Szállítói számla adatlap

SZALL_SZAMLA.SHEET

Könyvelési/Szállító/Vevő adatok Tab-fül

Könyvelési adatok blokk

Számla iktatószám:
rendszer által generált egyedi azonosító, mely a következő tagokból áll: évszám/fajta/sorszám, ahol:

• évszám: Alapesetben az egyetlen nyitott könyvelési évből határozódik meg. A beszámolás időszakában (amikor két nyitott év is létezhet egyidejűleg) rendszer veszi a számla teljesítési dátuma és számla kelte közül a kisebbet, majd ennek az évszámát használja fel az iktatószámhoz. Amennyiben lezárt évet érintő teljesítési dátumú számlát kell rögzítenünk, akkor rendszer a legkorábbi nyitott évre generál iktatószámot.

• fajta: S=szállító, I=devizás szállító, H=határozat, K=külső (SZLA_JELLEG szótár).

• alfajta: N = normál, B = bizonylat (SZLA_ALFAJTA)

• sorszám: F1 által osztott szigorú sorszám.

Könyvelési azonosító:
P1 könyvelő rendszer ennek visszaadásával jelzi, hogy sikeres volt a számla könyvelése. Felépítését a könyvelő rendszer határozza meg.

Számla állapot:
a számla az életciklusának mely pontjánál tart.

• Iktatott: minden új szállítói számla ezzel az állapottal jön létre, akár kézzel rögzítik, akár beolvassák. Ebben az állapotban a számla tetszés szerint módosítható.

• Igazolt: a számlához már léteznek a szállítói számla tételek, és a tételekben megadottak a jogosságot alátámasztó hivatkozások a mindenféle rendszerbéli előzményre (mint szolgáltatási igény, működési szállítói szerződést, stb.) Ha leigazoljuk a számlát, akkor a szállítói számla tételeket már nem fogjuk tudni módosítani. Ha mégis szeretnénk ezt megtenni, akkor visszaléptetjük előző állapotára (vagyis iktatottra) a számlát a Visszaléptet gombbal és módosítjuk a kívánt adatokat. Majd újra leigazoljuk.

• Elutasított: amennyiben a szállítói számlához olyan problémát regisztrálnak, amely miatt az nem kerülhet be a könyvelésbe, úgy a számla az Elutasít gombbal állítható jelen állapotba. A szállítónak való visszaküldésről külön kell gondoskodni

• Feladott: F1-ben kezdeményezték a számla feladását könyvelő rendszer felé. Feladott állapotú számla adatokat már nem lehet módosítani, csak a Számla kötődés adatokat és a Pénzügyi teljesítésével kapcsolatos adatokat. Ha bármilyen más adatot szeretnénk a számlán módosítani, akkor le kell stornóznunk és újra le kell könyvelnünk a számlát.

• Könyvelt: az F1-hez kapcsolt könyvelőrendszer visszajelezte a számla sikeres könyvelését. Előbbi feladott állapothoz képest ez - a rendszerek kapcsolódási módjától függően - történhet pár másodperccel, vagy több órával később is.

• Stornózott: olyan szállítói számlát jelöl, melyhez kapcsolódik egy stornó bizonylat pár, amit a Helyesbítés paraméterek Tab-fülön a hivatkozó számla adatlapjáról el is érhetünk.

Elektronikus számla:
automatikusan kerül bepipálásra, ha e-számla kerül beolvasásra interfészen keresztül. Nem szerkeszthető mező.

Számla jellege:
a szállító számla jellege határozza meg, hogy az iktatószámot melyik fajta sorozatból kapja a bizonylat. Lehet szállítói, devizás szállító, határozat vagy idegen (külső). Ezek rövidítése kerül az iktatószám éve után meghatározásra, egy karakterre rövidítve.

Beérkezés dátuma: a bizonylat postai vagy futár általi beérkezése. Elektronikus vagy e-számláknál a rendszerbe történt beolvasás időpontja lesz a beérkezés.

