Üzletkötési folyamatok

Rendszerben az üzletkötési folyamat a vissza nem térő alkalom arra, hogy az ügyfélkiszolgálás minél magasabb fokú automatizálásához szükséges adatokat, a flottakezelő pontosan és részletesen rögzítse. Ennek elmulasztása visszaütne akkor, amikor a flottakezelő a szerződésben vállalt kötelezettségei szerint igyekezne kiszolgálni az ügyfeleket illetve a gépjármű használókat, illetve amikor bármilyen problémás helyzetben senki sem emlékszik mi volt a megállapodásban. A mulasztásokat rendszer igyekszik kivédeni a folyamatba épített rengeteg ellenőrzéssel. Nézzük részleteiben is!

Ajánlatadás

Ügyfél rögzítése

F1 rendszerben az üzletkötési folyamat az ügyfél partnertörzsben történő rögzítésével indul. Visszatérő ügyfélnél elegendő az adatokat aktualizálni.
A témát érintő súgó oldalak:
Partnerek

Gépjármű meghatározási mód behatárolása

Az ajánlatadás menetét befolyásolja, hogy miként határozzuk meg a gépjárművet, tudható-e egyáltalán, hogy milyen autóra adunk épp ajánlatot. Ezt az informáltsági szintet tükrözi a"Gépjármű meghatározás módja" mező, mely a majdani ajánlat tételben érhető el, és ott az első adatmezők között kitöltve vezérli az ajánlatadás további menetét. Épp ezért fontos már ekkor tisztázni, mert részünkről is más-más előkészítést igényel az ajánlat elkészítése. Lehetséges gépjármű meghatározás módokról az Ajánlatadás lehetőségei oldalakon tájékozódhat.

Gépjármű típus rögzítése

Ha tudható, hogy az ügyfél milyen gépjármű típusra kér új autós ajánlatot (lásd fentebb a gépjárműmeghatározás módját), úgy magát a típust (és a hozzá elérhető felszereltségek, tartozékok adatait) is rögzíteni kell a gépjármű típus törzsben, hogy aztán később az ajánlatadáskor kiválaszthassuk. Olyan flottakezelőknél, akik rendelkeznek Eurotax licence-szel, és az áhított típus már elérhető az Eurotaxból importálható adatbázisból, ez a lépés kimarad, elegendő lesz csak kiválasztani az ajánlathoz a már létező típust.
A témát érintő súgóoldalak:

Gépjármű típusok

Felszereltség megnevezések

Tartozék típusok

Gépjármű rögzítése

Olyan esetben, amikor egy már létező konkrét autóra vonatkozóan kell ajánlatot rögzíteni, magát az autót kell rögzíteni a rendszer gépjármű törzsében, hogy aztán később az ajánlatadáskor kiválaszthassuk. Elképzelhető, hogy az autó már létezik a rendszerben, ha az ajánlatunk pl. egy átvállalás kapcsán születik.

Gépjármű szállítói árajánlatok rögzítése

Ha az ügyfél egy kiszemelt típusú új autóra kér ajánlatot, úgy a folyamatba be kell vonjuk a gépjármű kereskedéseket. A tőlük bekért gépjármű szállítói árajánlat adatait rögzítenünk kell a rendszerben, mivel később ez beépítésre (kiválasztásra) kerül az ügyfélnek szóló, vevő oldali ajánlatban.
A témát érintő súgóoldalak:

Gépjármű szállítói árajánlatok

Hitelvizsgálat

Ahhoz, hogy minden információnk meglegyen egy PONTOS ajánlat összeállításához, szükségünk lesz még az ügyfél bevizsgálására, főleg finanszírozott szerződések esetén. Ennek adatai és megállapításai rögzítendők a rendszerben, függetlenül attól, hogy flottakezelő házon belül végzi-e a minősítést vagy megbíz ezzel valakit. A hitelvizsgálatok jóváhagyása kétszintű, azaz két felelős vezető kell rögzítse jóváhagyását ahhoz, hogy a hitelvizsgálat eredménye szerinti összeg (tőke) kihelyezhető legyen. A hitelvizsgálat megállapításaitól függ az adni kívánt ajánlat tartalma, ezért kell már ebben a stádiumban, vagyis a részletes ajánlat kidolgozását megelőzően elvégezni.
Amennyiben még csak KÖZELÍTŐ ajánlatot adnánk, úgy ez a lépés egyelőre halasztható. Legkésőbb akkor követeli meg rendszer a hitelvizsgálatot, amikor generálnánk a vevői megrendelést.
A témát érintő súgó oldalak:

