Membuat Invoice

Membuat Invoice dapat dilakukan dengan mengakses menu Transaction > Institutional Resources > Ap > Invoice > Input Invoice

Silahkan mengisikan beberapa hal yang diminta seperti :

1. Invoice Creator : nama project pembuat invoice

2. Invoice Type : jenis invoice apakah ditujukan untuk internal project Ciputra Pendidikan atau untuk eksternal 

3. Bank Name : nama bank untuk menerima pembayaran invoice

4. Bank Account Name : nama akun pada rekening bank untuk menerima pembayaran invoice

5. Bank Account No : nomor rekening bank untuk menerima pembayaran invoice

6. Invoice Recipient : nama project yang akan menerima invoice, jika Invoice Type dipilih Internal maka silahkan memilih dropdown, namun jika eksternal silahkan mengetikkan nama project

7. Invoice Description : keterangan tagihan

8. Amount : jumlah yang ditagihkan

9. Upload Document : lampiran terkait invoice.

Untuk menambahkan invoice sekolah lain silahkan ulangi lagi pengisian Invoice Recipient, Invoice Description, Invoice Amount dan tekan tombol Add

Untuk melakukan pengubahan detil invoice yang sudah ditambahkan, silahkan menekan tombol bergambar pensil berwarna hijau, lalu ubah detil yang diinginkan, dan tekan tombol Apply.

Untuk menghapus detil invoice yang sudah ditambahkan, silahkan menekan tombol silang berwarna merah.

Apabila sudah menginputkan semua yang diminta, silahkan menyimpan invoice dengan menekan tombol Save changes.

Untuk melihat data invoice tersimpan silahkan mengakses menu Transaction > Institutional Resources > Ap > Invoice > View Saved Invoice

Pada kolom Status akan terdapat 3 jenis status yakni :

1. Invoice Status : menandakan status Invoice tersebut yang terdiri atas "Created / Saved Draft", "Waiting Approval", "Send Back / Revision", "Approved", "Deleted"

2. Paid / Unpaid : menandakan apakah sudah ada voucher untuk invoice yang ditagihkan.

3. Email Sent / Email Not Yet Sent : menandakan apakah sudah mengirimkan email invoice kepada penerima invoice, status email ini hanya berlaku untuk tipe invoice Internal. Sedangkan tipe invoice Eksternal akan muncul tulisan 'Send Email Feature Not Available for External Invoice'

Untuk melakukan perubahan pada Invoice yang sudah disimpan sebelumnya, silahkan menekan tombol Edit bergambar pensil berwarna biru pada kolom Action, kemudian silahkan melakukan perubahan detil invoice yang ada.

Untuk mengirimkan persetujuan invoice yang dibuat, silahkan menekan tombol "Submit Approval" untuk mengirimkan pemberitahuan pada Financial Accounting Supervisor agar memberikan persetujuan.

Bagi FAS, pemberitahuan untuk memberikan persetujuan akan masuk melalui e-mail, silahkan mengklik link yang ada disana untuk diarahkan ke halaman approval invoice.

Silahkan menekan tombol Approve berwarna biru jika menyetujui, atau tombol Send Back berwarna kuning jika meminta untuk diubah, dan tombol Reject berwarna merah jika menolak.

Apabila telah membuat voucher pembayaran atas invoice yang ditagihkan keluar sekolah lain, dapat melakukan penginputan nomor voucher pada kolom Voucher No In.

Pada saat melakukan posting voucher juga dapat memilih langsung nomor invoice yang ditagihkan keluar.

Apabila telah membuat voucher pembayaran atas invoice yang tertagih masuk dari sekolah lain, dapat melakukan penginputan nomor voucher pada kolom Voucher No Out melalui menu Transaction > Institutional Resources > AP > Invoice > View Received Invoice.

Pada saat melakukan posting voucher out juga dapat memilih langsung nomor invoice yang tertagih masuk.

Laporan invoice yang sudah tersimpan selama beberapa waktu dapat dilihat melalui menu Report > Institutional Resource > Voucher Report > Voucher Detail Report