Működési számla: a számla kategóriák közül választható első logikai mező, a flottakezelő működési költségeiről szóló számlák jelölésére (áram, kertész, stb.). A mező pipálásával a Számla kötődése fülön megtalálható Működési szállítói szerződés mezők aktiválhatók. A három kategória közül az egyiket kötelező kiválasztani. Ilyen számláknál nincs lehetőség rendszám rögzítésére.

Műszaki számla: a számla kategóriák közül választható második logikai mező, a gépjármű állományhoz kapcsolódó számlák jelölésére (kivéve a kárszámlákat). Minden gépjárműhöz kötődő számla műszaki számlaként kezelendő. A Számla kötődése fülön megtalálható valamennyi blokk hozzáférhetőségét aktiválja, kivéve a Működési szállítói szerződés mezőket. A három kategória közül az egyiket kötelező kiválasztani.

Kárszámla: a számla kategóriák közül választható harmadik logikai mező, a gépjármű állományhoz kapcsolódó kárszámlák befogadására. A mező a biztosítói térítés mezőinek hozzáférhetőségét aktiválja. A három kategória közül az egyiket kötelező kiválasztani.

Számla kelte: a számlán szereplő kiállítás kelte, alapértékként beajánlja rendszer a teljesítés dátumát. Amennyiben devizás szállítói számláról van szó, úgy rendszer a számla kelte és a teljesítés dátuma közül a kisebbiket veszi, amikor az átváltáshoz használt árfolyamot határozza meg.

Elszámolási időszak: folyamatos teljesítésű számlán feltüntetett időszak, mely időszakban nyújtott szolgáltatás díja szerepel a számlán.

Folyamatos teljesítésű: amennyiben folyamatos teljesítésű a számla, abban az esetben bepipáljuk a mezőt, segíti a dátumok ellenőrzését.

Fizetési határidő: a számlán szereplő fizetési határidő (ettől eltérően is ütemezheti a flottakezelő a kifizetést).

Teljesítés dátuma:
a számlán feltüntetett teljesítési dátum. Amennyiben devizás szállítói számláról van szó, úgy rendszer a számla kelte és a teljesítés dátuma közül a kisebbiket veszi, amikor az átváltáshoz használt árfolyamot határozza meg.
P1 interfész kapcsolat esetén ez a dátum kelül az Áfa bevallás M-es lapjára.

Fizetési mód: a számlán szereplő pénzmozgás mikéntje: átutalás vagy készpénz (ettől eltérő fizetési módot is választhat a flottakezelő).

Könyvelési időszak:

a szállító számlán kiterhelt termék vagy szolgáltatás, melyik könyvelési időszakra lett elszámolva. Alapértelmezetten a számla teljesítési dátuma szerinti időszak (év/hó), folyamatos teljesítésű számlák esetében (a Folyamatos teljesítésű jelölőnégyzet be van pipálva) az elszámolási időszak záró dátuma, de legkorábban a P1-ben nyitott könyvelési időszak. A könyvelési időszak egyrészt felülírható, másrészt könyveléskor F1 lekérdezi a P1 könyvelő rendszerből az időszakok állapotát, és szükség esetén korrigálja az adatot. Ez utóbbi azért szükséges, mert a számla iktatáskor megadott időszak közel sem biztos, hogy a számla könyvelésének pillanatában is nyitott állapotú.
Formátuma szigorúan: éééé/hh (például 2020/01).

Áfa teljesítés dátuma: a teljesítési dátum határozza meg főszabály szerint az áfa teljesítés dátumát, mely időszakban kell az ügylet után a fizetendő adót megállapítani, de ez felülírható ha a könyvelő az érvényes jogszabályok szerint eltérne ettől. Ez a mező vezérli az Áfa bevallási időszakot.

Áfa bevallási időszak:

az áfa teljesítés dátumát alakítja át a rendszer év/hó formátumra. F1 már iktatáskor igyekszik meghatározni, de könyveléskor a P1 könyvelő rendszerből lekérdezi F1 az időszakok állapotát, és szükség esetén korrigálja az adatot. Ez utóbbi azért szükséges, mert a számla iktatáskor megadott időszak közel sem biztos, hogy a számla könyvelésének pillanatában is nyitott állapotú. Az áfa bevallási időszak nem lehet korábbi a számla teljesítési dátuma szerinti időszaknál.
Formátuma szigorúan: éééé/hh (például 2020/01).

