KERETSZERZODES.SHEET
Az áttekintő képernyőn a keretszerződések szűréssel támogatott megtekintésére van lehetőség. Adott sor adatlapját megnyitva elérhetők a részletes adatok, illetve innen kezdeményezhető a speciális keretszerződések kézi felvitele, továbbá az ‘Előkészített’ állapotban lévő generált keretek módosítása. Továbbiakban a nagy tömeget adó generált keretszerződésekre koncentrálva olvashatjuk a keretszerződés felület leírását.
Ügyfél
Ajánlatból örökölt mező, akit ott a partnertörzsből kiválasztottak.
Kapcsolattartó
Ajánlatból örökölt mező, az ügyfél kijelölt munkatársa, akit a kapcsolattartók közül kiválasztottak. Újonnan is kiválasztható, esetleg ha még nem rögzített, ez helyben pótolható.
Szerződés tárgya
Miről szól a keretszerződés, hogyan hasznosítja flottakezelő a keretszerződés alatti flottába tartozó autókat. Lehetséges értékek:
Kezelt:
a flottába tartozó gépjárművekhez csak kezelési szolgáltatásokat nyújtunk az ügyfélnek. Autók között lehet eltérés a szolgáltatáskörben, amennyiben más-más ajánlat tételben adtunk rájuk ajánlatot.
Finanszírozott:
a flottába tartozó gépjárművekhez csak finanszírozási szolgáltatást nyújtunk az ügyfélnek. Autók finanszírozásában nem lehet eltérés, ez keretszerződésen belül homogén módon szabályozott.
Teljes körű:
kezelési és finanszírozási szolgáltatás is értelmezett a flottára, ennek megfelelően mindkét témával kapcsolatos adatmezők szerkeszthetők.
Saját cégautó:
egyik esete a kézi rögzítésű keretszerződéseknek, a flottakezelő saját használatú autóinak összefogására.
Saját bérautó:
másik esete a kézi rögzítésű keretszerződésnek, a flottakezelő olyan autóinak összefogására, melyeket napi bérautó szolgáltatás nyújtásához kíván felhasználni.
Egyéb:
harmadik esete a kézi rögzítésnek, előre nem nevesíthető különleges esetekre.
Szerződés devizaneme
A keret alatti egyedi szerződések havidíj (majd később a lezárási díj) számláit rendszer ebben a devizanemben állítja ki. Ajánlatból határozódik meg, későbbiekben nem módosítható. Továbbterhelések számláira nem vonatkozik.
Kalkulációs devizanem
Ajánlatból (ajánlat fejből) örökölt érték, melyet eredetileg a finanszírozási szolgáltatás határoz meg. Csak akkor értelmezhető, ha a keretben van finanszírozás.
Keretszerződésszám
Rendszer által osztott azonosító. A keretszerződés tárgya alapján tartományozható a sorszámozás (fejlesztői kezelésű).
Forrás ajánlat
Hivatkozás arra az ajánlatra, amelyből adott keretszerződést generálták előzőleg.
Állapot
A keretszerződés aktuális állapota. Közvetlenül sose szerkeszthető, állapotváltás műveletek rögzítésekor automatikusan frissül (lásd Keretszerződés adatlap /Állapotváltások menü alatt). Lehetséges értékek:
Előkészített:
minden keret ezzel az állapottal jön létre, akár kézzel rögzített, akár generált. Ebben az állapotban minden (amúgy is szerkeszthető) mező elérhető.
Jóváhagyásra váró:
a keretszerződés rögzítésért felelős munkatárs végzett a dolgával, és továbbította a keretszerződést belső ellenőrzésre.
Jóváhagyott:
a felelős ellenőrző (pl. egy vezető) minden paraméterében egyetért a keretszerződéssel. Amennyiben nem így van, úgy visszalépteti a keretszerződést ‘Előkészített’ állapotba, és indul a folyamat elölről.
Kiküldött:
a jóváhagyott keretszerződésekhez kiállították a keretszerződés dokumentumot, és gondoskodtak annak ügyfélhez juttatásáról.
Érvényes:
ügyfél és flottakezelő által is aláírt aktív keretszerződés.
Lezárt:
olyan keretek jelölésére, melyek alól kifutott az összes egyedi szerződés, és az ügyfél már nem is kíván újabbat kötni.
