Embedded Files
Sebelum siswa dapat mendaftarkan ekstrakurikuler secara mandiri, terlebih dahulu Financial Accounting Supervisor harus memasukkan data master ekstrakurikuler melalui menu Master > Institutional Resources > Extracurricular > Input Extracurricular
Silahkan mengisikan isian yang diminta, diantaranya :
Project : Nama sekolah
Periode : periode ekstrakurikuler
Major : jenjang pendidikan (TK/SD/SMP/SMA)
Extracurricular Name : pilih nama ekstrakurikuler (akan terkoneksi dengan data ekstrakurikuler pada rapor siswa)
Schedule : jadwal kegiatan ekstrakurikuler (penjelasan di bagian bawah)
Minimum Quota : jumlah peserta minimal ekstrakurikuler yang dimaksud
Maximum Quota : jumlah peserta maksimal ekstrakurikuler yang dimaksud
Fee: biaya pendaftaran ekstrakurikuler
Opsi Pembayaran Lunas : pilihan pembayaran sekaligus seluruh biaya ekstrakurikuler yang nantinya bisa dipilih orangtua
Transaction Date (Tagihan muncul di VA) : tanggal tagihan muncul pada Virtual Account Bank untuk pilihan pembayaran lunas
Due Date : tanggal jatuh tempo untuk pilihan pembayaran lunas
Opsi Pembayaran Cicilan : pilihan pembayaran dengan beberapa kali waktu bayar.
Jika sudah melengkapi semua isian, silahkan menekan tombol "Save changes".
Jika pilihan Extracurricular Name belum tersedia, maka bisa menekan tombol plus di dekat dropdown pilihan, kemudian akan muncul kotak dialog.
Silahkan mengisikan :
Name : nama ekstrakurikuler
Selanjutnya silahkan menekan tombol "Save" pada kanan bawah kotak dialog.
Pada bagian "Schedule", silahkan menambahkan keterangan Hari, Jam Mulai dan Jam Selesai dari kegiatan ekstrakurikuler yang dimaksud dengan menekan tombol plus warna hijau disebelah kolom "Day".
Silahkan memilih hari, kemudian jam mulai dan jam selesai. Ulangi menekan tombol plus warna hijau jika akan menambahkan hari lain untuk ekstrakurikuler yang sama.
Setelah menambahkan semua jadwal, silahkan menekan tombol "Add".
Ulangi mengisikan semua ekstrakurikuler yang akan ditawarkan kepada orangtua untuk mendaftarkan anaknya.
Pada bagian "Opsi Pembayaran Cicilan" silahkan memilih Ya/Tidak menawarkan pilihan pembayaran bertahap kepada orangtua ketika mendaftarkan ekstrakurikuler.
Jika memilih Ya, maka silahkan menentukan berapa kali cicilan pada bagian "Installment".
Pada tabel yang muncul silahkan mengisikan tanggal tagihan muncul di VA, tanggal jatuh tempo dan berapa persentase porsi cicilan untuk setiap waktu cicilan.
Untuk contoh diatas, berarti terdapat 2 kali cicilan dimana cicilan pertama akan tertagih sebesar 60% dari biaya ekstrakurikuler dan cicilan kedua sebesar 40% dari biaya ekstrakurikuler.
Apabila ingin melihat atau mengubah data ekstrakurikuler yang sudah tersimpan, dapat mengakses menu Master > Institutional Resources > Extracurricular > View Extracurricular
Apabila ingin mengubah dapat menekan tombol bergambar pensil pada kolom Action, sedangkan apabila ingin menghapus data ekstrakurikuler dapat menekan tombol bergambar tong sampah.
Tombol hapus data ekstrakurikuler hanya muncul apabila belum ada siswa yang mendaftar ekstrakurikuler tersebut.
Apabila terdapat pendaftar yang melebihi nilai pada kuota maksimum ekstrakurikuler yang diatur sebelumnya, maka pendaftaran siswa tersebut akan masuk ke dalam daftar tunggu (kolom Waiting List Registration) dan tidak akan dibuatkan tagihannya dulu.
FAS dapat mengubah nilai kuota maksimum dengan menekan tombol bergambar pensil pada kolom Action, kemudian menambahkan nilai kuota maksimumnya sesuai jumlah pendaftar yang masuk dalam Waiting List.
