School Survey Report & MoM

Panduan ini adalah panduan penggunaan aplikasi DMS untuk pembuatan Survey Report dengan pengintegrasian ke modul MoM (Minutes of Meeting).

Menu:
Tools > Quality Assurance > DMS > Input Public Record

Untuk dapat mengintegrasikan Survey Report dengan MoM (Minutes of Meeting). Maka "Document Type" nya harus School Survey Report (New Student / Service / courses).

Ketika melihat detail dari Document Request, maka anda dapat klik tombol "Action Item" yang berada di kolom "Table of Content". "Action Item" akan muncul automatis ketika template Document Request sudah digenerate (dengan memilih Document Type: School Survey Report)

Generate MoM

Ketika Document Request belum terhubung dengan MoM, maka akan muncul tombol untuk Generate MoM, maka MoM akan langsung digenerate. Setelah klik tombol Generate MoM maka akan muncul tampilan seperti berikut:

Add Action Item

Untuk menambahkan action item baru, terdapat beberapa input yang harus di isi:

Action Item Key: Key untuk Action Item. Digunakan untuk mengelompokkan action item dan dimasukkan kedalam Text Editor. (Untuk memasukkan kedalam Text Editor dapat melihat panduan "Add Action Item into Document".
Action Items: Keterangan Action Item.
Output / Outcome: Hasil output yang diharapkan.
Person Responsible: PIC untuk Action Item tersebut. Tipe dari PIC terbagi kedalam beberapa kategori:
- Title: Daftar Title dari dari Project tersebut.
- Person: Daftar Orang dari Project tersebut.
- Person: Daftar Departemen dari Project tersebut.
Deadline: Deadline dari Action Item.

Kemudian klik tombol "Add" untuk menambahkan action item. Setelah klik tombol "Add" maka data yang sudah diisi akan muncul diatasnya. Kemudian setelah selesai mengisi, klik "Save changes MoM" untuk menyimpan action item yang sudh ditambahkan.

Untuk menghapus action item yang sudah ditambahkan, klik tombol "Delete". Untuk menghapus / menambahkan Action Item hanya dapat dilakukan ketika MoM tersebut belum di submit Approval / ketika statusnya sedang sendback.

Anda juga dapat mengatur urutan dari Action Item dengan cara drag ke urutan yang diinginkan.

Ketika Action Item sudah selesai dibuat, maka anda dapat klik tombol "Submit Approval MoM". Approval MoM yang disini berbeda dengan Approval yang ada di Document Request.

Add Action Item into Document

Untuk memasukkan Action Item ke text editor, pada Text Editor anda dapat klik tombol "Inseert MoM Action Item Key" yang berada di bagian header dari Text Editor.

Setelah klik tombol tersebut, maka akan muncul pop-up sebagai berikut:

Kemudian anda dapat memilih Action Item key yang ingin dimasukkan. Kemudian klik tombol "Insert". Setelah klik tombol "insert" maka pada text editor akan automatis muncul tampilan sebagai berikut:

Pada Text Editor hanya akan muncul berupa Text Block yang menerangkan posisi dari Action Item. Untuk dapat melihat Action Item yang sudah dimasukkan, anda dapat melihat dengan cara klik tombol "Print Preview".