Áfa belföldi: az Áfa tv. meghatározza, hogy ki számít áfa belföldinek és áfa külföldinek. Ebben a logikai mezőben van lehetőség kiválasztanunk, hogy áfa belföldi-e a szállító. Amennyiben áfa belföldi bepipálásra kerül, akkor az áfa belföldi könyvelési szabályokat használja továbbiakban a rendszer. Alapértelmezettként áfa belföldi.

Szállító könyvelése: ezzel a lenyíló mezővel meghatározzuk a szállító könyvelési szabályt (lásd következő mező). Lehet: Költség / Beruházási / Közösségen belüli / Fordított adózású. A szállító könyvelése mezőhöz kapcsolódó könyvelési szabályok meghatározhatják, hogy mely szállítói főkönyvre kerüljön az adott számlatípus. (pl. költség: 4541, beruházási: 4551)

Szállító könyvelési szabály: választás a könyvelési szabályok közül. Rendszer alapértékként a 'Szállítói számla fej' jogcímen belül azt a könyvelési szabályt ajánlja fel, mely előző "Szállító könyvelése" és korábbi "Áfa belföldi" mezőkkel összhangban áll. A végül elfogadott könyvelési szabály határozza meg, hogy adott szállítói számla fejet miként kell könyvelni.

Szállítói adatok

Mint előző technikai mező, bepipálásával az adott felhasználó által előzőleg rögzített beszállító adatait olvassa be a rendszer. A mező tehát segítség akkor, ha egymás után több számlát kell iktatnunk azonos beszállítótól, nagy mennyiségben.

Külsős számlaszám: a számlán feltüntetett bizonylat azonosítót kell ide beírnunk, melyet a szállító saját rendszere osztott.

Szállító: választás a partnerek közül. Új szállító esetén egyből rögzíthető is a hiányzó partner (ha van jogosultságunk) és utána tudjuk kiválasztani.

Szállítói cím: amennyiben a szállítónak több címe is van, akkor ki kell választanunk a partnerhez előzőleg felvett címek közül. Ha csak egy címe van rögzítve a partnertörzsben, akkor a szállító kiválasztásával automatikusan kitölti a rendszer. Ha a kívánt cím nem létezik, egyből rögzíthetjük is (ha van jogosultságunk).

Szállítói adószám: partnertörzsből automatikusan kitölti a rendszer a szállító kiválasztása után.

Közösségi adószám: partnertörzsből automatikusan kitölti a rendszer a szállító kiválasztása után.

Vevő adatok

Vevő kód: alapértékként rendszer beajánlja a flottakezelőt jelentő partnert. Amennyiben épp egy idegen bizonylatot kezelünk, úgy ezt felül kell írni a bizonylaton valóban szereplő vevőre. E felülírás a partnertörzsből történő választással lehetséges.

Vevő cím: alapértékként rendszer beajánlja az előző mező szerinti partner elsődleges címét. Ha több van, választani kell.

Számlán szereplő eredeti összeg adatok

Ezt a blokkot kifejezetten a szállító számlán szereplő adatokkal töltjük fel, a későbbi összeg ellenőrzések alapjául. Rendszer az itt megadottakat sosem írja felül.

Eredeti devizanem: lenyíló mezőből kiválasztjuk a devizanemet.

Bruttó végösszeg: forintos és devizás számlák esetében is a végösszeg forintban kifejezve.

Bruttó devizás végösszeg: csak devizás számla esetén aktív mező, számla végösszegét devizában kifejezve töltjük.

Eredeti áfa tartalom: a szállító számlán feltüntetett fizetendő áfa összege. Ide mindig a számlán szereplő és ne az általunk könyvelt levonható áfa összegét írjuk! A cellába rögzített összeg P1 interfész kapcsolat esetén az Áfa bevallás M-es lapjára kerül, amennyiben van a számlával kapcsolatban levonható áfa könyvelve.