Érvénytelen:
bármely fél visszalépése vagy rögzítési hiba okán. Érvényteleníteni csak érvényes állapot előtt lehetséges!
Érvényesítés
Mikor billentették a keretet ‘Érvényes’ állapotba. Rendszer tölti automatikusan.
Lezárás dátuma
Mikor billentették a keretet ‘Lezárt’ állapotba. Rendszer tölti automatikusan.
Érvénytelenítés dátuma
Mikor billentették a keretet ‘Érvénytelen’ állapotba. Rendszer tölti automatikusan.
Egyfelől itt tekinthető meg az ajánlatban megadott finanszírozási szolgáltatás némely adata, másfelől, pontosíthatjuk a kamat- és árfolyam szabályozást. Csak finanszírozást is tartalmazó szerződésnél értelmezett blokk.
Finanszírozási szolgáltatás
Ajánlatban megadott finanszírozási szolgáltatás megtekintése.
Finanszírozás típusa
Előző mező szerinti finanszírozási szolgáltatással meghatározódik, az ott definiált finanszírozás típusa érték. Meghatározza a konstrukció elszámolási lehetőségeit.
Alapértelmezett kamatfelár
Előző mező szerinti finanszírozási szolgáltatásban ismert érték, melyet aztán az ajánlat rögzítésekor pontosíthatunk, majd még tovább lépve itt a keretszerződésnél is eltéríthetjük.
Szerződés kezdetén érvényes árfolyam használata
Logikai mező, újonnan szerkeszthető, lehetséges értékek:
Igen: ekkor a majdani egyedi szerződések majdani érvényesítésekor, az aktuális dátumra kikeresi rendszer, hogy a finanszírozási szolgáltatás szerinti bázis árfolyam típus alatt mi az aktuális árfolyam és erre frissíti az ütemezést.
Nem: akkor a generált egyedi szerződésekben szerkeszthető marad az árfolyam mező, amire rendszer felajánl ugyan alapértéket, de ez felülírható marad, és majd erre frissíti be érvényesítéskor az ütemezést.
Kamatfrissítés típusa
Ajánlatban választott finanszírozási szolgáltatás meghatározza. Lehetséges értékek:
Változó
Állandó alapkamat
Fix finanszírozási díj
Halasztott változó
Az egyes értékek leírását lásd a finanszírozási szolgáltatás súgónál.
Időkorlát fix kamatozásra
Amennyiben előző mezőben a Kamatfrissítés típusa = ‘Halasztott változó’, úgy itt adható meg, hogy a futamidő első hány hónapjában váltson a fix kamatozás változóra.
Bázis kamatláb beállítása
Annak meghatározása, hogy milyen módszerrel állapítsa meg rendszer a bázis kamatlábat az egyedi szerződések majdani aktiválásakor. Ajánlatban beállított érték öröklődik, nem felülírható. Lehetséges értékek:
Ajánlatban megadott
Szerződés kezdetén érvényes
Kamatperiódus lapján kalkulált
Előző havi kamatfordulókori
Az egyes értékek magyarázatát lásd az ajánlat leírásnál.
Kamatperiódus hossza
Ajánlatban választott finanszírozási szolgáltatás meghatározza, nem felülírható.
Kamatperiódus igazítása
Helyben megadható új érték, lehetséges értékek:
Futamidő: az egyedi szerződések ütemezésében található ütemezés dátumon érvényes kamatlábat alkalmazza az újabb kamatperiódusra, a következő fordulónapig.
Naptár: az egyedi szerződések ütemezéstől függetlenül, mindig a naptári hónap valahányadik napján érvényes kamatlábbal frissít rendszer (a következőkben definiált mezők szerint).
Induló/követett alapkamat típusa
Ajánlatban választott finanszírozási szolgáltatás meghatározza, nem felülírható.
Kamat fordulónap típusa
Helyben megadható új érték, a lehetséges értékek a követező mezőben megadott nappal együtt értelmezhetők:
Utolsó banki nap előtt
Konkrét naptári nap
Kamat fordulónap értéke
Egy egész szám, mely előző mező értelmezésében vagy a minden hónap utolsó banki napja előtt X. napot jelenti, vagy minden hónap X. napját. Ha a kamatfordulónap típusa = Utolsó banki nap előtt, akkor speciális értékként kezelhető itt a “-1”, ami az adott hónap első napján, vagy ha az nem banki nap, akkor a megelőző banki napon érvényes kamatlábat jelenti.
