Membuat Purchasing Order (PO)

Untuk melakukan pengisian form Purchasing Order dapat dilakukan dengan mengakses menu Transaction - Institutional Resources - PO

Selanjutnya silahkan mengisi data yang diminta seperti :

1. PO No. dan PO Date. (terisi otomatis oleh sistem)

2. Project (nama sekolah)

3. Title dan PO Type (terisi otomatis oleh sistem)

4. Payment Method (pilihan pembayaran apakah Kasbon atau Tagihan)

5. Subject (judul PO yang dibuat)

6. Supplier (memilih tempat pembelian)

7. Delivery Address (alamat pengiriman barang)

8. Description (keterangan tambahan terkait PO)

9. Berita Acara (apakah terdapat Berita Acara pembelian barang tersebut, jika ada silahkan mengunggah dengan menekan tombol "Upload" pada bagian "Reference Url")

10. Keterangan Berita Acara (diisi khusus jika terjadi ketidaksesuaian SOP pembuatan PO)

11. Supplier Reference (keterangan tambahan terkait supplier)

12. Discount (apabila ada potongan harga dari barang yang di PO, maka dimasukkan ke isian ini)

13. Grand Total (terisi otomatis ketika menambahkan item list)

14. Item list (silahkan menambahkan barang yang mau dibeli dengan menekan tombol "+ Add Item" sistem akan menampilkan halaman pop up pencarian item. Jika mengetahui nomor RF silahkan diketikkan pada bagian "Search", namun jika tidak tahu langsung saja menekan tombol "Search" maka sistem akan menampilkan seluruh data RF yang belum dibuat form PO-nya)

Setelah ditampilkan pilihan barangnya lalu centang dan tekan tombol "+Choose"

Selanjutnya silahkan memilih "Delivery Date" (tanggal pengiriman), Qty (jumlah produk, apabila supplier tidak bisa mengirimkan semua jumlah dalam 1 waktu), PPn & PPh (jika barang tersebut merupakan barang kena pajak)

Pada bagian "Unit Price" terdapat tombol berwarna hijau yang merupakan tombol "Price Comparison" yang jika diklik maka akan menampilkan halaman pop up yang meminta bagian purchasing untuk memasukkan alternatif supplier.

Silahkan memasukkan minimal 2 supplier lain tidak termasuk supplier pilihan disertai harga, lalu tekan tombol "Add Price Comparison".

Pada bagian Payment Term silahkan memilih cara pembayaran dengan mengisi :

1. Term (apakah Pelunasan atau ada Cicilan), 

2. Payment Date (tanggal pembayaran),  

3. Format (jika Cicilan maka harga tiap cicilan dibagi berdasarkan Nominal atau persentase)

4. Value (jumlah nominal / persentase tiap term pembayaran)

Setelah selesai silahkan menekan tombol "+" berwarna biru.

Setelah semua data terisi, silahkan menekan tombol "Save changes".

Setelah keluar nomor PO pada "PO No." silahkan menekan tombol "Submit Approval".

Untuk melakukan persetujuan terhadap PO, dapat mengakses menu Transaction - ERP - PO / SPK - PO Approval

Sistem akan menampilkan seluruh data PO yang tersimpan.

Silahkan mencari nomor PO yang akan diberikan persetujuan, lalu tekan tombol "Respon"

Sistem akan menampilkan detil menyeluruh terkait PO yang dipilih tadi.

Pada bagian "Approval" silahkan memilih tanggapan terkait PO yang diajukan :

1. Approve, menyetujui PO tersebut

2. Reject, menolak PO tersebut dan dapat diberikan alasan penolakan pada bagian "Reason"

3. Send Back, meminta pihak yang mengajukan PO untuk merevisi / memperbaiki pengajuan RF dan dapat menuliskan permintaan revisi pada bagian "Reason".

Kemudian dapat dilanjutkan dengan menekan tombol "Submit Approval".

Apabila ketika memberikan Approval yang dipilih adalah "Send Back", maka sistem akan mengembalikan PO tersebut kepada user yang mengajukan agar dapat memberikan revisi.

Ketika user yang mengajukan membuka PO yang dikembalikan, user dapat memberikan tanggapan dengan memperbaiki yang diminta lalu menuliskan pada Reason Revised.

Selanjutnya silahkan menekan tombol "Submit Approval".

Sebelum memberikan persetujuan lagi, dapat dilakukan pengecekan riwayat perbaikan yang diminta dan tanggapan perbaikan yang diberikan.

Jika sudah sesuai, maka pada "Approval" silahkan memilih "Approve" lalu menekan tombol "Submit Approval".