Max Weber ha sottolineato in modo particolare il processo di spersonalizzazione realizzato attraverso la “razionalizzazione” del funzionamento e la rigida delimitazione dei ruoli, ruoli definiti e distribuiti in modo fisso e impersonale che assumono un significato solo in funzione dell'organizzazione per cui sono stati previsti. In altre parole: il burocratismo implica un'alienazione delle persone nei ruoli e dei ruoli nell'apparato.

Il termine “apparato” si adatta abbastanza bene alla situazione così descritta: il “potere degli uffici” è proprio quello di un sistema meccanizzato. Da qui l'anonimato delle decisioni: in un sistema burocratico è difficile sapere dove, quando e come si decide. Questo è, ad esempio, uno dei tratti essenziali dell'universo burocratico descritto da Franz Kafka.

Hannah Arendt concepisce la burocrazia come il potere «di un complesso sistema di uffici in cui nessuno, né i migliori, né i pochi, né la maggioranza, nessuno può essere ritenuto responsabile, e che può essere giustamente definito il regno dell'Anonimo». In questo contesto, la burocrazia non consente alcun controllo e mette in atto una «cospirazione involontaria» che può portare all'esecuzione di atti che nessun individuo sosterrebbe, ma di cui tutti sono alla fine complici: «in una burocrazia pienamente sviluppata, non rimane più nessuno con cui discutere, a cui presentare reclami, su cui esercitare pressioni di potere».

In altre parole: le tecniche burocratiche di formazione contribuiscono a sviluppare il conformismo degli atteggiamenti, una delle cui conseguenze più significative è la mancanza di iniziativa e, di conseguenza, il rafforzamento della separazione in due livelli caratteristica dell'organizzazione burocratizzata. Nel linguaggio politico questo conformismo è chiamato opportunismo. I comportamenti conformisti di sottomissione ai leader e alle ideologie, le loro possibili motivazioni (fedeltà? carrierismo?) sono alcuni dei sintomi più rivelatori di un «clima» burocratizzato.

Il carrierismo è la concezione burocratica della professione. Nel linguaggio politico e tradizionale, il termine serve a designare, e condannare, l'“arrivismo” del politico professionista, del membro dell'apparato la cui preoccupazione essenziale è quella di ‘salire’ a tutti i costi, facendo tutte le concessioni necessarie, praticando l'opportunismo nei confronti di un determinato leader fintanto che questi è “ben posizionato”. Non si tratta più di servire gli obiettivi perseguiti dall'organizzazione, ma di servire l'organizzazione e di servirsi di essa.

Un altro meccanismo caratteristico è quello che il sociologo italo-tedesco Robert Michels ha definito lo slittamento degli obiettivi. Prendiamo l'esempio delle organizzazioni politiche e sindacali. Inizialmente, l'apparato era concepito come un mezzo per raggiungere determinati fini: il socialismo, se l'obiettivo dell'organizzazione era rivoluzionario. A questo obiettivo primario si è progressivamente sostituito quello della vittoria politica del partito, che ha finito per mobilitare tutto il lavoro dell'organizzazione. Inizialmente si è ammesso che la realizzazione del socialismo presupponeva innanzitutto la presa del potere e questo obiettivo intermedio, diventato principale e persino unico, ha finito per determinare l'ideologia e l'insieme delle attività del partito.

D'altra parte, nella coscienza dei burocrati, l'attaccamento all'organizzazione – alle sue strutture, alla sua vita interna, ai suoi riti – finì per diventare, oltre che un dovere assoluto, una fonte di valori e soddisfazioni. E soprattutto, il sistema burocratico costituisce un nuovo universo alienante: per il responsabile nazionale, gli organismi regionali e locali costituiscono l'orizzonte e il limite dell'universo quotidiano; la percezione del burocrate si ferma all'ultimo livello della gerarchia burocratica. La base finisce per diventare talmente estranea che egli ne dimentica l'esistenza nel periodo che separa le consultazioni elettorali. Così si sviluppano all'interno della burocrazia una serie di tradizioni, modelli di comportamento, un vocabolario specifico, un intero “sapere” il cui possesso comune rafforza i legami tra gli iniziati e accentua al contempo la frattura tra i due livelli.

