Memasukkan Data Anggaran (Budget)

Untuk memasukkan data anggaran dapat dilakukan dengan mengakses menu Transaction - Institutional Resources - Budget

Silahkan mengisikan semua data yang diminta seperti :

1. Project (nama sekolah)

2. Title (jabatan)

3. Dept/Div (departemen atau divisi yang menganggarkan budget)

4. Transaction No (nomor transaksi terisi otomatis oleh sistem)

5. Transaction Date (tanggal transaksi)

6. Subject (judul anggaran yang diinputkan)

7. Reference Url (unggah file dokumen pendukung untuk mengajukan anggaran)

8. Description (keterangan tambahan terkait anggaran yang diajukan)

Untuk memulai mengisi anggaran tiap COA, silahkan menekan tombol "Download Template Budget" lalu isikan pada file excel yang terunduh detil anggarannya.

Setelah mengisi, silahkan mengunggah file excel tersebut dengan menekan tombol "Upload Budget".

Apabila ingin melakukan pengisian langsung pada sistem, silahkan melihat bagian COA.

Silahkan mengisi data yang diminta seperti :

1. Use For (anggaran untuk apa)

2. COA (silahkan memilih COA untuk anggaran tersebut)

3. Realization Month Start (tanggal untuk dimulainya realisasi)

4. Realization Month End (tanggal berakhirnya realisasi)

5. Qty (jumlah yang dianggarkan)

6. Unit (satuan ukuran untuk barang/jasa yang dianggarkan)

7. Total Budget (jumlah anggaran)

Setelah mengisi semua yang diminta, silahkan menekan tombol " + " berwarna biru.

Silahkan ulangi langkah diatas untuk menambahkan anggaran lainnya dan setelah selesai mengisi tekan tombol "Save changes".

Untuk mengajukan persetujuan terkait anggaran silahkan menekan tombol "Submit Approval".

Untuk menyetujui anggaran yang telah diajukan, dapat mengakses "My Approval List" pada Dashboard sebelah kiri, atau dapat juga dilakukan dengan mengakses menu Transaction - ERP - Budget - Budget Approval.

Sistem akan menampilkan seluruh data RF yang menunggu persetujuan.

Untuk memberikan tanggapan persetujuan maupun penolakan dapat dilakukan dengan mengakses tombol "Respon".

Sistem akan menampilkan detil menyeluruh terkait anggaran yang dipilih tadi.

Pada bagian "Approval" silahkan memilih tanggapan terkait anggaran yang diajukan :

1. Approve, menyetujui anggaran tersebut

2. Reject, menolak anggaran tersebut dan dapat diberikan alasan penolakan pada bagian "Reason"

3. Send Back, meminta pihak yang mengajukan anggaran untuk merevisi / memperbaiki pengajuan anggaran dan dapat menuliskan permintaan revisi pada bagian "Reason".

Kemudian dapat dilanjutkan dengan menekan tombol "Submit Approval".

Apabila ketika memberikan Approval yang dipilih adalah "Send Back", maka sistem akan mengembalikan anggaran tersebut kepada user yang mengajukan agar dapat memberikan revisi.

Ketika user yang mengajukan membuka anggaran yang dikembalikan, user dapat memberikan tanggapan dengan menuliskan pada Reason Revised.

Selanjutnya dapat diajukan persetujuan kembali dengan menekan tombol "Submit Approval".