Eredeti áfa tartalom devizában: a szállító számlán feltüntetett fizetendő áfa összege devizában.

Számla kötődése/Helyesbítés Tab-fül

Számla gépjárműhöz rendelése

Egy autós számla: logikai mező, bepipálásával jelezzük rendszernek, hogy a számla összes tétele egyetlen autóra vonatkozik, így szerkeszthetővé válnak a Számla gépjárműhöz rendelése mezők itt, a számla fejben.

Gépjármű azonosító: amennyiben bepipáltuk az egy autós számla mezőt, itt kiválasztható gépjármű állományból az érintett autó.

Idegen rendszám: előfordul, hogy nem a flottakezelő tulajdonában lévő autóval kapcsolatos szállító számla érkezik. Pl: bérautó.

Gépjármű állapot: egy autós számla esetén rendszer megjeleníti a kiválasztott gépjármű állapotát a számla teljesítési dátumában.

Km óraállás: a számlán feltüntetett gépjármű km óraállás. Szervizelésnél sok esetben bejegyzik szervizkönyvbe is, illetve flottakezelő kérheti szerviz partnereitől, hogy a számlára is rákerüljön ez az adat. Az itt megadott érték bekerül a gépjármű futásteljesítmény nyilvántartásába, jegyezve hogy a szállítói számla rögzítés felől érkezett az információ.

Tankolt mennyiség (liter): a számlán feltüntetett tankolás mennyisége. Vagy üzemanyag számla elszámoláskor átjön a beolvasott fájlból.

Számla szerződéshez rendelése

E blokkban megadottak különösen fontosak akkor, ha kárszámlát kezelünk épp, és az ahhoz kapcsolódó önrész, avulás továbbterhelése mellett döntünk. Ugyanis az itt kijelölt szerződés szerint lesznek ezek a számla fejben megadható összegek továbbterhelve.

Szerződés: egy autós számla esetén hivatkozás a gépjármű mögött álló egyedi szerződésre, a gépjármű megadásakor rendszer felajánlja az autó mögötti aktuális egyedi szerződést, de felülírható (pl. átvállalásnál érkezhet számla az előző szerződésre).

Keretszerződés: rendszer feltölti az egyedi szerződés mögötti keretszerződéssel, de felülírható. E keretszerződés partnere lesz a számlafejből továbbterhelendő avulás és önrész költségviselője, az ő nevére áll ki a vevő számla.

Keretszerződés állapota: a keretszerződés állapotát ellenőrizhetjük a számla teljesítési dátumában.

Keretszerződés tárgya: az előző mezőben kiválasztott keretszerződés tárgyának megjelenítése. Ennek értékkészlete lehet Teljes körű, Kezelt, Finanszírozott, Saját cégautó, Saját bérautó és Egyéb.

Saját munkavállaló: itt van lehetőség flottakezelő részéről kapcsolattartót hozzárendelni a számlához, ha adott személynél kívánja kimutatni a költséget, esetleg továbbterhelné rá. Ehhez a Kapcsolattartó adatlapon a Dolgozói kódot ki kell tölteni. A dolgozói kód, ha P1 interfész kapcsolat úgy van paraméterezve, átkerül P1-be dimenzió adatként.

Számla szállítói megállapodáshoz rendelése

Együttműködési megállapodás: választhatunk az adott szállító partner Együttműködési megállapodásai közül.

Működési szállítói szerződés: működési számla kategóriánál aktiválódó mező, mely felkínálja a szállítóhoz tartozó szerződés azonosítót. Ha több működési szerződés tartozik adott szállítóhoz, akkor ki kell választani a számlához tartozó szerződést.

Szállítói szerződés várható működési számla: a kiválasztott működési szállítói szerződés több különböző - rendszeresen várható - számla kiállítására is feljogosíthatja a szállítót, ezek előre rögzítettek a működési szállítói szerződés alatt. Ezek közül kell itt választanunk.