Átlagolt alapkamat
Logikai igen / nem típusú mező, újabb helyben megadható érték, mely a következő mezővel együtt értelmezhető.
Átlagolás
Amennyiben Átlagolt alapkamat = igen, úgy az itt megadott X hónapra kihirdetett kamatláb értékek átlagával kell frissíteni az ütemezést a kamat fordulónapon.
Kamatküszöb eltérés
Helyben karbantartható százalékos érték. Adott kamatfordulónapi kamatlábat vet össze a rendszer a szerződésben épp alkalmazott aktuális kamatlábbal (ez látszik a finanszírozás ütemezés táblázatában is), és ha a különbség (bármilyen előjelű is), nem éri el a küszöbértéket, úgy nem történik kamatfrissítés.
Példa: A szerződés szerinti aktuális alapkamatláb 1 %. Az épp időszerű kamatfordulónapi alapkamatláb 1,5 %. A változás ekkor 0,5 %, így ha a kamatküszöb 0,6 % -ra állított, akkor nem történik kamatfrissítés, ha 0,4 %-ra állított, akkor viszont igen, mert a változás mértéke átlépte a küszöbértéket.
Ha adott kamatfordulónappal nem történik kamatfrissítés, akkor a szerződésben kezelt aktuális kamatláb tehát változatlan marad, így egy következő kamatperiódus is ehhez a változatlan aktuális kamatlábhoz képest figyeli a változást.
Finanszírozási díj számla a kalkuláció devizanemében készüljön
Helyben megadható új érték, logikai igen / nem. Adott egyrészről a kalkuláció devizaneme (lásd Keretszerződés alapadatok blokkban), mellyel az egyedi szerződés ütemezését kalkulálja rendszer. Ehhez képest eldöntendő, hogy a finanszírozási díj számlát milyen devizanemben állítjuk ki. Akármelyik esetet is választjuk, a vevő analitika egységesen generálódik le, mind forintos, mind devizás értékek szerepelnek benne. A folyamat a számlaképnél válik szét, abba az analitikából jelen mező alapján vagy a forintos összegek kerülnek be, vagy a devizás összegek.
Áfa helyi devizában fizetendő
Arra tekintettel, hogy az ügyfél az áfát a normál szabályok, esetleg fordított adózás szerint kell-e kezelje, jelen mezővel befolyásolható, hogy az áfa adatokat hogy kerüljenek a számlára. Még akár devizás számlánál is elvárás, hogy az áfa adatok forintban rákerüljenek. A helyes beállítás adózási ismereteket igényel.
Továbbszámlázás forrása lehet – árajánlat
Olyan komplex kezelési szolgáltatásoknál, melyeknél értelmezett egyáltalán az árajánlat kezelés (pl. szerviz), itt dönthető el, hogy ezekből történjen-e továbbszámlázás (nem preferált), vagy várja be rendszer a szállítói számlát. (ildomosabb és biztosabb eljárás :).
Továbbszámlázás forrása lehet – szolgáltatási igény
Olyan közvetített kezelési szolgáltatásoknál, melyeknél a flottakezelő egy előre kialkudott listaár alapján rendeli meg együttműködő partnerétől a szolgáltatást, engedélyezi-e ügyfél, hogy a szállítói számla bevárása nélkül számlázzon flottakezelő.
Számlázási törtidőszak kezelése
Helyben megadható új érték (ajánlatban még nem foglalkozunk vele), lehetséges értékei:
Tört: akkor a szerződés kezdete dátumától (ami = gj. első átadása) indul a számlázás, ehhez a szerződés kezdete dátumával egyezőre állítja be a kezelési szolgáltatások érvényesség -tól dátumát, illetve ettől a dátumtól indítja a finanszírozási ütemezést is, futamidő közben a naptári hóforduló lesz a számlázási fordulónap is, így lesz tehát az első hónap tört hónap, és ez tart egész a futamidő végéig, ahol az utolsó hónap szintén tört hónap lesz.