Hitelvizsgálatok

Ajánlat fej rögzítése

Az ügyfél által kért ajánlati paraméterek az ügyfélhez felvett ajánlatban, azon belül is az ajánlat fejben rögzíthetők. Az ajánlatok mindegyike 'Rögzítés alatt' állapottal menthető el, ebben az állapotban még szabadon szerkeszthetők. Ekkor azonban még tilos az ügyfélnek kiadni bármit is, hisz előbb tisztázni kell házon belül a flottakezelő által meghatározandó ajánlati paramétereket. E paraméterek viszont függenek attól, hogy

• az ügyfél mennyire tűnik megbízhatónak és fizetőképesnek: ennek eldöntéséhez kell lefolytatnunk a hitelvizsgálatot, akár cégen belül, akár külsős szervezetet bevonva, de a hitelvizsgálat megállapításait minden esetben F1-ben rögzítve,

• az ügyfél ajánlatkérése menyire letisztult, tudjuk-e már, hogy milyen autót szeretne vagy még nem választott.

A témát érintő súgó oldalak:

Ajánlatok (ajánlat fej szintű adatok)

Ajánlat tételek rögzítése

Az ajánlat tehát akkor tehető teljessé, ha

• rendelkezésre állnak a jóváhagyott hitelvizsgálat eredmények ÉS

• az ügyfél által igényelt részletességgel ismert a gépjármű ÉS

• mindenképpen ismert a gépjármű valamilyen értéke (becsült vagy árajánlat szerinti).

Az ajánlat teljessé tétele az ajánlat tételek rögzítését jelenti. Az ajánlat tételek rögzítésének szerves része a kezelési szolgáltatások, biztosítások és abroncsok paraméterezése. Ha ez megtörténik, onnantól adható át az ajánlat belső (vezetői) jóváhagyásra. A belső jóváhagyáson átesett ('Jóváhagyott' állapotú) ajánlatok kiküldhetők az ügyfélnek ('Kiküldött' állapot). A vezető által visszautasított ajánlatok ismét 'Rögzítés alatti' állapotba lépnek vissza, így pontosíthatók.
A témát érintő súgóoldalak:

Ajánlat tételek: benne finanszírozási kalkuláció paraméterek, gépjármű és ár adatok, gumikezelési paraméterek

Szolgáltatás hozzáadás

Szolgáltatás paraméterek

Biztosítás paraméterek

Elköteleződés, az első aláírások begyűjtése ügyféltől

Keretszerződés létrejötte

Az ügyfél által elfogadott ajánlatból generálható a keretszerződés. A keretszerződés 'Előkészített' állapotban jön létre. Ekkor finomíthatjuk azokat a paramétereket, melyekre az ajánlat még nem tér ki, és létrejöttével lehetővé válik a flottaszintű szolgáltatások előkészítése szolgáltatásnyújtáshoz. Ahhoz, hogy a keretszerződés eljusson 'Érvényes' állapotig, gondoskodni kell az ügyfél adatinak véglegesítéséről és biztosítani kell a számlázásba bekapcsolását (be kell sorolnunk az ügyfelet valamely analitika generálási és valamely számlázási csomagba).
A témát érintő súgó oldalak:

Keretszerződések

Vevői megrendelés generálása

Amikor az ügyfél is elfogadja a keretszerződést és az így 'Érvényes' állapotúvá válik, és jóváhagyott hitelkerettel rendelkezik az ügyfél, - új gépjárművek beszerzése esetén - akkortól van lehetőség a vevői megrendelés generálásra (az ajánlat felől kezdeményezve), majd kiállításra. A kiállítható dokumentum adatai egyeznek az ajánlattal, jelentősége kettős: (a) az ajánlat az ügyfelet még nem kötelezi, csak a flottakezelőt, (b) nem árt egy utolsó ellenőrzés ügyfél részéről, mielőtt a flottakezelő megrendelné az autókat nem kevés pénzért.