Beszerzési árajánlatot tartalmazó szolgáltatási igény:
adott beszállítótól adott autóra korábban árajánlat alapján megrendelt SZERVIZ vagy KAROSSZÉRIA szolgáltatásként rögzített szolgáltatási igény kiválasztása. A mezőtől jobbra található egy Tételek frissítése gomb, melyet megnyomva az ügyintézésben rögzített árajánlat tételek begenerálhatók a szállítói számlába.
A mezőben F5-re a Szolgáltatási igények kereső számla igazoláshoz képernyő indul el. Ennek részletes bemutatása a linkelt oldalon történik, emellett segítséget talál a "Miért nem jelenik meg tétel a kereséskor?" kérdésre is.

Biztosítói várt számla fájl: a várt biztosítós számla fájloknál már érkeztetett fájlok közül lehet kiválasztani az épp rögzített szállítói számlához tartozót, hogy későbbiekben rendszer ebből a fájlból generálja le a szállítói számla tételeket.

Helyesbítés adatok

Számlatípus: három típust különböztetünk meg Normál, Helyesbítő és Stornó.

Helyesbített számla: ha az aktuális számla helyesbítő vagy stornó, úgy az eredeti szállító számla F1 iktatószámát mutatja, mely helyesbítésre vagy stornózásra került.

Helyesbített számla külsős számlaszáma: az eredeti szállító számla eredeti sorszámát mutatja, mely helyesbítésre vagy stornózásra került.

Helyesbítés, stornózás oka: a flottakezelőnél előforduló helyesbítés vagy stornózás indoka.

Megjegyzés: részletesebb leírást adhatunk a konkrét esetről, a számla javítás okáról.

Hivatkozó számla: ha épp egy olyan számlán vagyunk, amit utóbb helyesbítettek, úgy itt jelenik meg a helyesbítő vagy stornó számla F1 iktatószáma.

Összeg adatok/Pénzügyi teljesítés paraméterek Tab-fül

Deviza átváltási adatok

Az összeg adatok mező aktivitása aszerint változik, hogy a számla jellegének Szállítói vagy Devizás szállító jelleget választunk. Ha az eredeti devizanem HUF, akkor ez a blokk inaktív. Ha eredeti devizanemnek valamilyen más devizát választunk, akkor változik a mezők aktivitása, ebben az esetben töltjük ennek a blokknak adatait.

Átváltás dátuma: a könyvelési adatok Tab-fülön rögzített teljesítési dátum, mely felülírható a speciális rendelkezések szerintire.

Deviza árfolyam: az átváltás dátuma szerinti rendszerben rögzített érvényes közép árfolyam. A rendszer a Pénzügy / Törzsadatok / Árfolyamok táblába rögzített adatokat használja.

Szállító árfolyama: a számlázási árfolyamot kell feltöltenünk a szállító számláról.

Utolsó árfolyam frissítés dátuma: a pénzügyi törzsadatokban szereplő adott árfolyam típusra rögzített utolsó árfolyam dátuma, mely alapján ellenőrizhetjük, hogy jó árfolyam szerint számoljuk-e el a számlát.

Összesítő összegek

Forintban és devizában összesíti a rendszer a szállítói számla tételeket és mutatja az eltérést a számlán szereplő eredeti összeg adatok blokkban beírtakhoz képeset.

Nettó összesen: a szállító számla tételek nettó összegeinek összege.

Áfa összesen: a szállító számla tételek adó összegeinek összege.

Bruttó összesen: = Nettó összesen + Áfa összesen.

Eltérés bruttó: az eredeti bizonylat bruttó végösszegéhez hasonlítja előző mező szerinti Bruttó összesen értéket.

Biztosítói térítés

A káresemény nyomán beérkező szerviz számlákon a szerviz mindig jelzi, hogy megállapodás szerint a biztosító kinek fogja kifizetni a kártérítés összegét; közvetlenül szerviznek, vagy épp a flottakezelőnek. A beállított továbbterhelések annak a partnernek történnek, akit a számla fejben (!) megadunk továbbterhelési partnerként (és azon belüli keretként, egyediként). A továbbterhelés a számla devizanemében történik.

