Depreciation

Edit Bulan Type / Category Item Depresiasi

Jika ingin mengedit, gantilah text yang ada dalam kolom "Depreciated In Months", kemudian pencet tombol "Save

Jika ingin mengedit secara bulk / borongan, bisa download dulu template untuk mengedit data dalam bentuk excel.
jangan lupa untuk menyesuaikan Project dan Owner sebelum mendownload, karena template yang didownload akan menyesuaikan dari pilihan.

• Project : Tempat item type tersebut terdaftar (e.g SCB/SCK, Sekolah Ciputra, dll)

• Owner : Department yang memiliki atau menampung item tersebut (e.g. ICT, Finance, Treasury, General Property)

Template excel akan tampak kurang lebih seperti gambar diatas.
note : Hanya edit kolom Depreciate Months, karena perubahan yang akan dibaca hanya pada kolom tersebut.

Setelah selesai memasukan data, simpan file dalam format .xls seperti pada saat mendownload. 

Kembali ke halaman Depreciation > Item Category,

lalu tekan tombol choose file untuk mengupload file yang telah diubah tadi.

Pastikan file yang diupload adalah yang sudah diedit dan adalah file yang benar.

Setelah yakin semua oke, tekan tombol upload.

Jika semua proses sudah benar dan oke, maka akan tampil text dengan background hijau seperti ini.

Jika yang tampil adalah tulisan dengan background merah, harap screenshot dan hubungi developer anda untuk troubleshooting.

Edit Master Depresiasi (Sesuai COA)

Buka Master > Institutional Resources > Depreciation > View Depreciation untuk melihat list coa dimana sebuah item akan di depresiasi

Jika ingin memasukan coa pembelian yang akan membuat sebuah item terdepresiasi, buka:

Master > Institutional Resources > Depreciation > Input Depreciation,

atau anda dapat memencet tombol (" + Insert New Data" ) pada halaman View Depreciation.

Masukan:

• Project -> Perusahaan dimana barang tersebut berasal

• Purchase COA ID -> Purchase COA dimana jika sebuah barang dibeli / di adjust in dengan COA tersebut, maka barang tersebut akan masuk dalam laporan depresiasi. pastikan jika memilih sebuah coa, coa tersebut belum ada di list. Jika sudah ada, maka program akan menolak. 

• Debit COA ID -> Menentukan di debit coa mana laporan ini akan masuk secara debit

• Credit COA ID -> Menentukan di credit coa mana laporan ini akan masuk secara credit

• Depreciate In Months -> abaikan

• Active Status -> Apakah master ini active atau non-aktif dan akan dihapus

Jika telah selesai memasukan data, klik "Save Changes" untuk menyimpan data.

Edit Barang Terdepresiasi

Untuk melihat barang yang akan terdepresiasi, buka:
Master > Institutional Resources > Depreciation > Depreciated Item List

Barang - barang yang ditampilkan disini adalah barang yang belum pernah di depresiasi, dan akan didepresiasi pada closing bulan ini.

jika ingin membuat barang tersebut di depresiasi, pastikan Total Depreciate Month lebih dari 1..

Pastikan juga bahwa Purchase COA pada item tersebut terdaftar pada master depreciation.

Untuk mengedit file,  ganti field sesuai dengan data yang mau diedit, kemudian tekan tombol save pada ujung kanan sesuai dengan entry yang mau di edit.
Note : Jika anda mengedit lebih dari 1 file, jangan lupa untuk menyimpan file satu per satu setelah memastikan bahwa data sudah benar.

Depreciation Adjustment

Jika tanggal pada barang yang di list sudah lewat dari tanggal depresiasi (misal: barang dimasukan pada tanggal 16/05/2023, di depresiasi 3 bulan, dan sekarang tanggal 17/10/2023), atau barang seharusnya sudah didepresiasi berjalan (misal sekarang tanggal 16/05/2023, di depresiasi 12 bulan, dan sekarang tanggal 17/10/2023 = seharusnya sudah di depresiasi 5 bulan), maka anda bisa melakukan step berikut:

• centang barang yang akan dipilih

• tekan tombol yang ada di kiri atas(tanda panah)

  • jika anda ingin depresiasi tersebut dimasukan ke dalam jurnal, maka pilih Adjust Depreciation (Journalized)

  • Jika anda ingin depresiasi tersebut tidak masuk ke dalam jurnal, maka pilih Adjust Depreciation (Non Journal).

• pastikan total depreciate month sudah sesuai dan sudah di save sebelum menekan tombol tersebut, karena proses akan dijalankan .

Insert Depreciated Items

Jika anda ingin memasukan sebuah item ke dalam depresiasi, namun item tersebut belum pernah dimasukan sebelumnya, atau tidak muncul di dalam list, anda dapat memasukan nya dengan menekan tombol "+ insert new data"

Modal seperti di atas akan muncul, anda bisa memilih untuk mendownload template untuk memasukan item

Template kurang lebih akan tampak seperti ini.
masukan data sesuai dengan data barang yang ingin dimasukan.

• Jika data barang sudah ada, bisa langsung memasukan data barcode, maka nama barang akan mengikuti barang dengan barcode tersebut.

• Jika tidak perlu,  barcode bisa dikosongi

• COA pembelian bisa dimasukan dengan format seperti di atas (kode COA). pastikan untuk tidak memasukan spasi atau apapun, hanya titik dan angka.

• Masukan bulan depresiasi dan harga pembelian dengan format angka, tanpa koma, tanpa titik.

• Jika sudah selesai, simpan kembali data ke dalam file. Jika save as, pastikan bahwa file dalam format .xls. 

Setelah selesai, upload file yang sudah diedit ke dalam form, dan pilih department yang memiliki barang tersebut.

Jika sudah selesai, klik upload

Closing Depresiasi

Buka Menu Master Closing, dan masukan data sesuai dengan data yang anda butuhkan (e.g. anda mau menutup bulan agustus, 2023. maka masukan data bulan agustus 2023).

Pastikan data bulan itu belum di closing (belum di tutup) jika ingin mengenerate laporan untuk bulan itu.

Jika notifikasi "Error : Tidak ada data depresiasi di bulan ini" muncul, maka ada yang salah pada data depresiasi bulan lalu. coba perbaiki data pada depresiasi bulan lalu.

Jika jurnal telah berhasil ditutup, maka notifikasi "Successfully Closed / Unclosed" akan muncul.