Mengatur Pembaruan Data Siswa

Hal pertama yang perlu dilakukan adalah mengunggah gambar nominal SPP dan Pernyataan. 

Mengunggah gambar nominal SPP dapat dilakukan dengan mengakses menu Transaction > Student > Student Information > Renew Data > Upload Image SPP.

Silahkan memilih beberapa hal yang diminta :

1. Project : nama sekolah

2. Periode : nama periode untuk gambar nominal SPP yang diunggah

3. Educational Level : jenjang pendidikan

4. Class : nama kelas siswa

5. Upload Image SPP : gambar yang berisi keterangan nominal SPP bulanan dan tahunan.

6. Nominal SPP Bulanan : angka nominal SPP tiap bulan

7. Nominal SPP Tahunan : angka nominal SPP per tahun sekaligus

Setelah selesai, silahkan menekan tombol Save changes, untuk menyimpan.

Apabila mengunggah gambar nominal SPP harus dilakukan untuk setiap kelas, berbeda dengan mengunggah gambar Pernyataan yang hanya perlu 1 kali saja untuk setiap periodenya. Hal ini dapat dilakukan dengan mengakses menu Transaction > Student > Student Information > Renew Data > Upload Image Pernyataan

Silahkan memilih Project (nama sekolah) dan Periode (nama periode), kemudian unggah gambar Pernyataan dengan menekan tombol "Upload Image".

L:angkah selanjutnya adalah memasangkan pilihan nominal SPP kepada masing - masing siswa agar orangtua dapat menentukan untuk memilih pembayaran SPP bulanan atau tahunan. Hal ini dapat dilakukan dengan mengakses menu Transaction > Student > Student Information > Renew Data > Set SPP Fee Option to Student 

Silahkan memilih Project (nama sekolah), Kelas (kelas asal siswa pada tahun ajaran lama yang aktif saat itu), Periode Baru (periode tahun ajaran yang baru), kemudian silahkan menekan tombol "Show Students" dan sistem akan menampilkan dua tabel.

Apabila ingin memasangkan semua siswa pada SPP Fee kelas yang sama silahkan menekan ceklis "All" pada bagian atas tabel kiri kemudian pilih SPP Fee yang sesuai pada tabel sebelah kanan, lalu tekan tombol "Submit".

Apabila ada siswa tertentu yang ingin dipasangkan SPP Fee berbeda, maka silahkan memberikan ceklis pada siswa tertentu itu saja, dan pilih SPP Fee yang sesuai, kemudian tekan tombol "Submit".

Apabila terdapat siswa yang tidak naik kelas untuk tahun ajaran berikutnya, maka pilih siswa mana saja yang tidak naik kelas tersebut kemudian berikan ceklis pada bagian "Proses sebagai siswa tidak naik kelas".

Apabila pemasangan berhasil, maka akan diarahkan menuju halaman View Renew Student Data yang berisi hasil pemasangan SPP Fee kepada siswa.

Terdapat tombol "FOLUP by WA Ayah" dan "FOLUP by WA Ibu" untuk membantu mengingatkan melalui Whatsapp orangtua untuk memperbarui data.

Jika terdapat kesalahan pemasangan SPP Fee kepada siswa dan ingin menggantinya, maka silahkan menghapus dulu dengan menekan tombol silang berwarna merah pada kolom "Action".

Setelah memasangkan semua siswa dengan SPP Fee yang sesuai, langkah selanjutnya adalah membuka periode agar menu perbarui data muncul pada halaman CEdX orangtua. 

Hal ini dilakukan oleh Financial Accounting Supervisor (FAS) dengan mengakses menu Transaction > Student > Student Information > Renew Data > Setting Periode (silahkan Relation Officer/RO dapat berkoordinasi dengan FAS, untuk membuka/menutup periode perbarui data ini).

Pilihan untuk menutup periode memperbarui data terdapat 2 pilihan yang berbeda, yakni Closed Period (auto at specific time) yakni menutup periode pada waktu yang dipilih, namun proses penutupan ini hanya menutup menu memperbarui data yang muncul pada orangtua saja dan tidak ada proses lain yang dilakukan.

Sedangkan pilihan kedua yakni Closed Period (langsung terbitkan Tagihan, harus dilakukan untuk setiap Kelas) berfungsi untuk menutup periode pembaruan data sekaligus melakukan generate Re-Registration (yang biasa dilakukan pada menu Transaction > Institutional Resources > Voucher > Re-Registration (School) > Generate Daftar Ulang (School) ) dan generate tagihan SPP.

Proses generate tagihan ketika close period ini berlaku untuk seluruh siswa yang  sudah dipasangkan data SPP pada menu "Set SPP Fee Option to Student" .

Apabila sebelum proses penutupan period oleh Finance ini orangtua sudah submit dan memilih pembayaran SPP (bulanan/tahunan) maka akan langsung di generate sesuai pilihannya ketika orangtua submit. 

Namun apabila orangtua tidak juga submit, maka tagihan SPP yang digenerate ketika Close Period ini adalah SPP bulanan.

Apabila mengubah pengaturan periode buka ini, maka sistem akan mengirimkan notifikasi ke halaman login orangtua.

Pada menu setting ini dapat juga mengatur tanggal tagihan SPP Tahunan muncul pada Virtual Account yakni dengan memilih opsi "Set Trx Date SPP Tahunan" lalu mengisikan tanggal yang dikehendaki, selanjutnya silahkan menekan tombol Save.