Flottakezelőnek (Ft): kárszámla esetén biztosítótól és keretszerződéstől függően a biztosítói térítést utalhatják a flottakezelőnek. Ebben az esetben a kárelszámolást a flottakezelő intézi a biztosító felé. A teljes szállítói számlát fizetnünk kell a szerviz felé és utólagosan téríti meg a biztosító a kár önrész és avulás feletti részét (avulás nem minden esetben van) a flottakezelőnek. Illetve ha egyéb költségeket is szeretnénk kifizettetni a biztosítóval, ami a káreseményhez kapcsolódik pl. autómentő, akkor ezeket az egyéb költségeket is biztosító a flottakezelő felé téríti meg utólag.

Szerviznek (Ft): kárszámla esetén biztosítótól és keretszerződéstől függően a biztosítói térítést utalhatják a szerviznek. Ebben az esetben a flottakezelő olyan megállapodást kötött szervizzel, hogy a szerviz intézi a biztosítói eljárást biztosító felé, a biztosítói térítést is a szerviz fogja kapni az elszámolás után. Ezért a szerviz által kiállított szállítói számlán a javítási összeget a biztosítói térítéssel csökkentve számlázza ki a szerviz flottakezelő felé.
Megfelelő paraméterezés esetén P1 automatikus pénzügyi teljesítést könyvel az itt rögzített összeggel.

Önrész (Ft): az önrész a kár azon része, amelyet a szerződés alapján a biztosított magára vállal. A biztosító a szerződésben megjelölt önrészesedés alatti károkat nem téríti meg, illetve az önrészt meghaladó károknál az önrész összegét minden kárból levonja.
Fenti mezőnél leírtak esetében szintén a biztosító a szervizzel számol el, ezért szerviz csak az önrészt terheli ki flottakezelő felé. Ha a flottakezelő maga számol el a biztosítóval, akkor a teljes szállítói számlát ki kell fizetni szállítónak és a későbbiekben téríti meg a biztosító az önrészen felüli részt flottakezelőnek.

Avulás (Ft): az avulás a használt autóban keletkezett kár után a biztosító nem fizeti ki a sérült alkatrész teljes újkori értékét, arra való tekintettel, hogy amennyiben új értéken térítené meg a kárt, úgy az az un. „káron szerzés” tilalmába ütközve a károsult számára jogalap nélküli gazdagodást jelentene. A biztosító az alkatrész teljes árából levonja a használat során bekövetkezett amortizáció %-ban meghatározott mértékét, ezzel csökkentve a kárkifizetés összegét. A biztosító így tesz eleget annak, hogy csak megalapozott kártérítési igény alapján térítsen.
Fenti mezőnél leírtak esetében szintén a biztosító a szervizzel számol el, ezért szerviz az önrészt és az avulást terheli ki flottakezelő felé.

Továbbterhelendő: a biztosítói térítés blokknál a fent felsorolt 4 esetben flottakezelőnek lehetősége van továbbterhelni a kárösszegek bármelyikét, ehhez jelen mezőt kell 'igen' értékre állítania.

Analitika tétel hivatkozik rá: amennyiben továbbterheléshez már generált rendszer vevő analitika tételt, azt itt jelzi 'igen' értékkel.

Pénzügyi teljesítés adatai

Pénzügyi teljesítés módja: a szállító számla kiegyenlítésének módja, lenyíló mező.

Pénzügyi teljesítések gomb: megmutatja a P1-ben könyvelt pénzügyi teljesítéseket a számlához.

Pénzügyi teljesítést igényel: logikai mező, vannak olyan esetek pl. végszámla vagy kompenzáció miatt már nem igényel a számla pénzügyi teljesítést, itt van lehetőségünk megjelölni az ilyen számlát.
P1 nem használja ezt a mezőt, a számlák pénzügyi rendezését P1-ben szükséges lekönyvelni.

Teljesítendő összeg devizában: rendszer felkínálja az összeg adatok tab-fülről az eredeti bruttó deviza értéket. Mivel a pénzügyi teljesítések gomb megnyomásával ellenőrizhetjük P1 könyvelő rendszerünk szerint történt-e már részteljesítés a számlára, ez alapján manuálisan felülírhatjuk a teljesítendő összeget devizában a részteljesítések függvényében.
P1 teljesítendő összegként mindig a számla könyvelt összegét értelmezi, a Biztosítói térítés szervíznek mezőhöz P1-ben megfelelő paraméterezés esetén automatikus pénzügyi teljesítés könyvelés kapcsolódik.