Egész: akkor a szerződés aktiválás hónapjának elsejére állítja be a szolgáltatások érvényesség -tól dátumát, illetve innen indul a finanszírozási ütemezés is, futamidő közben is folytatódik a naptári hó forduló szerinti számlázás, egész a futamidő lejárta előtti hónap utolsó napjáig, ez lesz az átalánydíj számlázás vége.
A szerződés kezdetétől a hó elejéig terjedő időarányos részre elhatárolás képezhető.
Fontos a pontos beállítása, mert ez alapján írja fel rendszer az egyedi szerződések ütemezését! Napi bérautós szerződésekre e szabályozás nem vonatkozik, ott a bérautós foglalás/szerződés szerint történik az elszámolás.
Tört hónap arányosítása
Helyben megadható új érték, mellyel pontosítható az előző mező szerinti törtidőszakos kezelésű egyedi szerződéseknél, hogy a törtidőszaki számlák arányos összegét milyen képlettel számolja rendszer (erre idő előtti lezáráskor akkor is szükség van, ha amúgy előző mezőben Egész időszak paraméterezett). Lehetséges értékei:
Naptári hosszra: veszi rendszer a normál egész havi díjat, és ezt annyi nappal osztja az 1 napi díj kiszámításához, ahány napos az adott hónap.
Fix 30 napra: veszi rendszer a normál egész havi díjat, és ezt fixen 30 nappal osztja az 1 napi díj kiszámításához.
Fontos a pontos beállítása, mert ez alapján írja fel rendszer az egyedi szerződések ütemezésében a törtidőszaki díjakat (első és utolsó hónap)! Napi bérautós szerződéseknél fixen 30 nappal kezeli rendszer a törthónapokat.
Fizetési határidő
Az ügyfél szintjén megadott alapértéket felajánlja rendszer, melytől eltérhetünk. Az így beállított érték a vevő számlák kiállításakor is alapérték lesz. Nem vonatkozik a késedelmi kamatra, arra lentebb külön mező.
Vevő számlára kerülő saját cég bankszámla
Amit a majdani számlázáshoz használ rendszer annak megjelölésére, hogy hova várjuk az ügyféltől a teljesítést. Választás a saját cégnek jelölt partner bankszámlaszámai közül.
Refinanszírozásban érintett gépjárművek esetén a finanszírozási díjak számázásához megadható ettől eltérő bankszámlaszám is, erről részletek a Vevőszámlákon megjelenő bankszámla számok oldalon, illetve a következő sorban.
Kezelési szolgáltatások díjai a finanszírozási díj számlával azonos bankszámlaszámra fizetendők jelölő
Rendszer lehetőséget ad arra, hogy az ügyfelek számláit automatikusan megbontsuk aszerint, hogy az egyes gépjárműveket épp melyik bank finanszírozza. Tekintve, hogy csak refinanszírozásban érintett szerződések esetén értelmezett a jelölő, a működéssel kapcsolatos részletek a Refinanszírozási szerződések oldal Finanszírozási díjak számlázási összefüggései fejezetben találhatóak.
A jelölő értéke a keret állapotától függetlenül, bármikor módosítható.
Számlázáskor fix áfa
Helyben megadható új érték, választás az áfa kategória és az áfa típus törzsből. Óvatosságot igényel a használata! Ha kitöltjük, úgy minden más áfa szabályt felülírva, az itt megadott beállítást használja rendszer számlázáskor. Hatása azért “mindent vivő”, mert rendszer a már legenerált vevő analitika tételeken hajtja végre az áfa korrekciót a számlázások során, tehát felülírással dolgozik.
Akkor célszerű használni, ha valamely ügyfelünknek áfa nélküli számlát kell kiállítani, tehát tipikusan külföldi vevők keretszerződéseiben. E lehetőség következményei:
a külföldi ügyfelek miatt nem kell törzsadat szinten duplikálni a jogcímeket illetve könyvelési szabályokat,
a keretszerződés hibás beállításával felülírhatjuk az amúgy oly precízen paraméterezett áfacsoport tagokat, ennek minden következményével együtt!
Az áfa vezérléséről egy áttekintő oldal is született, ahol egyben látható minden olyan mező a rendszer különböző pontjairól, melyek kihatnak az áfa megállapításra.
