá trị mà bạn đưa ra, ví dụ chọn ngẫu nhiên một số từ 100 đến 900. Sau đó các bạn kéo công thức xuống. Chú ý là kết quả trả về có thể sẽ bị trùng lặp, vì bản chất nó là ngẫu nhiên. Nếu các bạn không muốn trùng có thể dùng thêm tính năng Remove Duplicates.

37. Thêm một lúc nhiều dòng

Sẽ rất là vô vị nếu các bạn muốn thêm 100 dòng thì phải nhất 100 lần chuột phải vào dòng, sau đó nhất Insert. Để tiết kiệm thời gian các bạn chỉ cần quét số dòng các bạn muốn chèn. Ví dụ muốn chèn 10 dòng thì chỉ cần quét 10 dòng sau đó nhấn duy nhất một lần chuột phải rồi chọn Insert Rows thôi.

38. Tạo và bỏ đường viền bao quanh ô

- Tạo đường viền bao quanh ô: Ctrl + Shift + & (viền ngoài)

- Xóa đường viền bao quanh ô: Ctrl + Shift + -

39. Đóng băng dòng, cột đầu tiên của sheet

Với những bảng dữ liệu rất dài thì khi kéo xuống ta sẽ mất tiêu đề của bảng. Để khắc phục tình trạng đó thì excel đã cung cấp một function đó chính là Freeze Panes:

- Đóng băng cột đầu tiên: Alt + W + F + C (Bấm lì phím Alt)

- Đóng băng dòng đầu tiên: Alt + W + F + R (Bấm lì phím Alt)

- Đóng băng dòng và cột ô hiện tại: Alt W + F + F (Bấm lì phím Alt)

40. Nháy đúp để tự động fill một sê-ri

Chắc ai cũng biết chức năng tự động fill sê-ri trong excel. Ví dụ sê-ri số thứ tự từ 1 đến 10 thì các bạn chỉ cần gõ 1, 2 sau đó bôi đen 1, 2 sau đố nhấn giữ chuột trái và kéo chuột xuống. Nếu các bạn phải fill đến hàng chục nghìn số thứ tự thì cách đó sẽ là một thảm họa. Có một cách nhanh hơn nhiều đó là các bạn đừng đánh số thứ tự trước, mà hãy hoàn thành các cột dữ liệu khác trước, ít nhất là cột ngay bên phải cột số thứ tự, chú ý là dữ liệu phải liền mạch không có dòng trống ở giữa. Sau đó cuối cùng các bạn chỉ việc bôi đen hai số đầu tiên sau đó chỉ cần nhấp đúp chuột trái vào cái biểu tượng hình cái hộp đen đen ở góc bên phải dưới cùng của ô.