Membuat Berita Acara Prestasi (BAP)

Untuk membuat Berita Acara Prestasi (BAP) terkait SPK yang sudah mendapatkan persetujuan, dapat mengakses menu Transaction - Institutional Resources - BAP - BAP Form.

Selanjutnya silahkan mengisi data yang diminta seperti :

1. Project (nama sekolah)

2. Title (nama departemen pembuat BAP)

3. BAP No., BAP Date, Supplier, Subject, Work Location, Work Date, Grand Total SPK (terisi otomatis oleh sistem berdasarkan data dari SPK)

4. SPK No. (silahkan mencari SPK yang akan dibuatkan BAP-nya)

5. Term (menunjukkan keterangan termin pembayaran berdasarkan data di SPK)

6. Work Details (silahkan mengisi progres dari pekerjaan sesuai syarat kondisi term yang saat itu diisikan, sebagai  contoh untuk term 2 syarat prestasi adalah 10% progress, maka untuk setiap item Work Description silahkan menambahkan Prestasi Pekerjaan sejumlah tertentu agar Total Progress SPK (%) memenuhi syarat 10%.)

7. Total Progress SPK (terisi otomatis berdasarkan jumlah Prestasi Pekerjaan yang diisikan saat itu dibandingkan dengan Qty SPK)

8. Term Format, Term Value (terisi otomatis oleh sistem berdasarkan data SPK)

9. Nilai yang sudah dibayar (terisi otomatis oleh sistem berdasarkan jumlah nominal yang sudah pernah dibuatkan BAP)

10. Total Nilai BAP term ini (berisi nominal uang yang akan dibayarkan pada term saat BAP itu dibuat)

11. Vo 1 No. (Jika ada VO yang dibuat pada BAP ini) dan Vo 2 No. (Jika ada VO yang dibuat pada BAP ini) (silahkan memilih nomor Variation Order/perubahan pekerjaan jika ada)

Setelah selesai mengisi semua data yang diminta, silahkan menekan tombol "Save changes" untuk menyimpan dan membuat sistem mengenerate BAP No.

Selanjutnya silahkan menekan tombol "Submit Approval" untuk mengajukan persetujuan.

Untuk menyetujui BAP yang telah diajukan, dapat mengakses "My Approval List" pada Dashboard sebelah kiri, atau dapat juga dilakukan dengan mengakses menu Transaction - ERP - BAP - BAP Approval.

Sistem akan menampilkan seluruh data BAP yang menunggu persetujuan.

Untuk memberikan tanggapan persetujuan maupun penolakan dapat dilakukan dengan mengakses tombol "Respon".

Sistem akan menampilkan detil menyeluruh terkait BAP yang dipilih tadi.

Pada bagian "Approval" silahkan memilih tanggapan terkait BAP yang diajukan :

1. Approve, menyetujui BAP tersebut

2. Reject, menolak BAP tersebut dan dapat diberikan alasan penolakan pada bagian "Reason"

3. Send Back, meminta pihak yang mengajukan BAP untuk merevisi / memperbaiki pengajuan BAP dan dapat menuliskan permintaan revisi pada bagian "Reason".

Kemudian dapat dilanjutkan dengan menekan tombol "Submit Approval".

Apabila ketika memberikan Approval yang dipilih adalah "Send Back", maka sistem akan mengembalikan BAP tersebut kepada user yang mengajukan agar dapat memberikan revisi.

Ketika user yang mengajukan membuka BAP yang dikembalikan, user dapat memberikan tanggapan dengan dua pilihan respon yakni :

1. Submit Revision, mengirimkan permohonan persetujuan kembali setelah memperbaiki yang diminta dengan menuliskan pada Reason Revised.

2. Cancel, membatalkan pengajuan BAP dengan menuliskan "Cancel Reason".

Setelah selesai silahkan menekan tombol "Submit Approval".