Membuat Requisition Form (RF)

Membuat Requisition Form (RF) dapat dilakukan dengan mengakses menu Transaction - Institutional Resources - RF - RF Form

Silahkan mengisi data yang diminta seperti :

1. Project (nama sekolah)

2. RF No. dan RF Date (akan digenerate otomatis oleh sistem)

3. RF Category (kategori RF terdiri dari Biaya Operational, Kasbon, Asset / Capex, Barang Operational Stock, Barang Operational  Non Stock, Software Subscription)

4. Subject (judul RF)

5. Note (keterangan tambahan terkait RF)

6. Reference URL (silahkan mengunggah gambar bukti transaksi/tagihan)

7. Grand Total (akan bertambah sesuai dengan jumlah nominal yang ditambahkan pada "Item List")

8. Item List (daftar barang yang akan dibuat RF nya, tambahkan Item Name, Delivery Date, COA, Qty, Unit, Unit Price, Description, lalu tekan tombol "+")

9. Budget Summary (bagian ini akan menampilkan data anggaran yang akan muncul apabila sudah menambahkan Item List)

Setelah selesai mengisi semua data, silahkan menyimpan dengan menekan tombol "Save Changes".

Apabila sudah dan ingin mengajukan kepada atasan untuk persetujuan silahkan menekan tombol "Submit Approval".

Untuk melihat data RF yang sudah dibuat sebelumnya, dapat mengakses menu Transaction - Institutional Resources - RF - RF Data

Sistem akan menampilkan seluruh data RF yang pernah diinputkan sebelumnya.

Pada tiap baris data di bagian paling kanan terdapat 3 tombol yakni :

1. Tombol berwarna biru merupakan tombol detail, berfungsi menampilkan detil isian RF.

2. Tombol berwarna merah merupakan tombol Approval History, berfungsi menampilkan rekam jejak permohonan persetujuan RF.

3. Tombol berwarna putih merupakan tombol Copy, berfungsi untuk membuat salinan RF dengan detil isian yang sama.

Untuk menyetujui RF yang telah diajukan, dapat mengakses "My Approval List" pada Dashboard sebelah kiri, atau dapat juga dilakukan dengan mengakses menu Transaction - ERP - RF - RF Approval.

Sistem akan menampilkan seluruh data RF yang menunggu persetujuan.

Untuk memberikan tanggapan persetujuan maupun penolakan dapat dilakukan dengan mengakses tombol "Respon".

Sistem akan menampilkan detil menyeluruh terkait RF yang dipilih tadi.

Pada bagian "Approval" silahkan memilih tanggapan terkait RF yang diajukan :

1. Approve, menyetujui RF tersebut

2. Reject, menolak RF tersebut dan dapat diberikan alasan penolakan pada bagian "Reason"

3. Send Back, meminta pihak yang mengajukan RF untuk merevisi / memperbaiki pengajuan RF dan dapat menuliskan permintaan revisi pada bagian "Reason".

Kemudian dapat dilanjutkan dengan menekan tombol "Submit Approval".

Apabila ketika memberikan Approval yang dipilih adalah "Send Back", maka sistem akan mengembalikan RF tersebut kepada user yang mengajukan agar dapat memberikan revisi.

Ketika user yang mengajukan membuka RF yang dikembalikan, user dapat memberikan tanggapan dengan dua pilihan respon yakni :

1. Submit Revision, mengirimkan permohonan persetujuan kembali setelah memperbaiki yang diminta dengan menuliskan pada Reason Revised.

2. Cancel, membatalkan pengajuan RF dengan menuliskan "Cancel Reason".

Jika sudah merevisi maka dapat dilakukan permohonan Approval lagi dengan menekan tombol "Submit Approval" atau jika membatalkan pengajuan RF dapat menekan tombol "Cancel RF".

Jika RF dilakukan untuk pembelian Barang maka setelah mendapat persetujuan dari Head Of Finance maka proses selanjutnya akan meminta persetujuan dari bagian Purchasing

Saat bagian purchasing memberikan tanggapan dapat dilakukan dengan menekan tombol "Respon".

Sistem akan menampilkan detil RF yang diajukan, dan bagian purchasing diminta mengisi kolom "Action" yang merupakan pilihan pembayaran secara "Kasbon" atau "Tagihan".

Selanjutnya silahkan memilih tanggapan "Approval" :

1. Approve, menyetujui RF tersebut

2. Reject, menolak RF tersebut dan dapat diberikan alasan penolakan pada bagian "Reason"

3. Send Back, meminta pihak yang mengajukan RF untuk merevisi / memperbaiki pengajuan RF dan dapat menuliskan permintaan revisi pada bagian "Reason". Selain itu dapat pula langsung mengganti kategori RF pada "Change RF Category".

Setelah selesai silahkan menekan tombol "Submit Approval".

Catatan : User Head Finance memiliki akses untuk membatalkan RF yang sudah berstatus "Final Approve".