Néhány esetben indokolt lehet a vevői megrendelés kihagyása, tipikusan a flottakezelő saját autóinál, esetleg olyan ügyfélnél, akiben feltétel nélkül megbízunk. Az ilyen nagyon megbízható ügyfeleknek a keretszerződésben, a megrendelés ügymenetét paraméterező TAB-fülén, a 'Szállítói megrendelés indítható-e vevői megrendelés nélkül' mezőjét kell 'Igen' értékre állítani. Ekkor célszerű az ajánlatot és a keretet úgy szövegezni, hogy abban egyértelmű legyen, hogy az ügyfél már az ajánlat és keretszerződés alapján is köteles átvenni az autót, minden további jóváhagyás nélkül… de ezt hagyjuk a jogászokra. Ez is egy oka annak, hogy miért kell előbb a keretszerződést tisztázni, mielőtt továbblépnénk a vevői megrendeléshez.
E témát érintő súgó oldalak:

Vevői megrendelések

Gépjármű szállítói megrendelés generálása

Ha tehát az ügyfél aláírta a vevői megrendelést (kivéve, ha épp eltekintünk ettől, lásd fentebb), akkortól állítható ki a gépjármű szállítói megrendelés az ajánlatból (mert hogy ott közvetlenül hivatkozik az ajánlat a gépármű szállítói árajánlatra, amire hivatkozva készül el a gépjármű szállítói megrendelés). Amennyiben egy ajánlat autóit több partnertől szerezzük be, úgy ennek megfelelően készül el a gépjármű megrendelés is, partnereknek külön-külön. E megrendelések nyomán rögzíthetjük a partnerek visszajelzéseit, majd ha már minden rendben van, akkor elérhetjük a 'Visszaigazolt' állapotot. Eztán X idővel szállítják az autókat (készletről vagy gyártást követően).
A témát érintő súgó oldalak:

Gépjármű szállítói megrendelések

Egyedi szerződés generálása

Amennyiben az ajánlat/hitelvizsgálat/keretszerződés feltételül szabta biztosítékként kezdő bérleti díj számla megfizettetését az ügyféllel, úgy ennek kiállításáról is gondoskodni kell. Mivel azonban e típusú számla csak egyedi szerződéshez rendelten készíthető el, a vevői megrendelés elkészítését követően létre kell hozni az egyedi szerződést.
Az egyedi szerződés generálása a keretszerződés alól lehetséges. Egy adott ajánlat tételből azonos tulajdonságú egyedi szerződések keletkeznek, darabszám megadásával akár több is egyszerre.
A témát érintő súgó oldalak:

Keretszerződéshez egyedi szerződések generálása

Egyedi szerződések

Gépjármű és biztosítások generálása

Az egyedi szerződés generálás részeként automatikusan létrejön a gépjármű, vele a gépjármű szerződéses adatai adatlap, illetve biztosítási módonként egy-egy biztosítási szerződés is. Ettől még a gépjármű nem feltétlenül létezik fizikailag is, de a 'születésével' kapcsolatosan apránként ismertté váló adatokat így már van hova rögzíteni. Az egyedi szerződés 'Rögzítés alatt' állapottal, a gépjárművek 'Átadás alatt' állapottal, míg a biztosítási szerződések 'Előkészített' állapottal keletkeznek.
A témát érintő súgó oldalak:

Gépjárművek

Biztosítások

Abroncsok generálása

Amennyiben az ajánlat tételben megadott abroncs paraméterekből ez következik, úgy a gépjármű generálással egyidejűleg az abroncsok is létrejönnek. A nyári gumik 'Gépjárművön' állapottal, a téliek 'Beszerzési javaslat'-ként.
A témát érintő súgó oldalak:

Abroncs modul áttekintése

Kezdő bérleti díj számla generálása

Az egyedi szerződés létrejöttével lehetővé válik az egyedi szerződés szintű szolgáltatások előkészítése, ehhez adatok rögzítése, és az egyedi szerződéshez rendelten már van mód kiállítani a pótbiztosítékként esetleg megkövetelt vevőnek szóló kezdő bérleti díj számlát. A számla közvetlenül feladható a P1 könyvelő rendszerbe (ha a flottakezelőnél az kapcsolódik F1 rendszerhez).

