Membuat Receiving Record (RR)

Untuk menambahkan Receiving Record (RR) atas barang yang sudah dilakukan PO dapat dilakukan dengan mengakses menu Transaction - Institutional Resources - RR - RR Form

Silahkan mengisi data yang diminta seperti :

1. RR No.  dan RR Date(terisi otomatis oleh sistem)

2. Project (nama sekolah)

3. Title (nama departemen pembuat RR)

4. RR Type (jenis RR yang sedang dibuat, untuk saat ini berarti RR atas PO)

5. Supplier (nama pihak penyedia PO)

6. Description (keterangan tambahan terkait laporan penerimaan barang RR)

7. Additional Discount (nominal diskon tambahan)

8. Item List (untuk menambahkan produk yang dilakukan PO silahkan menekan tombol "+Add Item")

Untuk memunculkan item yang dilakukan PO, silahkan mencari nomor PO pada "PO Number".
Lalu centang barang yang akan dibuatkan RR dan tekan tombol "+Add".

Apabila barang yang dibeli sebelumnya berjumlah lebih dari 1 dan tidak semua barang tersebut dikirimkan kepada 1 ruangan, maka silahkan mengisi Qty sejumlah barang untuk didistribusikan ke ruangan A dan sejumlah berikutnya untuk ruangan B.

Silahkan memilih pendistribusian barang dengan menekan tombol "+Add RF" pada "Distribution".

Selanjutnya

Pada bagian "Room ID" silahkan memilih lokasi ruangan tempat diletakkannya barang tersebut. Lalu untuk menyimpan silahkan menekan tombol "+" berwarna biru.

Setelah selesai silahkan menekan tombol "Save changes" agar data yang sudah dimasukkan tersimpan dan RR No. (nomor RR) akan otomatis digenerate oleh sistem.

Selanjutnya silahkan menekan tombol "Submit Approval" untuk meminta persetujuan.

Untuk menyetujui RR yang telah diajukan, dapat mengakses "My Approval List" pada Dashboard sebelah kiri, atau dapat juga dilakukan dengan mengakses menu Transaction - ERP - RR - RR Approval.

Sistem akan menampilkan seluruh data RR yang menunggu persetujuan.

Untuk memberikan tanggapan persetujuan maupun penolakan dapat dilakukan dengan mengakses tombol "Respon".

Sistem akan menampilkan detil menyeluruh terkait RR yang dipilih tadi.

Pada bagian "Approval" silahkan memilih tanggapan terkait RR yang diajukan :

1. Approve, menyetujui RR tersebut

2. Reject, menolak RR tersebut dan dapat diberikan alasan penolakan pada bagian "Reason"

3. Send Back, meminta pihak yang mengajukan RR untuk merevisi / memperbaiki pengajuan RR dan dapat menuliskan permintaan revisi pada bagian "Reason".

Kemudian dapat dilanjutkan dengan menekan tombol "Submit Approval".

Apabila ketika memberikan Approval yang dipilih adalah "Send Back", maka sistem akan mengembalikan RR tersebut kepada user yang mengajukan agar dapat memberikan revisi.

Ketika user yang mengajukan membuka RR yang dikembalikan, user dapat mengubah data yang diminta dan setelah selesai silahkan menekan tombol "Submit Approval".