Költséghely prioritás
Itt állítható, hogy adott keret alatt milyen logika mentén kell használni az ügyfél költséghelyeit: gépjárműhöz rendelten vagy használóhoz rendelten (ahol használók alatt a ‘Használó’ kapcsolattartás típussal rendelkező kapcsolattartókat értjük). Gépjárműhöz rendelt költséghelyek esetén a gépjármű szerződéses adatai felületen kezelhetők a gépjármű idősoros költséghely adatai. Használóhoz rendelt költséghelyek esetén a kapcsolattartó felületen adhatjuk meg ugyanezt.
Alapértelmezett költséghely
A rendszer különböző pontjain vannak automatizmusok arra, hogy azonosítsák az épp használandó költséghelyet. Ha bármi, pl. hiányos adatfeltöltés miatt ilyet nem tud rendszer meghatározni, akkor az itt megadott költséghelyre terheli az adott tételt.
Az itt megadott adatokat úgy kell beállítani, hogy adott partner minden keretszerződésére egyezzenek! Ezt betartva a paraméterek automatikusan át tudnak adódni a P1 könyvelő rendszerbe, a partner szinkronizáció művelettel.
Nem számolunk fel késedelmi kamatot
Logikai igen / nem
Kamatláb típus
Ha felszámolunk késedelmi kamatot, akkor itt adható meg új értékként, hogy annak alapja mely kamatláb típus legyen.
Módosító tényező (% vagy szorzó)
Előző mezőben kiválasztott kamatláb típus szerinti mindenkori kamatértéket hogyan korrigáljuk a késedelmi kamat számításához.
Türelmi idő
A fizetési határidő utáni hány napon belüli teljesítés ne számítson még késedelemnek.
Fizetési határidő
A késedelmi kamatra vonatkozó fizetési határidő.
A fülön áttekinthetők az ajánlatban megadott flottaszintű szolgáltatások. A lista itt helyben nem módosítható, hisz azzal gyakorlatilag az ajánlatot változtatnánk, eltérve az ügyfél által aláírt változattól. Viszont az egyes szolgáltatásokon belül, lehetőségünk van a szolgáltatás alapértelmezett beszállítójára illetve ügyfél költséghelyre vonatkozó paramétereit pontosítani (Szolgáltatás paraméterek felületen). Ha ezeken túli módosítást szeretnénk eszközölni, az bizony már csak szerződés módosítással lesz lehetséges.
A keretszerződés alatti egyedi szerződések futamidő végi lezárására vonatkozó paraméterek beállítása. Itt rögzítendő, hogy mire kell kitérjen a lezáráskori elszámolás, és mi az, amit flottakezelő esetleg “elenged”. Az itt beállítottak alapértékként visszaköszönnek az egyedi szerződés lezárási igény / Elszámolás fülön.
A futamidő alatt is lehetőség van elszámolni az ügyféllel, erre vonatkozó iránymutató adatok adhatók itt meg. Ezek azonban nem vezérlik a működést, csak amolyan feljegyzésként állnak itt, időközi elszámolás automatikusan sose indul, ezt mindig felhasználó kell kezdeményezze.
A keretszerződés alatti egyedi szerződések idő előtti lezárására vonatkozó paraméterek, melyek alapértékként visszaköszönnek az egyedi szerződés lezárási igény / Elszámolás fülön.
Az éves árfrissítés lehetőségeit és szabályait rögzítő blokk. Az itt megadottak nem vezérlik a működést, indexálás automatikusan sose indul, ezt mindig felhasználó kell kezdeményezze szerződés módosítás funkció használatával. Amely keretet etalon szerinti indexálásra jelölünk itt, azokra későbbiekben lehetséges lesz a csoportos szerződés módosítás, azonos paraméterekkel. További infoért lásd a Szerződés módosítási igények/ Kijelölt keretszerződések blokkját!
A keret alatti egyedi szerződésekhez a különféle ügymeneti szabályok paraméterei adhatók itt meg.
Szállítói megrendelés indítható-e vevői megrendelés nélkül
Az üzletkötési folyamat alapértelmezettként szigorú, csak akkor hozhatjuk létre a gépjármű szállítói megrendelését (adott esetben sok-sok autóra, így nagy értékre vonatkozóan), ha előzőleg az ügyfél is elkötelezte magát a vevői megrendelés aláírásával (és ezt regisztráltuk is F1-ben). Amennyiben azonban az ügyfél a flottakezelő feltétlen bizalmát élvezi, úgy jelen logikai mezőben engedélyezhető, hogy akár a vevői megrendelés nélkül is létrehozhassuk a szállítói megrendelést.