La resistenza al cambiamento è una delle conseguenze dello slittamento degli obiettivi. Come sottolinea Max Weber, la burocrazia «tende a perseverare nel suo essere», ovvero a conservare le sue strutture, anche quando diventano inadeguate alle nuove situazioni, la sua ideologia, anche se riguarda solo uno stato precedente, i suoi quadri, anche se non sono più in grado di adattarsi alla nuova forma della società. In altre parole, i comportamenti di assimilazione, ovvero l'utilizzo di schemi elaborati per rispondere a situazioni passate, prevalgono sui comportamenti di adattamento che presuppongono l'elaborazione di nuovi schemi di azione, più adeguati a rispondere a nuove situazioni.

Questo conservatorismo, questo rifiuto del tempo inducono meccanismi di difesa e, ad esempio, l'irrigidimento ideologico, il rifiuto sistematico della novità e l'ostilità verso ogni critica, che si tende a considerare come un segno di opposizione che mette in pericolo l'organizzazione.

Rosa Luxemburg sviluppa questo tipo di analisi in Sciopero di massa, partito e sindacato (1906), dove lo utilizza come fattore esplicativo delle tendenze riformiste (i sindacati tedeschi respingono il principio dello sciopero generale, allora molto discusso).

«I funzionari sindacali, a causa della specializzazione della loro attività professionale e della ristrettezza dei loro orizzonti, risultato della frammentazione delle lotte economiche nei periodi di calma, diventano vittime del burocratismo e di una certa ristrettezza di vedute. Questi due difetti si manifestano in diverse tendenze che possono diventare del tutto fatali per il futuro del movimento sindacale. Una di queste consiste nel sopravvalutare l'organizzazione e nel renderla gradualmente un fine a se stessa e il bene supremo a cui devono essere subordinati gli interessi della lotta. Questo spiega il bisogno dichiarato di riposo, il timore di correre rischi importanti e di presunti pericoli che minaccerebbero l'esistenza dei sindacati, l'esitazione di fronte all'esito incerto di azioni di massa di una certa portata e, infine, la sopravvalutazione della lotta sindacale stessa, delle sue prospettive e dei suoi successi».

Anche Trotsky ricorre a questa analisi (in Le lezioni dell'Ottobre, 1924):

«Ogni partito, anche il più rivoluzionario, elabora inevitabilmente il proprio conservatorismo organizzativo: altrimenti mancherebbe della necessaria stabilità. Ma, in questo caso, è tutta una questione di grado. In un partito rivoluzionario, la dose necessaria di conservatorismo deve combinarsi con la completa liberazione dalla routine, la flessibilità di orientamento, l'audacia attiva. (...) Il conservatorismo del partito, come la sua iniziativa rivoluzionaria, trovano la loro espressione più concentrata negli organi di direzione».

In La Storia della Rivoluzione russa usa anche puntualmente il termine burocrazia in questo senso di conservatorismo in riferimento al partito bolscevico al centro dell'insurrezione del 1917 (senza ovviamente equipararlo a ciò che è diventato in seguito):

«Quasi ovunque, molto spesso era necessario un impulso simultaneo dall'alto e dal basso per superare le ultime esitazioni del Comitato locale, costringerlo a rompere con i conciliatori e a prendere la guida del movimento. (...) Nella burocrazia si instaura inevitabilmente uno spirito conservatore. L'apparato può svolgere la sua funzione rivoluzionaria solo nella misura in cui rimane uno strumento al servizio del partito, cioè subordinato a un'idea e controllato dalla massa.»

Il conservatorismo, la mancanza di un flusso di informazioni e di un rinnovamento “dal basso verso l'alto”, l'incapacità di adattarsi ai cambiamenti esterni, tutto ciò può portare alla paralisi dell'organismo burocratizzato e, in ultima analisi, alla sua stessa rovina.

Quando si presenta la burocrazia essenzialmente come una malattia rispetto a un funzionamento sano, la visione generalmente sottesa è che sia possibile intraprendere un'azione correttiva o compensativa per limitarne gli effetti. Al contrario, quando si presenta la burocrazia come una conseguenza dell'usurpazione del potere e della divisione gerarchica della società, la critica alla burocrazia è indissociabile dalla lotta rivoluzionaria. Per i marxisti, questa questione non è stata realmente teorizzata, anche se sono stati elaborati numerosi elementi.

