Embedded Files
Mengatur Currative dan Preventive Maintenance dapat dilakukan dengan mengakses menu Transaction > Institutional Resources > Inventory > Currative Preventive Maintenance > Input Schedule Plan
Currative Maintenance :
Silahkan mengisikan informasi yang dibutuhkan:
Jenis Pekerjaan : nama kegiatan pemeliharaan yang dilakukan.
Budget CoA : pilih sumber anggaran yang digunakan untuk mengadakan kegiatan pemeliharaan. Setelah dipilih, akan ditampilkan Budget keseluruhan dari CoA yang dipilih.
Budget Allocated : silahkan memasukkan nilai anggaran yang dikeluarkan untuk kegiatan pemeliharaan.
Cara Hitung Ketepatan Waktu : apabila pekerjaan tersebut ingin diperhitungkan jadwalnya dalam beberapa kelompok waktu, bukan tiap minggu maka silahkan memilih "Per Period", namun jika tiap minggu sendiri - sendiri maka silahkan memilih "Per Minggu".
Selesai : tidak diisi manual, tapi akan ditambahkan centang otomatis oleh sistem ketika seluruh jadwal dari kegiatan pemeliharaan tersimpan sudah di-realisasikan.
Minggu 1-5 Juli - Juni : silahkan memberikan tanda centang pada setiap minggu kegiatan pemeliharaan dilakukan. Minggu ke 5 bersifat opsional, jika kalender bulanan pada tahun yang dimaksud hanya 4 minggu saja, maka tidak perlu centang Minggu ke 5
Keterangan : silahkan mengisikan informasi tambahan apabila diperlukan.
Service Level Agreement (SLA) : silahkan mengisikan informasi terkait perjanjian tingkat layanan.
Selanjutnya silahkan menekan tombol "Add" pada kolom Action untuk menyimpan sementara kegiatan pemeliharaan yang dimaksud, ulangi pengisian untuk setiap kegiatan pemeliharaan yang dilakukan pada 1 tahun ajaran.
Apabila setelah menambahkan ingin mengubah data yang telah diinputkan silahkan menekan tombol bergambar pensil warna hijau pada kolom "Action".
Sedangkan apabila ingin menghapus silahkan menekan tombol silang warna merah pada kolom "Action".
Apabila telah selesai mengubah data, silahkan menyimpan sementara perubahan dengan menekan tombol "Apply", sedangkan jika tidak jadi mengubah silahkan menekan tombol "Cancel".
Apabila memilih Cara Hitung Ketepatan Waktu adalah "Per Periode" maka kolom centangan tiap minggu akan menjadi tidak aktif, sehingga pemilihan jadwal dilakukan dengan menekan tombol "Set Periodical Schedule".
Pada kotak dialog yang muncul, silahkan memilih jadwal mingguan yang akan dijadikan sebagai 1 kelompok, kemudian tekan tombol "Add".
Ulangi memilih jadwal mingguan dalam 1 kelompok, hingga semua jadwal yang diinginkan tertera.
Apabila ingin mengubah jadwal yang terlanjur dipilih dalam 1 kelompok, maka silahkan tekan tombol "Delete" terlebih dahulu, baru ulangi memilih jadwal mingguan yang baru dan tekan tombol "Add" kembali.
Setelah selesai memilih semua kelompok jadwal mingguan, silahkan menekan tombol "Save Temporary", dan selanjutnya akan tercentang minggu yang sudah dipilih tadi.
Preventive Maintenance :
Silahkan mengisikan informasi yang dibutuhkan :
Equipment : nama kegiatan pemeliharaan yang dilakukan.
Quantity (Jumlah Barang) : silahkan memilih semua barang yang ada dalam daftar aset sekolah yang akan diikutkan dalam kegiatan pemeliharaan yang dimaksud, sistem yang akan mengisikan berapa jumlah barang yang telah dipilih nantinya.
Cara Hitung Ketepatan Waktu : apabila pekerjaan tersebut ingin diperhitungkan jadwalnya dalam beberapa kelompok waktu, bukan tiap minggu maka silahkan memilih "Per Period", namun jika tiap minggu sendiri - sendiri maka silahkan memilih "Per Minggu".
