Embedded Files
Sebelum membuat CRM Diskon/Potongan DPP dan/atau SPP pada menu Fee Change Proposal, biasanya sekolah akan meminta orangtua mengisikan "Form Kuning" sebagai tahap awal pengumpulan informasi dan dokumen yang menjadi dasar beasiswa dibuat.
"Form Kuning" tersebut saat ini dapat digantikan dengan pengajuan melalui CEdX oleh Relation Officer (RO) dengan mengakses menu Transaction > Collaboration > Scholarship Request > Input Scholarship Request.
Silahkan memilih :
Project
Periode : kapan pengajuan beasiswa dilakukan
Jenjang Pendidikan : jenjang pendidikan dari siswa/calon siswa yang akan dibuatkan pengajuan beasiswa
Status : status dari yang dibuatkan pengajuan beasiswa, apakah Student (siswa yang aktif) atau Prospect (calon siswa baru akan masuk)
Setelah memilih Status, maka pada bagian kanan akan muncul isian untuk mencari nama Prospect/Student yang akan dibuatkan pengajuan beasiswa.
Setelah memilih nama Prospect/Student, sistem akan menampilkan "Kelas" yang berisi kelas siswa saat itu, dan "Nama Orang Tua" yang bertuliskan nama ayah dan ibunya. Kedua isian ini tidak dapat diubah.
Selanjutnya silahkan memilih "Jenis Beasiswa" yang akan diajukan, terdapat 4 jenis beasiswa yang tersedia :
Beasiswa Ekonomi
Beasiswa Hamba Tuhan
Beasiswa Prestasi Non Akademik
Beasiswa Prestasi Akademik
Setelah memilih beasiswa yang diajukan, pada bagian bawah akan tampil isian lampiran berkas yang harus diunggah. Jumlah dan jenis berkas yang diminta akan berbeda tergantung pada "Jenis Beasiswa" yang dipilih.
Pada setiap berkas yang diminta unggah, terdapat tombol untuk memilih apakah berkas tersebut Ada/Tidak Ada ketika pengajuan dibuat.
Jika memilih "Ada" maka pada sisi kanan tombol, terdapat tempat untuk mengunggah berkas yang diminta tersebut dan bersifat wajib unggah.
Jika memilih "Tidak Ada" maka tempat mengunggah berkas akan nonaktif dan berkas tidak wajib diunggah, namun harap memastikan bahwa hal ini mungkin akan menentukan disetujui atau tidaknya beasiswa yang diajukan.
Bagian selanjutnya adalah mengisikan Potongan DPP dan/atau SPP yang diajukan.
Apabila terdapat potongan DPP maka silahkan klik tombol "Tidak" menjadi "Ya", lalu silahkan memilih "Jenis Potongan DPP" apakah persentase atau nominal. Begitu pula jika terdapat potongan SPP, silahkan lakukan hal yang sama.
Catatan : nilai jenis potongan disini hanya sebagai referensi ketika membuat CRM Fee Change Proposal, jadi bukan otomatis terhubung ketika nanti disetujui.
Apabila telah mengisikan semua hal yang diminta, maka silahkan menekan tombol "Save changes".
Setelah pengajuan tersimpan, langkah selanjutnya adalah menekan tombol "Submit Approval".
RO akan menerima e-mail berisi pengajuan beasiswa untuk setiap status (menunggu disetujui/ditolak/disetujui/diminta revisi).
Persetujuan pengajuan beasiswa akan dikirimkan secara berurutan kepada jabatan berikut ini :
1. Kepala Sekolah sesuai jenjang siswa/calon siswa
2. Head of Finance & Accounting (School)
3. Head of School
4. Head of Finance & Accounting
5. School General Manager
Setiap jabatan yang diminta persetujuan atas pengajuan beasiswa ini akan menerima e-mail seperti berikut.
Pada e-mail tersebut terdapat link yang dapat diklik untuk langsung menuju CEdX dan memberikan persetujuan/penolakan/permintaan revisi.
Selain melalui e-mail, apabila jabatan yang diminta persetujuan sedang login CEdX, dapat mengakses dashboard "My Approval List" dan akan muncul transaksi pengajuan beasiswa yang menunggu persetujuan.
Persetujuan atas pengajuan beasiswa yang dibuat dapat dipilih pada bagian bawah, yang terdiri atas :
Approve : menyetujui pengajuan beasiswa, selanjutnya persetujuan akan menuju ke jabatan berikutnya.
Send Back : pengajuan beasiswa akan dikembalikan kepada RO yang membuat, dapat dituliskan catatan mengenai hal yang perlu diperbaiki.
Reject : menolak pengajuan beasiswa yang diajukan.
Apabila meminta perbaikan (Send Back), maka silahkan mengisikan hal yang perlu diperbaiki pada "Approval Response Reason".
Apabila setuju (Approve), silahkan mengisikan Komentar dan Saran agar dapat dibaca jabatan selanjutnya yang diminta persetujuannya.
Apabila menolak (Reject), silahkan mengisikan alasan, Komentar, dan Saran agar RO dapat membuat surat jawaban penolakan sesuai dengan informasi yang diberikan.
Apabila sudah pernah dilakukan "Send Back" akan muncul tabel "Riwayat Revisi" yang berisi permintaan dan perbaikan yang pernah dikirimkan.
Jika jabatan tersebut merupakan jabatan kedua yang diminta persetujuan maka dapat melihat "Riwayat Persetujuan" dari jabatan sebelumnya.
Apabila pengajuan beasiswa ditolak pada jabatan apapun atau disetujui hingga School General Manager, langkah yang selanjutnya harus dilakukan oleh RO adalah membuat surat jawaban pengajuan beasiswa diterima atau ditolak, dengan mengakses menu Transaction > Collaboration > Scholarship Request > Data Scholarship Request.
Silahkan mencari transaksi pengajuan beasiswa dengan Approval Status "Reject" atau "Final Approve", selanjutnya silahkan menekan tombol mata pada kolom Action.
Pada bagian atas terdapat keterangan "klik disini" untuk membuat surat jawaban, dan halaman akan bergeser ke bawah dimana terdapat text editor untuk membuat surat.
Pada text editor telah tersedia template surat jawaban pengajuan beasiswa, RO dapat mengubah dan menyesuaikan berdasarkan kebutuhan.
Setelah menyesuaikan isi dari surat jawaban, maka silahkan menekan tombol "Save Letter", lalu akan muncul tombol "Download Response Letter" yang dapat digunakan untuk mengunduh surat jawaban yang telah dibuat untuk diberikan kepada orangtua.
Page updated
Report abuse