Marx analizzava ne Il 18 brumaio come la piccola proprietà contadina favorisse l'emergere di un potere burocratico-paternalistico (quello di Napoleone III, nel caso specifico).

Per quanto riguarda i partiti e i sindacati operai di massa, militanti come Lenin (in Stato e Rivoluzione) hanno collegato questo fenomeno all'aristocrazia operaia:

«Nel regime capitalista, la democrazia è ristretta, compressa, troncata, mutilata da quell'atmosfera creata dalla schiavitù salariata, dal bisogno e dalla miseria delle masse. È per questo motivo, e solo per questo motivo, che nelle nostre organizzazioni politiche e sindacali i funzionari sono corrotti (o più precisamente tendono ad esserlo) dall'atmosfera capitalista e manifestano la tendenza a trasformarsi in burocrati, cioè in personaggi privilegiati, separati dalle masse e posti al di sopra di esse. Questa è l'essenza del burocratismo. E finché i capitalisti non saranno stati espropriati, finché la borghesia non sarà stata rovesciata, una certa "burocratizzazione" dei funzionari del proletariato stesso è inevitabile».

La burocratizzazione dello stato sovietico ha poi dato luogo a numerose analisi diverse, anche tra i marxisti.

Per molti politologi o sociologi, una spiegazione comunemente data alla burocratizzazione è quella di un esecutivo troppo debole o instabile. Questa situazione si è verificata, ad esempio, nell'URSS a causa del controllo dell'amministrazione sull'economia; così, essendo i compiti affidati all'amministrazione particolarmente numerosi e tecnici, era difficile per il potere politico esercitare un vero controllo sull'amministrazione, alla quale venivano quindi delegati molti poteri.

Molti osservatori sottolineano la crescente complessità delle nostre società. Questo fenomeno è in parte inevitabile, a causa di alcuni sviluppi moderni:

• Produzione più tecnica e crescente divisione del lavoro.

• Conseguenze sociali delle nostre azioni che possono essere sempre più indirette e richiedono maggiori regolamentazioni. Queste regole collettive vanno ben oltre il “buon senso” e possono essere considerate inutili dall'individuo. Peggio ancora, possono entrare in contraddizione, tanto più che esiste una divisione del lavoro anche nella regolamentazione.

Ma questi fenomeni possono essere notevolmente amplificati o attenuati, a seconda dell'organizzazione della società, e in particolare del suo livello di democrazia e dei suoi rapporti di produzione (capitalismo, socialismo).

Il termine burocrazia sarebbe stato usato per la prima volta nel 1745, dall'economista francese Vincent de Gournay. Honoré Mirabeau lo usa poco dopo: «Conosciamo, scrive, la tattica di questo dipartimento (delle finanze), ridotta alla burocrazia». La consapevolezza di un potere effettivo degli uffici in relazione al problema politico si delinea quindi, come si può ancora vedere in alcuni passaggi dell'opera di Jean-Jacques Rousseau riguardanti la degenerazione degli stati attraverso lo sviluppo continuo di un sistema amministrativo che tende a diventare un sistema di potere. Tuttavia, è solo a partire da Georg Wilhelm Friedrich Hegel che la burocrazia si costituisce come concetto politico.

Lo stato hegeliano comprende tre livelli gerarchici: al vertice, il potere; alla «base», la società civile; tra questi due livelli, infine, i livelli amministrativi che costituiscono la necessaria mediazione e trasmettono il «concetto» di stato nella vita della società civile. Per questo Hegel afferma che «l'amministrazione è lo spirito dello stato». La replica di Marx: «La burocrazia non è lo spirito dello stato, ma la sua mancanza di spirito» riassume l'essenza della critica marxista; ciò che Hegel chiamava "Amministrazione", Marx lo chiama "Burocrazia" e il cambiamento di termini segna già il passaggio da una qualificazione positiva a una negativa. Marx riprende questi tre livelli, ma ribalta il giudizio che ne dà, adottando un punto di vista di classe e rivoluzionario. La burocrazia è legata al potere di cui è strumento.

