Pendaftaran Kegiatan

Sebelum mendaftarkan kegiatan untuk siswa, terlebih dahulu Financial Controller (FC) / Financial Accounting Supervisor (FAS) harus memasukkan data master kegiatan melalui menu Master > Institutional Resources > Activity > Input Activity

Silahkan mengisikan isian yang diminta, diantaranya :

Project : Nama sekolah
Periode : periode kegiatan (hanya gasal)
Class : nama kelas yang terkait kegiatan
Activity Name : nama kegiatan
Fee Amount : biaya pendaftaran kegiatan
Installment : jumlah cicilan berapa kali pembayaran biaya pendaftaran kegiatan
Transaction Date (Tagihan muncul di VA) : tanggal tagihan muncul di virtual account siswa yang terdaftar kegiatan.
Duedate : tanggal jatuh tempo pembayaran cicilan biaya pendaftaran kegiatan
Installment Fee Amount : besar nilai biaya tiap cicilan

Jika sudah melengkapi semua isian, silahkan menekan tombol "Save changes".

Apabila ingin melihat atau mengubah data ekstrakurikuler yang sudah tersimpan, dapat mengakses menu Master > Institutional Resources > Activity > View Activity

Apabila ingin mengubah dapat menekan tombol bergambar pensil pada kolom Action, sedangkan apabila ingin menghapus data kegiatan dapat menekan tombol bergambar tong sampah.

Tombol ubah dan hapus data kegiatan hanya muncul apabila belum ada siswa yang didaftarkan kegiatan tersebut.

Pada saat tahun ajaran berganti, maka proses penginputan data master kegiatan harus kembali dilakukan .
Apabila telah ada data master pada tahun ajaran sebelumnya, dapat dilakukan proses duplikasi data untuk tahun ajaran berikutnya, sehingga tidak perlu menginputkan kembali.

Duplikasi data kegiatan dapat dilakukan melalui menu Master > Institutional Resources > Activity > View Activity, kemudian tekan tombol "Duplicate Activity".

Pada kotak dialog yang muncul, silahkan memilih periode asal "From Period" dan periode tujuan "To Period".

Sistem akan menduplikasi data persentase cicilan dan menyesuaikan tahun (tanggal dan bulan tetap) untuk tanggal jatuh tempo dari data kegiatan periode asal.

Setelah menginputkan data master kegiatan, selanjutnya FC/FAS dapat mendaftarkan siswa pada kegiatan yang dimaksud dengan mengakses menu Transaction > Institutional Resources > Tagihan ( Denda, Ekskul, Kegiatan ) > Activity Registration.

Selanjutnya silahkan menekan tombol "Register Student to Activity".

Pada kotak dialaog yang muncul silahkan memilih "Class" dan "Activity" agar daftar nama siswa pada bagian Student dapat tampil.

Kegiatan yang tampil dan bisa dipilih pada "Activity" hanyalah kegiatan yang sesuai dengan periode aktif saat itu.

Selain itu ditampilkan pula informasi biaya dan jumlah cicilan kegiatan yang dipilih.

Perlu diingat bahwa nama siswa yang tampil pada bagian "Student" adalah siswa yang belum terdaftar pada "Activity" yang dipilih.

Silahkan memberikan centang pada siswa yang ingin didaftarkan pada kegiatan yang dipilih, kemudian tekan tombol "Enroll".

Pada kolom Action terdapat tombol silang berwarna merah untuk membatalkan registrasi siswa.

Registrasi kegiatan yang dapat dibatalkan hanya jika belum ada pembayaran atas cicilan biaya kegiatan tersebut.