Teljesítendő összeg: rendszer automatikusan kitölti a teljesítendő összeg devizában és a deviza árfolyam szorzatával, ha devizás szállítót rögzítettünk. Ha forintos szállítót, akkor a bruttó összeget kínálja fel. Ez is felülírható az előző mezőhöz leírtak miatt.
P1 teljesítendő összegként mindig a számla könyvelt összegét értelmezi, a Biztosítói térítés szervíznek mezőhöz P1-ben megfelelő paraméterezés esetén automatikus pénzügyi teljesítés könyvelés kapcsolódik.

Címzett partner: alap esetben a számlát kiállító szállító partner. Kivételes esetekben a pénzügyi teljesítést másik partner felé kell teljesítenünk. Pl. egy háromoldalú kompenzációs megállapodásból vagy ügyfél által fizetett és részünre megküldött szállító számla kifizetése miatt.

Címzett partner bankszámlaszám: alap esetben a számlát kiállító szállító partner bankszámlaszáma. Itt lehetőségünk van a partner több bankszámla száma közül választani, esetleg a hiányzó bankszámlaszámot egyből rögzíthetjük is (ha van jogosultságunk). Esetleg elképzelhető olyan eset is, hogy harmadik fél bankszámlaszámát adjuk meg közvetlenül, mondjuk egy kompenzálási megállapodás vagy követelésengedményezés miatt.

Készpénz kézbesítési helye: megjegyzésként beírhatjuk a készpénzes befizetés helyét, ahol a kiegyenlítés megtörtént, amennyiben dolgozónk készpénzzel a szállító házipénztárába vagy csekkel teljesíti a kiegyenlítést.
P1 nem használja ezt a mezőt.

Kifizetési dátum megállapítása

Megállapodott határidő: a Beszállító együttműködési megállapodásból hozza a rendszer adott ügyféllel történt megállapodásban szereplő fizetési határidőt.

Mihez képest: együttműködési megállapodás szerint számolja a rendszer, hogy számla beérkezésétől, kiállításától vagy postára adásától számítjuk a fizetési határidőt.

Fizetési határidő mértékegysége: általánosan a naptári, banki és munkanapokat vesszük számításba.

Kifizetési dátum fizetési határidő: választó mező, mely lehetővé teszi, hogy adott számlánál eltérjünk a megállapodott fizetési határidőtől, akár lehet ez korábbi vagy későbbi dátum is megegyezés szerint.

Kifizetési dátum: amennyiben nem fizetési határidőre szeretnénk kiegyenlíteni a számlát, akkor attól eltérő dátumot tudunk rögzíteni a rendszerben. Az információ átadódik P1 rendszerbe, ahol a kifizetések ütemezésének ez lesz az alapja.

Számla állapotváltozásai TAB-fül

A számla állapotváltozásai Tab-fülön időrendben láthatjuk adott szállítói számla életciklusának mely pontjánál tart, ki, mikor, milyen állapotba léptette. Az állapotléptetések nyomógombokkal kezdeményezhetők, bizonyos feltételvizsgálatokat követően rendszer automatikusan lépteti előre.

Állapot: a következő 6 állapoton halad át a szállítói számla a befogadástól a lekönyvelésig:

• Iktatott: minden új szállítói számla befogadásának első állomása, akár kézi számla, akár beolvasással kerül a rendszerbe. Ekkor kerülnek a beérkezett számla fej adatai rögzítésre a számláról, mely ha mentésre kerül, akkor a rendszer által generált egyedi iktatószámot kap. A számla elmentéséhez szükséges minden piros csillaggal megjelölt kötelező mezőt kitölteni a számla dátum és időszak információiról, a szállítóról, a kifizetésről és a számla kategóriájáról. További plusz információkat is rögzíthetünk, mely a számla későbbi feldolgozásához ad a kollégáknak segítséget. Az 'Iktatott' állapotban a számla minden adata módosítható.