Marx elabora quindi una teoria dello stato che implica una critica della burocrazia come conseguenza derivata. Questa subordinazione e questa distinzione relativa tra i problemi dello stato e della sua burocrazia sono evidenti in diversi testi. In primo luogo nel 18 brumaio di Luigi Bonaparte, dove osserva che attraverso la rivoluzione del 1848 e poi il colpo di stato di Napoleone III, la macchina burocratica dello stato si è perfezionata sempre di più. Poi vi ritorna nella sua analisi della Comune di Parigi, La guerra civile in Francia. Egli si congratula con sé stesso per il fatto che «la Comune ha realizzato il motto di tutte le rivoluzioni borghesi, il governo a basso costo, abolendo queste due grandi fonti di spesa: l'esercito e il funzionariato statale».

Nella società analizzata da Marx, la burocrazia, la polizia, l'esercito, la Chiesa e i giudici sono mezzi al servizio di uno stato che è esso stesso solo un mezzo, uno strumento di oppressione al servizio della classe dominante. Oggi il termine «burocrazia» non è più usato come sinonimo di amministrazione, ma per designare un fenomeno che riguarda sia l'amministrazione in senso stretto che la giustizia, l'esercito, la Chiesa e potenzialmente qualsiasi organizzazione.

Di conseguenza, per Marx, «la classe operaia non può accontentarsi di prendere così com'è la macchina dello stato e di farla funzionare per proprio conto». Nella prefazione del 1872 alla riedizione del Manifesto del Partito Comunista, Marx ed Engels riconoscevano di aver cambiato opinione su alcuni punti, in particolare sulla questione dell'apparato statale, rimandando alla loro analisi della Comune.

In una lettera a Ludwig Kugelmann, Marx aggiungeva che «spezzare l'apparato burocratico-militare» doveva ormai essere considerato «la condizione preliminare di ogni vera rivoluzione popolare nel continente».

Michail Bakunin fu di fatto più attivo nelle sezioni di base della Prima Internazionale rispetto a Marx, che sedeva solo nel Consiglio Generale e non partecipava quasi mai ai congressi. Si interessò da vicino alle tendenze alla burocratizzazione, che descrisse in particolare in Sul programma dell'Alleanza, redatta nell'estate del 1871. Criticò in particolare i membri dei Comitati ginevrini:

«A forza di sacrificarsi e di dedicarsi, hanno fatto del comando una dolce abitudine e, per una sorta di allucinazione naturale e quasi inevitabile in tutte le persone che mantengono troppo a lungo il potere nelle loro mani, hanno finito per immaginare di essere uomini indispensabili. È così che, impercettibilmente, si è formata, all'interno delle sezioni così francamente popolari degli operai edili, una sorta di aristocrazia governativa. [...] È necessario dire quanto questo stato di cose sia spiacevole per le sezioni stesse? Le riduce sempre più al nulla [...]. Con la crescente autorità dei comitati si sono naturalmente sviluppate l'indifferenza e l'ignoranza delle sezioni su tutte le questioni che non riguardano gli scioperi e il pagamento delle quote associative. […] È una conseguenza naturale dell'apatia morale e intellettuale delle sezioni e questa apatia è a sua volta il risultato altrettanto necessario della subordinazione automatica a cui l'autoritarismo dei comitati ha ridotto le sezioni».

Bakunin indica che questa degenerazione si moltiplica man mano che si sale nei livelli dirigenziali, così il Comitato centrale di Ginevra ha acquisito un potere sempre più importante sulle sezioni, fino a diventare una sorta di governo. Per contrastare questo fenomeno, Bakunin raccomandava di affermare il principio dell'autonomia delle sezioni e di organizzare assemblee generali.

Va tuttavia sottolineato che, pur criticando fortemente «l'autoritarismo» del Consiglio generale dell'Associazione Internazionale dei Lavoratori, non ha mai ritenuto che anche la sua società segreta centralizzata, la Fraternità internazionale, potesse essere criticata.