Gépjárművek üzembe helyezése, első átadása, aktiválás

Gépjárművek példányosítása

Ahogy ismertté válnak az autók példányosításhoz szükséges adatai (alvázszám, motorszám, ...), azok egyből rögzíthetők a gépjárművekhez illetve a gépjármű szerződéses adataihoz. Ezt megtehetjük a Gépjármű adatlap felől illetve a gépjármű első átadások felől. Utóbbi felületen összegyűjtve érjük el a szükséges adatmezőket, míg a gépjármű felület nem erre kihegyezett, ott az adatok szétszórtabban találhatók meg.

Forgalomba helyezés

Kiállíthatók a forgalomba helyezéshez szükséges dokumentumok, majd amikor megtörténik a forgalomba helyezés, úgy rögzíthetők az ezzel kapcsolatos okmány és érvényesség adatok a gépjármű első rendszámával együtt (ez ugye változhat a gépjármű élete során). Ezt érdemes a gépjármű első átadása felület felől intéznünk, onnan mindent elérünk, amire szükségünk lesz.
A témát érintő súgó oldalak:

Gépjárművek

Gépjárművek első átadása

A forgalomba helyezést követően szervezhető a gépjármű első átadása az ügyfélnek, pontosabban valamely használónak. A szervezéshez szükséges adatokat is rögzíteni lehet a rendszerben, kiállíthatók a szükséges dokumentumok (pl.: átadási jegyzőkönyv), majd természetesen a tény adatokat is itt adhatók meg. Az első átadás felületen csak az adatrögzítésre van lehetőség, a gépjármű állapotának léptetésére - egy ellenőrzés után - kifejezetten a gépjármű adatlap felől lesz lehetőség. Amit rendszer kifejezetten ellenőriz (majd, az egyedi szerződés aktiválásakor):

• meg kell adni a gépjármű ügyfél oldali azonosítóját (Gépjármű adatlapon ügyfél saját azonosítója),

• meg kell adni a költséghelyet és szervezetet,

• meg kell adni a használót.

E témát érintő súgó oldalak:

Gépjármű első átadások

Aktiválás

Gondoskodni kell a gépjármű illetve az egyedi szerződés aktiválásáról is. Finanszírozott új gépjármű esetén, azzal a nappal indul az egyedi szerződés, amikor megtörténik a gépjármű első átadása. Minden más esetben a még 'Rögzítés alatti' állapotban lévő egyedi szerződésben lehet megadni a szerződés kezdete dátumot. Az indulás napján frissíti a rendszer a kalkulációt az aktuálisan ismert (!) kamatlábak, adómértékek és árfolyamok alapján, illetve elvégzi a tört időszaki díjak időarányosítását a szerződés kezdetésre és végére. Innentől mind a gépjármű, mind az egyedi szerződés állapota 'Aktív'. Az aktiválás pillanatában a gépjármű elindul a tárgyi eszköz interfész felé. Kapcsolódó rendszer függvénye, hogy ez pontosan hogyan történik.

Rontott adatok javítása, törlése
Amennyiben egy egyedi szerződéshez tévesen rendeltünk hozzá gépjárművet, vagy az ügyfél visszalépett, vagy bármi egyéb tévedés történt, úgy az Egyedi szerződés adatlap / Állapotléptetések menüpont alatti / Meghiúsultra állítás és Törlés (még nem aktivált egyedi szerződésekre) funkciókat használjuk. Utóbbit bátran nyomjuk meg (indokolt esetben persze), nem egyből hajtja végre rendszer a törlést, hanem előbb bekéri a törlés szabályait a feljövő kis ablakban.

Állapotléptetések ellenőrzése
Az üzletkötésben érintett objektumok és ezek lehetséges állapotait a következő táblázat foglalja össze. A színek a munkafolyamaton belüli függőségeket mutatják. Ha például valamely objektum egy állapota kék, akkor annak az állapotnak a beállta szükséges ahhoz, hogy az azonos színnel jelölt másik objektum létrejöjjön (ekkor az objektum maga színezett) vagy egy új állapotba léphessen (ekkor az adott állapot színezett).

Speciális értelmezés a hitelképesség vizsgálat és a keretszerződés viszonylatában: a hitelképesség vizsgálat ‘Jóváhagyva‘ állapota szükséges ahhoz, hogy a keretszerződésnél elindítsák a belső jóváhagyási folyamatot, azaz átléptessék ‘Jóváhagyásra váró‘ állapotba.