Szolgáltatási igények

Alapesetben a szolgáltatási igények testesítik meg rendszerben a szerződött ügyfelek szolgáltatás nyújtásra vonatkozó igénybejelentéseit, melyek nyomán a flottakezelő biztosítja a kért/szükséges kezelési szolgáltatásokat. Egy ügyfélbejelentés nyomán akár több szolgáltatási folyamat is indítható, ez utóbbiakat testesítik meg a szolgáltatási igény tételek. A két fogalom könnyebben megérthető, ha felhasználó tisztában van a folyamat egészével, ehhez a Kezelési szolgáltatási folyamat áttekintése oldalt érdemes tanulmányozni (ajánlott az ismerete, megértése).

Olyan esetben, amikor nem az ügyfél kéri a szolgáltatásnyújtást, hanem a flottakezelő "magától" indítja el a folyamatot (pl. egy közelgő határidő, vagy szerződésben vállalt rendszeres tennivaló okán), szintén szolgáltatási igény rögzítéssel (bizonyos esetekben generálással) indul a folyamat, és ez a szolgáltatási igény fogja össze a majdani szolgáltatási igény tételeket, melyeket azonos munkamenetben kezelnek. Ilyen esetben egy szolgáltatás igény alá több ügyfél szolgáltatás igény tétele is bekerülhet egyszerre. Generálással tipikusan szállítói fájlok beolvasásakor jön létre a szolgáltatási igény.

Szolgáltatási igények áttekintő képernyő

A Szolgáltatási igények áttekintő képernyő alján lévő Szolgáltatási igények táblázat - neve ellenére - nem csak a szolgáltatási igények szintjéről mutat adatokat, hanem - ha már létezik ilyen egy adott szolgáltatási igényhez - a szolgáltatási igény tételeket is. Amíg adott szolgáltatási igényhez ilyen nem létezik, addig az ő sorában üresen látszanak a tétel szintű oszlopok. Ha pedig több tétel is van, akkor azok mind külön soron jelennek meg, egyező értékekkel a szolgáltatási igény szintű oszlopokban.

E táblázat különleges még annyiban is, hogy minden egyes rekord mögött két különböző adatlap is elérhető: (1) az általános szolgáltatási igény tétel adatlap, illetve a (2) speciális adatlap (persze csak ha értelmezett az adott kezelési szolgáltatásnál). Dupla kattintásra vagy a Megtekintés gombot használva a szolgáltatási igény tétel adatlapok nyílnak meg, míg külön a Speciális adatlap gombot használva megnézhetjük a speciális adatlapokat.

Szolgáltatási igény adatlap kezelése

A rögzítés a rendszer több pontjáról is kezdeményezhető:

• közvetlenül a Szolgáltatási igények áttekintő képernyőről;

• illetve a CallCenter indító képernyőről.

Akármelyik felület lesz is az indulási pont, mindig egyazon szolgáltatási igény adatlapra vezeti felhasználót.

Szolgáltatási igény alapadatok TAB-fül

Igénylés dátuma: a jelzés időpontja, alapértékként beajánlja rendszer az aktuális napot.

Azonosító: rendszer által a szolgáltatási igény mentésekor osztott szolgáltatási igény azonosító, nem szerkeszthető.

Utólagos rögzítés: logikai mező, akkor van jelentősége, ha a flottakezelő kap egy olyan szállítói számlát, melyhez az igazoláskor nem találnak szolgáltatási igény előzményt, de alaposan körbejárva az ügyet oda lyukadnak ki, hogy a számla jogos és befogadható. Ekkor, hogy legyen mire igazolni a szállítói számlát, utólag kell berögzíteni egy szolgáltatási igényt, ezeket kell ebben a mezőben 'igen' értékkel megjelölni.

Gépjármű: amennyiben nem flotta, hanem gépjármű szintű szolgáltatást igényelnek épp, úgy itt adható meg a gépjármű hivatkozás, legegyszerűbben az aktuális rendszámmal. Rendszer az azonosított gépjármű alapján beajánlja a szolgáltatási igény további tudható mezőinek értékét.