Si verificherà quindi uno slittamento di significato. La burocrazia non indica più un sistema di trasmissione del potere alla base, ma un sistema decisionale di tale potere, fuso con esso. In termini di strutture: non si distinguono più tre livelli; i due livelli del «vertice» (il potere e l'amministrazione) sono ora confusi.

Nel 1894 Engels scrisse Contributi alla storia del cristianesimo primitivo, in cui metteva in luce l'egualitarismo delle origini del cristianesimo, quando era una religione degli oppressi, e mostrava la sua burocratizzazione del clero man mano che diventava religione dominante.

Nel 1895, Johann Most, socialista tedesco che si stava orientando verso l'anarchismo, ne trasse la conclusione che la socialdemocrazia avrebbe seguito lo stesso percorso e si sarebbe burocratizzata.

Karl Kautsky studiò la questione e nel 1908 pubblicò il libro Le origini del cristianesimo. La risposta di Kautsky era che la Chiesa era arrivata al potere in condizioni di declino dello sviluppo delle forze produttive. Egli ammette che in tali condizioni una burocratizzazione del potere della classe operaia sarebbe altrettanto inevitabile, ma che quest'ultima arriverà al potere in un contesto di espansione delle forze produttive, che il socialismo accelererà ulteriormente, portando alla progressiva scomparsa della divisione del lavoro e a una considerevole rivoluzione nel campo della cultura. In queste condizioni di abbondanza e di intenso sviluppo culturale, la burocratizzazione è inconcepibile.

Si può notare tuttavia che alcuni anni dopo Kautsky cambiò idea. Egli ritiene che la divisione del lavoro sia inevitabile e che, con la produzione che diventa sempre più complessa, si svilupperebbe inevitabilmente anche una burocrazia economica, anche in un'economia socializzata. Egli descriveva questo fenomeno come un rischio che avrebbe potuto conferire un rapporto di forza alla burocrazia, ma non come una fatalità. Sottolineava inoltre che la socializzazione e la proprietà pubblica non implicavano affidare tutto alla burocrazia dello stato (in La Rivoluzione operaia):

«La socializzazione dei mezzi di produzione significa che lo stato possiederà i più importanti di essi, ma non implica che queste imprese siano gestite dalla burocrazia statale. I lavoratori devono opporsi a ciò, perché il socialismo deve portare libertà e non servitù. Laddove esistono già servizi pubblici, dobbiamo garantire che, pur rimanendo di proprietà dello stato, essi siano sottratti alla burocrazia statale».

La stessa preoccupazione era condivisa da Otto Bauer, secondo il quale la burocrazia statale avrebbe troppo potere e genererebbe un burocratismo inefficiente:

«Chi deve dirigere l'industria socializzata? Il governo? Certamente no. Se il governo controllasse il maggior numero possibile di imprese, sarebbe troppo potente nei confronti del popolo e dell'assemblea popolare; un tale aumento del potere governativo sarebbe pericoloso per la democrazia. Allo stesso tempo, il governo sarebbe un cattivo amministratore dell'industria socializzata; nessuno gestisce le imprese industriali peggio dello stato. Ecco perché non abbiamo mai sostenuto la nazionalizzazione dell'industria, ma sempre la sua socializzazione».

Kautsky critica anche l'idea di pagare gli stipendi con buoni lavoro, tra l'altro perché ciò implicherebbe «l'apparato statale più complicato che si possa immaginare».

Fin dall'inizio, Lenin tende a parlare di burocratismo essenzialmente in termini di inefficienza. Ad esempio, nelle sue prime polemiche con Martov sull'organizzazione, lo accusa di un formalismo eccessivamente pesante: deride il suo progetto di regole difeso al congresso, molto più lungo (48 paragrafi contro i 12 della versione di Lenin), pieno di «verbosità e formule burocratiche (cioè inutili per il lavoro e apparentemente necessarie per la parata) (...) un vero e proprio formalismo burocratico, con quadri superflui, semplicemente inutili o amministrativi, di punti e paragrafi». (da Un passo avanti e due indietro)

