資訊系統委外 合約

合約的重要性

擬定嚴密的合約是委外作業成功案例中唯一最重要的因素.

合約的限制

光靠合約並不能保證委外作業能成功.

與委外作業包商的關係, 是從合約開始的, 但關係並不只是一紙合約而已.

造成合約限制的因素有2個: 不完備的資訊、不確定性.

不確定性

• 在合約中說明一些可以預見的事件, 而把不能預測的環境變動, 留給合約外的調節機制去處理.
• 如果 不確定性 存在, 則短期的合約會比較好.

良好的合約

• 雙贏: 實現雙方的目標
• 合理
• 公平
• 清楚明確: 讓雙方及第三者(法院)能夠充分了解
• 要有足夠的變通性, 才能在不需回到談判桌前的情況下, 容許變動.
• 在合約中要求包商定時報告工作進度, 包括問題.

市場關係與合約

適用市場關係合約的條件: 沒有不確定性、沒有資產特殊性、沒有再簽約的需求

未來本身就充滿不確定性, 所以即使委外作業工作符合市場型態, 若其合約為時過長, 便不能以市場關係來進行外包.

如果合約結束後, 要再外包, 不一定要找原包商, 那就是真正的市場關係.

如果用同一個包商比較好, 那就不是純粹市場關係.

中間型關係與合約

合約不可能是毫無遺漏的文件: 說明和條件應儘可能嚴謹, 就合約的其他部分, 也需要說明不足之處以及處理方式.

價格

• 沒有調整空間的固定方式
• 成本 -- 利潤加成的訂價方式
• 由一些固定及變動元素組成的混合型態付費方式
• 在工作完成之前, 可以先付或不付部分的款項
• 可以限定或不限定付款的最高金額

合約到期與終止

較新、沒試過的包商, 以及財務狀況不是很好的包商, 不確定性會高出很多.

合夥

如果不確定性與資產特殊性都很高, 而且再簽約會有其利益, 則採用合夥方式會比較好.

這些關係是在互信的基礎上, 而不是以法律文件來約束, 即使客戶與包商之間還是會擬定合約.

成功的合夥關係, 合約絕對必要的特性:

• 出現不可預見的意外事件時, 須重新修訂合約的方法.
• 能分擔風險與分享利益的訂價方法.
• 解決爭端與異議的機制
• 標準運作程序, 以及變動或重新協商合約條款的授權.

在合夥關係中, 合約有安全網的作用, 如果合夥關係失敗, 終止條款可以處理拆夥的問題.

但是合夥關係的日常運作, 主要依靠的並不是合約.

合夥型關係 與 中間型關係 真正的差異, 是對法律文件以外的機制的強烈依賴.

合夥關係要長遠, 合夥各方要有動機一直結合在一起, 也就是這個關係必須是互惠的, 對各方都有利的.

參考資料

《資訊系統委外管理概論》1999, 譯自: Outsourcing Information Technology, Systems & Services, 原作者: Robert Klepper & Wendell O. Jones