Szállítói megrendelés indítható-e kezdőrész számla nélkül
Előző mezőhöz hasonló logikával itt az szabályozható, hogy a szállítói megrendelés létrehozható legyen-e anélkül, hogy előzőleg legeneráltuk volna a kezdőrész számlát (amennyiben van előírt kezdőrész az ajánlat szerint).
Gépjármű átadás időbeli korlátja
Egyszerű szöveges mező (pl. minden szerdán délelőtt tudnak autót átvenni)
Használó kötelező
Az egyedi szerződések aktiválásakor automatikusan futó ellenőrzés részeként kell-e vizsgálja rendszer, hogy rögzítettek-e az autóhoz gépjármű használót, kényszerítse-e rendszer a gépjármű használó rögzítését. A használót megadhatjuk a gépjármű szerződéses adatai felület gépjármű használók fülén vagy a gépjármű első átadása felületen.
Költséghely kötelező
Ügyfél szervezet kötelező
Megrendelésszám kötelező
Ügyfél saját azonosító kötelező
A mezők használata egyezik előző mezőével.
Casco mentesség engedélyezett
Alapértelmezettként minden gépjárműhöz kötelező egy Casco és egy Kgfb szerződés rögzítése (akkor is, ha a flottakezelő intézi a kötést és akkor is, ha az ügyfél magának intézi, csak ezekhez más-más módozat választandó ki). Bizonyos helyzetekben azonban a Casco erőltetése értelmetlen, ilyenkor e logikai mezőben oldhatjuk fel ezt a kötelezőséget.
Biztosításkötést az ügyfél intézi
Alapértelmezettként a biztosításokat a flottakezelő köti, ezt engedhetjük át az ügyfélnek e logikai mezőben. Ügyfél által intézett biztosításokról nem vár el rendszer teljes körű biztosítási szerződés nyilvántartást.
Ügyfél által kijelölt biztosító
Akár a flottakezelő intézi a biztosítást, akár az ügyfél, ő kikötheti, hogy csak XY biztosítónál kötött biztosításokat kössünk az autóira.
Nyári abroncs (mm)
Megadható, hogy mely profilmélységet elérő kopás esetén kell automatikusan csere típusú abroncsműveletet indítani. Az itt megadott mm érték alapján leválogathatók lesznek a cserére érett abroncsok (feltételezve, hogy az abroncsok profilmélysége előzőleg frissítésre került a rendszerben).
Téli abroncs (mm)
Lásd előző mező
Továbbterhelés engedélyköteles
Logikai igen / nem. Azt vezérli, hogy a majdani ügyfelet terhelő szolgáltatásnyújtásoknál szükséges-e az ügyfél engedélyezés a költésre, mielőtt megrendelnénk a munkát a beszállítótól. Igen értéke esetén kötelező lesz a következő két mező, és rendszer jelzi a beszállítói árajánlatoknál az itt megadott feltételeket.
Engedély limit
Mekkora összegig nem szükséges engedélyt kérni ügyféltől a költésre.
Engedélyező ügyfélnél
Választás az ügyfél kapcsolattartói közül.
Engedélyezési feltételek
Szabad szöveges mező.
A megadott logikai értékek alapján a folyamatok megfelelő pontján rendszer automatikus ellenőrzéseket hajt végre, és jelzi felhasználónak, ha probléma van a szabály betartásával. Például nem engedi érvényesíteni az egyedi szerződéseket addig, míg meg nem adják meg az ügyfél által előírt adatokat.
A keretszerződés hozzárendelése különböző személyekhez, különféle minőségben. Itt adható meg pl. az operátor, üzletkötő, ügyletet közvetítő, kezes, stb. Ezen túl a hitelvizsgálattal összhangban megadhatók a különféle pótbiztosítékok.
A fülön megadható egy olyan kezelési szolgáltatás lista, mely adott keretszerződésre adott “növekmény” ajánlatokba, pontosabban ajánlat tételekbe átemelhető. Az átemelés nem automatikus, az ajánlat tétel felől kérni kell, a Keretszerződés alapértelmezett szolgáltatások beemelése logikai mező bepipálásával.