Minggu 1-5 Juli - Juni : silahkan memberikan tanda centang pada setiap minggu kegiatan pemeliharaan dilakukan. Minggu ke 5 bersifat opsional, jika kalender bulanan pada tahun yang dimaksud hanya 4 minggu saja, maka tidak perlu centang Minggu ke 5
Keterangan : silahkan mengisikan informasi tambahan apabila diperlukan.
Service Level Agreement (SLA) : silahkan mengisikan informasi terkait perjanjian tingkat layanan.
Selanjutnya silahkan menekan tombol "Add" pada kolom Action untuk menyimpan sementara kegiatan pemeliharaan yang dimaksud, ulangi pengisian untuk setiap kegiatan pemeliharaan yang dilakukan pada 1 tahun ajaran.
Proses mengubah, menerapkan perubahan, menghapus data yang diinputkan sama seperti Currative Maintenance dengan menekan tombol pada kolom "Action".
Cara menambahkan barang pada Quantity dengan menekan tombol "+ Add Item(s)", lalu akan muncul kotak dialog untuk mencari barang.
Silahkan memasukkan nama barang yang ingin dicari pada isian "Item Name" atau jika mengetahui barcode barangnya silahkan dimasukkan pada isian "Item Barcode". Selanjutnya silahkan menekan tombol bergambar kaca pembesar.
Pada hasil pencarian barang yang muncul, silahkan memberikan tanda centang atau jika ingin sekaligus memilih semua hasil pencarian yang muncul silahkan memberi centang pada bagian "Choose All"
Setelah itu, silahkan menekan tombol "Save Temporary", maka akan muncul keterangan berapa jumlah barang yang telah dipilih.
Apabila ingin menambahkan barang lainnya dengan nama yang berbeda, maka silahkan menekan kembali tombol "+ Add Item(s)", lalu lakukan pencarian barang lagi dan setelah memberikan centang jangan lupa untuk menekan tombol "Save Temporary".
Setelah selesai mengisikan seluruh jadwal Currative dan Preventive Maintenance untuk 1 tahun ajaran, selanjutnya silahkan menekan tombol "Save changes" untuk menyimpan data.
Tombol "Go Set Schedule Done" berguna untuk berpindah menuju halaman realisasi mingguan untuk jadwal yang tersimpan.
Tombol "Duplicate Schedule" digunakan untuk melakukan duplikasi data jadwal currative dan preventive yang sudah tersimpan sebelumnya ke periode baru.
Proses duplikasi ini hanya kan berhasil jika pada periode tujuan belum tersimpan data jadwal sama sekali.
Setelah menekan tombol "Duplicate Schedule" maka. akan muncul kotak dialog, silahkan memilih periode asal (From Period) dan periode tujuan (To Period), lalu silahkan menekan tombol "Duplicate".
Catatan : Setelah proses duplikasi selesai, anda tetap harus melengkapi data Budget CoA dan Budget Allocated, karena kedua data tersebut tidak ikut diduplikasi mengingat Budget yang berbeda untuk tiap periode tahun ajaran.
Pada kolom "Quantity(Jumlah)" tabel Preventive Maintenance akan terdapat jumlah barang yang dipilih, dan tombol bergambar mata yang bisa diklik untuk menampilkan barang apa saja yang dipilih dan tersimpan sebelumnya.
Setelah menyimpan data jadwal pemeliharaan untuk 1 tahun ajaran, selanjutnya adalah mengatur realisasi jadwal tiap minggu yang disimpan sebelumnya. Hal ini bisa dilakukan dengan mengakses menu Transaction > Institutional Resources > Inventory > Currative Preventive Maintenance > Set Schedule Done
Silahkan memilih periode dari jadwal yang tersimpan sebelumnya, dan sistem akan menampilkan keseluruhan data yang ada.
Untuk mulai me-realisasikan jadwal, silahkan menekan kotak kuning pada jadwal yang ingin direalisasikan, maka akan tampil kotal dialog.