Al momento della rivoluzione d'Ottobre, Lenin (in La catastrofe imminente e come lottare contro di essa) voleva «fare appello all'iniziativa della democrazia e non della burocrazia, degli operai e degli impiegati e non dei [dirigenti]».  Dichiarò (in I bolscevichi conserveranno il potere statale?) l'obiettivo che «il primo operaio o la prima cuoca che capitano [imparino a] partecipare alla gestione dello stato», anche se era consapevole che ciò non poteva avvenire in un giorno. Per lui i compiti essenziali dello stato, «la registrazione e il controllo», «sono stati semplificati all'estremo dal capitalismo, che li ha ridotti alle operazioni più semplici, (...) alla portata di chiunque sappia leggere e scrivere e conosca le quattro regole dell'aritmetica». (da Stato e Rivoluzione) Era ben consapevole che alcune professioni più specializzate erano necessarie (ingegneri, agronomi...), ma riteneva che queste potessero essere poste sotto il controllo di uno stato nelle mani degli operai e dei contadini. Al contrario, Kautsky derise la sua visione definendola semplicistica.

In ogni caso, lo stato sovietico conobbe ben presto una forte burocratizzazione, che generò profonde divisioni nel movimento operaio, tra coloro che combattevano questa deriva e coloro che la appoggiavano.

Nel 1921, dopo essere stato un feroce critico del sostituzionismo del partito, Bucharin (in La Teoria del Materialismo storico) produsse un'analisi ottimistica della burocratizzazione e dei fattori che avrebbero dovuto frenarla:

«La classe operaia vince nel momento in cui non è - e non può essere - una massa omogenea. Vince in condizioni di declino delle forze produttive e di insicurezza delle masse. Ecco perché si manifesterà inevitabilmente una tendenza alla "degenerazione", cioè alla separazione di uno strato dirigente, come germe di classe. Ma d'altra parte, essa sarà paralizzata da due tendenze opposte: in primo luogo la crescita delle forze produttive; in secondo luogo l'abolizione del monopolio dell'istruzione. La riproduzione su larga scala di tecnici e organizzatori in generale, all'interno della classe operaia, taglia alla radice ogni possibile nuova classe. L'esito della lotta dipende solo dal fatto di sapere quali tendenze si riveleranno più forti».

Alla fine del 1923, in Nuovo corso Trotsky critica la «deviazione malsana» del funzionamento del partito e dello stato in URSS. Egli cerca di dare un'interpretazione materialista del «burocratismo»:

«È indegno di un marxista considerare il burocratismo come un insieme di cattive abitudini degli impiegati. Il burocratismo è un fenomeno sociale in quanto sistema determinato di amministrazione delle persone e delle cose. Le sue cause profonde sono l'eterogeneità della società, la differenza degli interessi quotidiani e fondamentali dei diversi gruppi della popolazione. Il burocratismo è complicato dalla mancanza di cultura delle grandi masse. Da noi, la fonte essenziale del burocratismo risiede nella necessità di creare e sostenere un apparato statale che unisca gli interessi del proletariato e quelli dei contadini in una perfetta armonia economica, dalla quale siamo ancora molto lontani. Anche la necessità di mantenere un esercito permanente è un'altra importante fonte di burocratismo».

Per Trotsky la presenza di una burocrazia è quindi inevitabile nelle condizioni date della Russia operaia e contadina, ma egli ritiene comunque possibile e necessario combatterne gli effetti, in particolare sul partito bolscevico.

La burocrazia dirigente (nomenklatura) che si diffonderà poi negli stati cosiddetti «socialisti» renderà questi dibattiti più accesi. Alcuni, contrariamente ai trotskisti, riterranno che essa sia diventata una nuova classe dominante.

Per i sociologi, un'organizzazione non è necessariamente burocratica, ma la burocratizzazione può raggiungere tutto ciò che è regolamentato e istituzionalizzato.

In queste visioni si intravede il carattere normativo del concetto: questo aspetto era già visibile nel suo uso polemico e in quello popolare. La ricerca scientifica non ha introdotto alcun cambiamento fondamentale su questo punto: la valutazione presuppone sia la norma di un organismo sociale sano, sia la norma di un funzionamento democratico delle organizzazioni. Un'analisi coerente della burocrazia non può quindi che basarsi su un'analisi politica. Se si considera la burocrazia come una “patologia sociale”, è necessario cercarne le cause.