• Igazolt: az igazolás során kerülnek rögzítésre a szállítói számla tételek, mely mindegyikét hozzárendeljük a rendszerben ismert előzményhez, és eldöntjük, hogy a tétel valóban szükséges kiadást takar-e vagy sem. Ehhez műszaki szakértő vizsgálatára van szükség a jogosság elbírálásához. Az igazolás rendszer általi feltételei, hogy a számláról rögzített bruttó érték és a számla tétel szerinti bruttó érték közötti eltérés nem lehet nagy, csak a kerekítések miatti eltérést fogad el a rendszer. Ha leigazoljuk a számlát, akkor a szállítói számla tételeket már nem tudjuk módosítani. Ha mégis szeretnénk ezt megtenni, akkor a Visszaléptet gombbal visszaléptetjük előző állapotra és módosítjuk a kívánt adatokat. Majd a számla 'Igazolt' állapotba léptethető ismét.

• Elutasított: amennyiben a szállítói számlához olyan problémát regisztrálnak, amely miatt az nem kerülhet be a könyvelésbe, úgy a számla az Elutasít gombbal állítható jelen állapotba. Megadható a visszautasítás okát jelentő probléma, akár több is egyszerre. A megadott problémák utóbb belekerülnek a visszaküldéshez generálható kísérőlevélbe. Ebben az esetben számla 'Elutasított' állapotba kerül.

• Feladott: a könyvelésre feladás előtti lépés, hogy a könyvelő számszakilag is helyesnek ítélje meg az igazolt számlákat, ezekre indítható a könyvelési folyamat, pontosabban az átadás a P1 könyvelő rendszer felé. Ekkor a számla 'Feladott' állapotba kerül. A feladást akkor engedélyezi rendszer, ha az összeg nem nulla és a könyvelési időszak nyitott és a szállítói számla tételnél meg van határozva könyvelési szabály. Feladott állapotú számla adatokat már nem lehet módosítani, csak a Számla kötődés adatokat és a Pénzügyi teljesítésével kapcsolatos adatokat. Ha bármilyen más adatot szeretnénk a számlán módosítani, akkor le kell stornóznunk és újra be kell iktatnunk a számlát.

• Könyvelt: P1 könyvelő rendszer a Könyvelési azonosító visszaadásával jelzi, hogy sikeres volt a számla könyvelése. Ekkor a számla 'Könyvelt' állapotba kerül.

• Sztornózott: ha a számláról utólag derül ki, hogy mégsem tudjuk elfogadni, vagy a számla mégsem jogos, akkor stornóznunk kell a rendszerben, visszaléptetésre nincs lehetőség. Az így legenerált stornó számla automatikusan kapcsolódik a stornózott párjához. Ekkor a számla 'Stornózott' állapotba kerül.

Ki: az állapotléptetésért felelős kolléga nevét rögzíti a rendszer

Mikor: a rendszer által rögzített állapotléptetés időpontja kerül rögzítésre

Oka: a szállítói számla életciklusának megfelelő eljárás és engedélyezés megtörténte

Megjegyzések és problémák TAB-fül

A beérkező szállítói számlákkal kapcsolatos megjegyzések és problémák áttekintését és kezelését szolgáló felület. Új bejegyzés felvitelére illetve a régiek megtekintésére a Szállítói számla megjegyzés és probléma adatlap szolgál, aminek tehát önálló áttekintő felülete nincs, mivel minden probléma csak számlához rendelten értelmezett. A problémák rögzítése tipizáltan történik, választhatunk a törzsadatszinten definiált probléma típusok közül. További jelentősége az itt megadottaknak az, hogy ezek kerülnek bele a rendszerből kiállítható ún. Visszaküldés kísérőlevélbe.

Áfa tételek TAB-fül

A SZALL_SZLA_AFA_TETEL_KOTELEZO rendszerparaméterrel kapcsolható, hogy igazoláskor és könyveléskor legyen-e ellenőrizve és kikényszerítve az áfa tételek megadása. Ha adott flottakezelő él ezzel, úgy itt adhatók meg a részletes áfa adatok.