Membuat Variation Order (VO)

Untuk membuat Variation Order (VO) dapat dilakukan dengan mengakses menu Transaction - Institutional Resources - VO - VO Form.

Selanjutnya silahkan mengisi semua data yang diminta seperti :

1. VO No. dan VO Date (terisi otomatis oleh sistem)

2. Project (nama sekolah)

3. Title (nama departemen yang membuat VO tersebut)

4. VO Type (jenis perubahan yang terjadi apakah VO Tambah atau VO Kurang)

5. Reference Url (unggah dokumen yang berkaitan dengan perubahan)

6. No SPK (silahkan mencari nomor SPK yang akan dilakukan perubahan)

7. Description (keterangan tambahan terkait VO yang terjadi)

8. Grand Total (total biaya yang harus dikeluarkan terkait dengan VO yang terjadi)

9. Item List (pada bagian ini silahkan mencari data RF yang berkaitan dengan SPK dengan menekan tombol "+Add Item".

Silahkan mencari RF dengan mengetikkan kata kunci pencarian dalam kotak, lalu tekan tombol "Search".

Setelah sistem menampilkan semua data yang berkaitan, silahkan memilih dengan menekan tombol "Select".

Selanjutnya silahkan mengisi:

1. Delivery Date (tanggal pengiriman)

2. Qty (jumlah yang akan ditambahkan)

3. Unit (satuan ukuran)

4. Unit Price (jumlah uang untuk item yang bertambah)

5. Note (catatan tambahan untuk item yang ditambahkan)

6. PPn & PPh (nilai pajak pertambahan nilai dan pajak penghasilan)

7. Payment Term (cara pembayaran untuk VO yang ditambahkan)

Setelah selesai silahkan menekan tombol "Save changes" agar data yang sudah dimasukkan tersimpan dan VO No. (nomor VO) akan otomatis digenerate oleh sistem.

Selanjutnya silahkan menekan tombol "Submit Approval" untuk meminta persetujuan.

Untuk menyetujui VO yang telah diajukan, dapat mengakses "My Approval List" pada Dashboard sebelah kiri, atau dapat juga dilakukan dengan mengakses menu Transaction - ERP - VO- VO Approval.

Sistem akan menampilkan seluruh data VO yang menunggu persetujuan.

Untuk memberikan tanggapan persetujuan maupun penolakan dapat dilakukan dengan mengakses tombol "Respon".

Sistem akan menampilkan detil menyeluruh terkait VO yang dipilih tadi.

Pada bagian "Approval" silahkan memilih tanggapan terkait VO yang diajukan :

1. Approve, menyetujui VO tersebut

2. Reject, menolak VO tersebut dan dapat diberikan alasan penolakan pada bagian "Reason"

3. Send Back, meminta pihak yang mengajukan VO untuk merevisi / memperbaiki pengajuan VO dan dapat menuliskan permintaan revisi pada bagian "Reason".

Kemudian dapat dilanjutkan dengan menekan tombol "Submit Approval".

Apabila ketika memberikan Approval yang dipilih adalah "Send Back", maka sistem akan mengembalikan VO tersebut kepada user yang mengajukan agar dapat memberikan revisi.

Ketika user yang mengajukan membuka VO yang dikembalikan, user dapat mengubah data yang diminta dan setelah selesai silahkan menekan tombol "Submit Approval".

VO yang sudah mendapatkan status "Final Approve" dapat ditambahkan ketika membuat "Berita Acara Prestasi" (BAP) selanjutnya.

Silahkan memilih nomor VO pada bagian "Vo 1 No. (Jika ada VO yang dibuat pada BAP ini)", lalu tekan "Save changes".

Selanjutnya silahkan menekan tombol "Submit Approval" untuk meminta persetujuan BAP yang terdapat VO didalamnya.