Üzemanyag számlák beolvasása

Ahogy azt már az Elektronikus szállítói állományok beolvasása oldalon láthattuk, egyes partnerektől érkező adathalmaz egyszerűen beolvasható F1 rendszerbe. Ezen az oldalon az üzemanyag tranzakciókat tartalmazó számlamelléklet beolvasással kapcsolatos részleteket tárgyaljuk. A beolvasáshoz az egyes szolgáltatóktól eltérő formátumú CSV kiterjesztésű fájlra van szükség, de F1-be a betöltés menete nem különbözik.
A formátumokkal kapcsolatos eltérések szolgáltatónként külön súgó oldalra kerültek, a kapcsolódó linkeket az oldal alján találjuk.

A Szállítói számlamelléklet beolvasás felület kezelése

A felület a Pénzügy / Elektronikus szállítói állomány beolvasás menüpont alól érhető el, vagy közvetlenül az iktatott szállítói számla fej, Műveletek / Melléklet beolvasás sorra kattintva.

Fontos! Egyes beszállítóktól érkező CSV fájlt nem szabad megnyitni az excel programmal, mert az módosítja a szerkezetét! Helyette használhatjuk pl. a Windows részét képező Jegyzettömb alkalmazást vagy Notepad-ot. Erre vonatkozó információk a Fájl beolvasás hibák oldalon találhatóak.

Beszállító választás a partner törzsből.

Szállítói számla megadása nem kötelező, hiszen egy állomány akár több számlához tartozó tételt is tartalmazhat. Azonban minden számlának, ami a listában szerepel, iktatott állapotban léteznie kell a rendszerben. A betöltő program számlák szerint szétválogatja a tételeket.

Fájl típus kiválasztása összhangban kell legyen a beszállítóval.

Állomány, Fájl kiválasztás és beolvasás nyomógomb
itt csatoljuk be a lementett fájlt. Rendszer többféle ellenőrzést is végez a fájl kiválasztásakor:

• ellenőrzi, hogy az elvárt formátumnak megfelelő értékek kerülnek-e adott cellákba;

• ellenőrzi, hogy a táblázatban szereplő cikk megnevezések szerepelnek-e már a cikkek között. Ha hiányt tapasztal, az üzenet okézása után felajánlja a Beszállítói cikkek képernyőt, ahol az összerendelést azonnal el tudjuk végezni.

Fontos! Ha javítanunk/pótolnunk kellett valamelyik adatot, a fájlt újra ki kell választani, és úgy beolvasni! Csak akkor kapunk üzenetet, ha a táblázat valamely elemével probléma van.

Szolgáltatási elem nem szerkeszthető, mivel bármely beolvasott üzemanyagos fájlból több különböző szolgáltatás elem is azonosítható, a fájlban szereplő cikk nevek és kódok alapján. A cikk kódokat törzsadatként egyszer meg kell feleltetni valamelyik F1-ben érvényes (jogcímmel ellátott) szolgáltatási elemnek. A későbbiekben a beolvasó algoritmus ezeket fogja felhasználni.

Továbbterhelési döntés megadható, hogy saját, vagy továbbterhelendő a költség, de nem kötelező. Ha nincs megadva, rendszer a beolvasott gépjárművek szerződései alapján dönt a továbbterhelésről. Azoknál a tételeknél, ahol nem tudja beazonosítani a szerződést, a költséget sajátra teszi.

Szolgáltatás nem szerkeszthető, rendszer kizárólag az Üzemanyag szolgáltatást tekinti elfogadhatónak (a fájlt típussal összhangban).

Szállítói számlatétel létrehozás nem szerkeszthető, a tételek az iktatott számla tételei lesznek.

Előzmény szolgáltatási igény nem szerkeszthető, nem is értelmezett.

Feldolgozás nyomógomb a kötelező adatok megadása után a gombra kattintva rendszer elvégzi a beolvasást. A beolvasást követően minden esetben üzenetet kapunk a végeredményről. További hasznos infók a Hibalista fejezetben, lentebb olvashatók.

Hiányzó cikkek itt minden esetben nulla szerepel, mert ezt már a táblázat beemelésekor rendezni kellett.

Hiányzó keretszerződések előfordulhat, hogy az adatok között olyan tétel szerepel, amit a rendszer nem tudott szerződéshez kapcsolni. Ezek számát mutatja a blokk.

A beolvasó algoritmus működése

Betöltéskor rendszer elsősorban az üzemanyagkártyát próbálja beazonosítani.