Realisasi jadwal dilakukan dengan mengisikan :
Apakah jadwal terlaksana? : Terlaksana / Tidak Terlaksana
Tanggal Mulai : Tanggal berapa pekerjaan tersebut dimulai.
Tanggal Selesai : Tanggal berapa pekerjaan tersebut selesai untuk Minggu yang tertera.
Catatan : informasi tentang jadwal mingguan yang dilakukan.
Lampiran : unggah berkas Lampiran (bukti dokumentasi kegiatan yang dilakukan).
Untuk melakukan realisasi jadwal dengan "Cara Hitung Ketepatan Waktu" Per Minggu bisa me-realisasikan beberapa jadwal mingguan sekaligus dengan memilih jadwal lainnya pada tabel bawah "Sekaligus lakukan untuk jadwal dengan status sama : ".
Silahkan memilih jadwal yang akan di-realisasi-kan sekaligus, dan isikan pula tanggal mulai dan tanggal selesai untuk masing - masingnya, lalu tekan tombol "Add".
Setelah selesai mengisikan semua yang diminta, silahkan tekan tombol "Save as Done" untuk menyimpan realisasi jadwal.
Apabila tanggal selesai realisasi berada sebelum atau pada minggu sesuai jadwal, maka ditandai dengan warna hijau.
Sedangkan apabila tanggal selesai berada setelah minggu jadwal, maka ditandai dengan warna merah
Jadwal yang sudah di-realisasikan (terdapat warna hijaunya) masih bisa diklik, untuk melihat kembali ataupun mengubah data realisasi yang tersimpan sebelumnya maupun membatalkan realisasi tersebut.
Untuk mengubah data, maka silahkan mengubah Catatan maupun Lampiran yang ada pada kotak dialog, lalu tekan tombol "Update".
Sedangkan apabila ingin membatalkan, silahkan menekan tombol "Cancel Schedule Done", ini akan menghapus Catatan dan Lampiran yang tersimpan sebelumnya.
Apabila terdapat jadwal yang memang tidak bisa dilaksanakan, maka pada saat melakukan realisasi dapat memilih "Tidak Terlaksana", kemudian tekan tombol "Save as Done".
Khusus untuk jenis jadwal dengan "Cara Hitung Ketepatan Waktu" Per Minggu, melakukan realisasi "Tidak Terlaksana" dapat dilakukan sekaligus untuk beberapa jadwal dengan memilih jadwal yang diinginkan pada bagian "Lakukan sekaligus Jadwal Berikut".
Tabel Currative dan Preventive Maintenance tersimpan dapat diunduh dengan menekan tombol "Download Table Below".
Setelah melakukan realisasi jadwal dalam beberapa waktu, kemudian ingin melihat perhitungan ketepatan waktu antara jadwal dan realisasi maka dapat mengakses menu Report > Institutional Resources > Operational Report > Currative Preventive Maintenance > Punctuality
Silahkan mengisikan data yang diminta seperti:
Project : nama sekolah
Periode : tahun ajaran ketika menyimpan jadwal
Cutoff Date : tanggal batasan untuk melihat laporan (tanggal ini nantinya akan menentukan data jadwal dan realisasi yang tampil untuk dilakukan perhitungan ketepatan waktunya)
Setelah selesai mengisi data yang diminta, silahkan menekan tombol "Show Report"
Sistem akan menampilkan hanya data jadwal dan realisasi hingga Cutoff Date yang diisikan, jadi bergantung pada tanggal yang dipilih tidak semua jadwal dan realisasi pada 1 tahun ajaran akan muncul.
Sistem akan menampilkan perhitungan jumlah jadwal tersimpan, jumlah realisasi tersimpan, serta persentase ketepatan waktu jadwal dibandingkan realisasi untuk Cutoff Date yang dipilih.
Catatan : % Ketepatan Waktu yang diperhitungkan hanya realisasi yang Tepat Waktu dibagi berapa jadwal tersimpan sebelumnya.
Page updated
Report abuse