Ügyfél: amely ügyfélhez tartozó szolgáltatási igényt kezelünk épp, választás a partner törzsből. Ha megadtuk előzőleg a gépjárművet, rendszer beajánlja az ahhoz aktuálisan tartozó ügyfelet. Ha a szolgáltatási igényt egy beolvasáshoz hozzuk létre (esetleg hozza létre a rendszer automatikusan), úgy üres maradhat, ha a beolvasott tételek több ügyfélhez is kapcsolódnak.

Keretszerződés: amely keretszerződéshez kezeljük épp a szolgáltatási igényt, választás a keretszerződések közül. Ha megadtuk előzőleg a gépjárművet, rendszer beajánlja az ahhoz aktuálisan tartozó keretszerződést.

Egyedi szerződés: amely egyedi szerződéshez tartozik a szolgáltatási igény, választás az egyedi szerződések közül. Ha megadtuk előzőleg a gépjárművet, rendszer beajánlja az ahhoz aktuálisan tartozó egyedi szerződést.

Igénylő: adott ügyfél kapcsolattartói közül az, aki a szolgáltatási igényt bejelenti. Nem feltétlenül egyezik a gépjármű aktuális használójával, lehet megbízott személy is (ha pl. a vezérigazgató a használó, valószínűleg a titkárnője fog telefonálni).

Felelős: alapértékként a flottakezelő ügyintézője, aki épp rögzíti a szolgáltatási igényt, de átírható.

Aktuális használó: rendszer megmutatja, hogy a gépjármű szerződéses adatai szerint épp ki használja a gépjárművet. Ha a bejelentéssel egyidejűleg jut tudomásunkra, hogy a használó változott, azt rögzíteni is kell ugyanott.

Számított km állás: az adott gépjármű már ellenőrzött és jóváhagyott futásteljesítmény adataira alapozva, rendszer kikalkulálja, hogy időarányosan milyen km állás lehet reális, nagyjából hol tarthat most az autó.

Km állás dátuma, Km állás: a legfrissebb km állás adat, amit épp most rögzíthetünk, az igényléssel egyidejűleg. Fontos bekérni amikor csak lehet, mert a futásteljesítmény elszámolás alapadatát adja, és ebből tudja a flottakezelő, hogy az autó milyen ütemben használódik el.

Ügyfél bejelentés szövege: ha nem is szó szerint, de tartalmában mindenképpen egyező módon annak leírása, amit az igénylő mondott.

Megjegyzés: a flottakezelő ügyintézőjének saját megjegyzése az ügyfél bejelentés értelmezésére, illetve olyan kiegészítő információk, melyeknek a többi mezőben nincs helye.

Feladatkezelési lehetőségek

Szolgáltatás igény feladatai: a szolgáltatási igényhez korábban rögzített feladatok áttekintése.

Feladat indítása: a szolgáltatási igény bejelentés nyomán szükség lehet más munkatársak, társterületek megszólítására is, de akár magunknak is jegyezhetünk itt fel teendőt, határidőhöz rendelten. A gomb megnyomásakor a Feladat adatlap nyílik meg, feltöltve automatikusan a szolgáltatási igényből tudható adatokkal.

Kilométeróra-állás blokk

A kis táblázat egyfajta kivonat a gépjárműhöz korábban rögzített futásteljesítmény adatokból. Bármely soron duplán kattintva elérhetők a gépjármű részletes futásteljesítmény adatai, és ugyanott végezhető el az egyes kilométeróra állás adatok ellenőrzése.

Szolgáltatási igény tételek táblázatos blokk az adatlap alján

A blokkban található táblázat egyfajta összevont nézete a Szolgáltatási igény tételek képernyő áttekintő felülete, a tételekhez önálló áttekintő képernyő nem létezik (mivel önmagukban nehézkesen értelmezhetők). A táblázat adatmezőinek leírását lásd a tételek adatlapjának súgójában.

Ügyfél elégedettség ellenőrzés TAB fül

A flottakezelő belső minőségellenőrzésének egyik lehetséges területe a szolgáltatás nyújtás utáni vélemény bekérése. Ha bármely szolgáltatási igény kapcsán él ezzel, úgy itt rögzítheti az ügyféltől kapott információkat.