Setelah menyimpan perubahan kuota maksimum, maka bisa menekan tombol "Process Waiting List" untuk memasukkan pendaftaran tersebut ke Registered Participant.
Fas juga bisa memilih untuk langsung membatalkan registrasi Waiting List tersebut pada menu Transaction > Institutional Registration > Tagihan (Denda, Ekskul, Kegiatan) > Extracurricular Registration
Pada saat tahun ajaran berganti, maka proses penginputan data master ekstrakurikuler harus kembali dilakukan agar orangtua dapat melakukan pendaftaran mandiri.
Apabila telah ada data master pada tahun ajaran sebelumnya, dapat dilakukan proses duplikasi data untuk tahun ajaran berikutnya, sehingga tidak perlu menginputkan kembali.
Duplikasi data ekstrakurikuler dapat dilakukan melalui menu Master > Institutional Resources > Extracurricular > View Extracurricular, kemudian tekan tombol "Duplicate Ekstracurricular".
Pada kotak dialog yang muncul, silahkan memilih periode asal "From Period" dan periode tujuan "To Period".
Sistem akan menduplikasi data persentase cicilan dan menyesuaikan tahun (sedangkan tanggal dan bulan tetap sesuai data periode asal) untuk tanggal tagihan muncul di VA dan tanggal jatuh tempo dari data ekstrakurikuler periode asal.
Setelah mengisikan data ekstrakurikuler, selanjutnya adalah mengatur waktu pendaftaran dibuka dan waktu pendaftaran ditutup.
Hal ini dapat dilakukan dengan mengakses menu Master > Institutional Resources > Extracurricular > Set Registration Period
Silahkan memilih jenis pengaturan yang akan diubah, yakni dengan memilih pada "Set Menu".
Jika memilih "Open Period Extracurricular / Close Period Extracurricular" maka kemudian isikan data tanggal dan waktu pendaftaran dibuka / ditutup dengan format YYYY-MM-DD HH:MM:SS
Selanjutnya silahkan menekan tombol "Save".
Setelah mengisikan waktu pada "Close Period Extracurricular" maka ketika tanggal dan jam yang disimpan sudah terlewati, sistem akan melakukan pengecekan kesesuaian antara Minimum Quota masing-masing ekstrakurikuler dengan jumlah siswa yang mendaftar.
Apabila jumlah siswa yang mendaftar lebih kecil dari kuota minimal, maka pendaftaran ekstrakurikuler tersebut akan dibatalkan otomatis dan sistem akan mengirimkan pemberitahuan pada akun CEdX siswa dan orangtua.
Jika memilih set menu "Registrasi Ekstrakurikuler langsung buat tagihan?" maka yang dipilih adalah apakah pendaftaran ekstrakurikuler oleh orangtua tersebut sekaligus men-generate tagihan yang harus dibayar, atau hanya mendaftarkan ekstrakurikuler saja.
Setelah pendaftaran dibuka, maka orangtua dapat mulai mendaftar ekstrakurikuler yang diinginkan.
FAS juga dapat mendaftarkan siswa pada ekstrakurikuler tertentu, yakni dengan menekan tombol "Register Student to Extracurricular" pada menu Transaction > Institutional Resources > Tagihan ( Denda, Ekskul, Kegiatan ) > Extracurricular Registration
Pada kotak dialog yang muncul, silahkan memilih "Major" dan "Extracurricular" agar daftar nama siswa pada bagian Student dapat tampil.
Setelah memilih pilihan pembayaran pada "Choose Payment Option" maka akan ditampilkan pula informasi biaya dan jumlah cicilan ekstrakurikuler yang dipilih.
Perlu diingat bahwa nama siswa yang tampil pada bagian "Student" adalah siswa sesuai jenjang yang dipilih pada "Major" dan belum terdaftar pada "Extracurricular" yang dipilih.
Silahkan memberikan centang pada siswa yang ingin didaftarkan pada ekstrakurikuler yang dipilih, kemudian tekan tombol "Enroll".
Pada kolom Action terdapat tombol silang berwarna merah untuk membatalkan registrasi siswa.
Registrasi ekstrakurikuler yang dapat dibatalkan hanya jika belum terdapat pembayaran sama sekali atas biaya pendaftarannya.
Page updated
Report abuse