• Ha megtalálja F1-ben a táblázatból érkező kártya számot, akkor a számlatételben a költségviselő adatait az üzemanyagkártyánál megadott partner adatok alapján állítja be. FONTOS! Ez akkor is így történik, ha időközben a gépjármű szerződése változott, ezért szükséges, hogy a kártya adatok mindig napra készek legyenek!

• Amikor nem talál kártyaszámot a rendszerben, a betöltőfájlban lévő gépjármű rendszám és teljesítés dátum szerint próbál szerződéses adatokat beállítani a számlatételben. Bár az adatok alapján rendszer létre hozza a szállítói számla tételt, de a hibalistán jelzi, hogy nem talált üzemanyagkártyát.

• Abban az esetben, amikor sem a kártyaszám, sem a rendszám alapján nem sikerül azonosítani a gépjárművet, a számlatételt idegen rendszámra létre hozza ugyan, de partner adatok nélkül. Ilyenkor ezeket felhasználónak kell megadnia, és a továbbterhelési döntést helyesen beállítania.

A szállítói számla tételbe a táblázatból érkező egyéb információkat is eltároljuk, ezek: kártyaszám, km óra állás, tankolt mennyiség, szolgáltatás helye, időpontja. A termék neve a megjegyzés mezőbe kerül, ami a vevőszámla mellékletén feltüntethető.

Beolvasandó fájlok formátuma

Minden szállítói számlamelléklet beolvasásakor az adott fájltípusra vonatkozó algoritmusok futnak le, ehhez természetesen megfelelő betöltő táblázatot kell rendszer számára megadni. Azt, hogy az adott melléklet betöltéséhez milyen szerkezetűnek kell lennie a CSV fájlnak, a fájl típus határozza meg.
Az üzemanyag számlák mellékleteinek beolvasásához rendszer a beszállítóktól elérhető formátumokhoz igazodik a MOL és az OMV számla esetén (tehát ezekkel nincs flottakezelőnek feladata). A Shell számlák tranzakciós részleteit a szolgáltató oldalán Flottakezelő saját magának tudja kialakítani. Ennek megfelelő paraméterezéshez segítséget nyújtunk a Shell állomány kialakítása oldalon.

Hibalista

Amint azt fentebb már írtuk, a beolvasás végén üzenet érkezik a sikeresen létre hozott szállítói számla tételek számáról. Igen, de honnan tudhatjuk, hány tétel szerepelt a beszállító listájában?
A Hibalista gombra kattintva a betöltött adatokról részletes listát kapunk, amiben a beolvasott fájl minden tétele szerepel. Így ellenőrizni tudjuk, hogy a beolvasott tételek egyeznek-e a létre hozott számlatételek számával. Abban az esetben, ha az üzenetben kevesebb tételszám szerepel, mint a táblázatban, akkor gyanakodjunk, hogy valamelyik számla nincs iktatva a rendszerben.
A listáról bővebbet a Számlamelléklet beolvasás hibalista oldalon olvashatunk.

Az üzemanyagkártya betöltés során egy tételhez akár több üzenetet is láthatunk. A megjelenő üzenetek az alábbiak lehetnek:

Üzenet Hiba oka

Ismeretlen üzemanyag kártya a megadott üzemanyagkártya száma nem szerepel a rendszerben.

Ismeretlen gépjármű a megadott gépjármű nem szerepel a rendszerben.

Nem található a megadott keretszerződés szám a fájlban megadott keretszerződés nem szerepel a rendszerben.

Több érvényes üzemanyag kártya is van ilyen számon az üzemanyagkártya adatainál több érvényes szerződés is található, emiatt a rendszer nem biztos a szerződés adatait illetően. Ilyen esetben felhasználónak ellenőriznie kell, hogy a létre hozott számla tételben a megfelelő adatok szerepelnek-e.

A hibalista alapján szükség szerint a beszállítói állományban változtathatunk (módosíthatunk, törölhetünk). De ne felejtsük, sose nyissuk meg az excel alkalmazással a listát!
Módosítást követően az adatok újra beolvashatóak. A sikeresen betöltött tételeket rendszer nem duplázza meg, ezért nem szükséges a helyes számlatételeket előtte törölni. Arra azért figyeljünk, hogy a legenerált számlatételeken rendszer már nem fog módosítást végezni, csak a hiányzókat rögzíti a következő beolvasáskor.