Membuat Berita Acara Serah Terima (BAST)

Untuk membuat Berita Acara Serah Terima (BAST) dilakukan ketika Retention dari BAP sudah diselesaikan, dapat dilakukan dengan mengakses menu Transaction - Institutional Resources - RR - RR Form

Silahkan mengisi data yang diminta seperti :

1. RR No.  dan RR Date(terisi otomatis oleh sistem)

2. Project (nama sekolah)

3. Title (nama departemen pembuat RR)

4. RR Type (jenis RR yang sedang dibuat, untuk saat ini berarti Berita Acara Serah Terima (BAST) atas SPK)

5. SPK Number (nomor SPK)

6. Description (keterangan tambahan terkait penyelesaian pekerjaan SPK)

7. Additional Discount (nominal diskon tambahan)

8. Item List (untuk menampilkan produk SPK setelah SPK Number dipilih )

Setelah "SPK Number" dipilih, maka sistem akan menampilkan "Item List" yang ada termasuk apabila sebelumnya menambahkan "Variation Order".

Silahkan mengisi Qty (jumlah pekerjaan yang diselesaikan sesuai dengan SPK), Note (catatan tambahan terkait pekerjaan SPK), dan Additional Disc (tambahan potongan harga jika ada)

Setelah mengisi seluruh data yang diminta silahkan menyimpan dengan menekan tombol "Save changes" dan sistem akan mengenerate RR No. (nomor BAST) secara otomatis.

Selanjutnya silahkan menekan tombol "Submit Approval".

Untuk menyetujui RR/BAST yang telah diajukan, dapat mengakses "My Approval List" pada Dashboard sebelah kiri, atau dapat juga dilakukan dengan mengakses menu Transaction - ERP - RR - RR Approval.

Sistem akan menampilkan seluruh data RR/BAST yang menunggu persetujuan.

Untuk memberikan tanggapan persetujuan maupun penolakan dapat dilakukan dengan mengakses tombol "Respon".

Sistem akan menampilkan detil menyeluruh terkait RR/BAST yang dipilih tadi.

Pada bagian "Approval" silahkan memilih tanggapan terkait RR/BAST yang diajukan :

1. Approve, menyetujui RR/BAST tersebut

2. Reject, menolak RR/BAST tersebut dan dapat diberikan alasan penolakan pada bagian "Reason"

3. Send Back, meminta pihak yang mengajukan RR/BAST untuk merevisi / memperbaiki pengajuan RR dan dapat menuliskan permintaan revisi pada bagian "Reason".

Kemudian dapat dilanjutkan dengan menekan tombol "Submit Approval".

Apabila ketika memberikan Approval yang dipilih adalah "Send Back", maka sistem akan mengembalikan RR/BAST tersebut kepada user yang mengajukan agar dapat memberikan revisi.

Ketika user yang mengajukan membuka RR/BAST yang dikembalikan, user dapat mengubah data yang diminta dan setelah selesai silahkan menekan tombol "Submit Approval".