Bérautó szerződések

screen code: BERAUTO_SZERZ.SHEET; BERAUTO_SZERZ.LIST

A bérautóval kapcsolatos általános tudnivalókat a Bérautó kezelés áttekintő oldalon tárgyaljuk. Jelen oldalon kifejezetten csak a Bér- és csereautó ügyintézés speciális adatlapjáról, a 'Bérautó, csereautó szerződések' képernyőről lesz szó.
A leírásban az egyszerűség kedvéért többnyire csak a bérautó kifejezés szerepel, azonban mindaz ugyanúgy vonatkozik a csereautó szolgáltatás ügyintézésére (eltérés esetén külön jelezzük).

A bérautó szerződés képernyő több irányból is megközelíthető, létrehozni azonban kizárólag a Bérautó foglalás felületről, a Foglalás véglegesítése nyomógombbal lehet.

A már meglévő szerződés adatlapot módosítás, vagy csak megtekintés céljából elérhetjük:

• a Bérautó, csereautó foglalások felületen az adott tételre kattintva;

• az automatikusan generálódott szolgáltatási igény tétel speciális adatlapjára kattintva;

• a Gépjárművek kezelése / Bérautó / Bérautó szerződések menüpontban.

Bérautó, csereautó szerződés alapadatok

A mezőket rendszer automatikusan tölti a foglalás alapján, többsége már nem módosítható.

Szerződésszám: rendszer által osztott azonosító, év / sorszám felépítéssel.

Szerződés típus: A foglalásban szereplő adatokat rendszer örökíti ide, ezekből a szerződés típusa már meghatározott, és nem módosítható. A választásnak megfelelően változnak a kitöltendő adatok a képernyőn. A típusok leírását lásd a foglalás ismertetése oldalon.

Állapot: rendszer a folyamat szerint automatikusan változtatja. Értékkészlete:

• Rögzítés alatt: a foglalás véglegesítése nyomán, automatikusan jön létre a bérautó szerződés, mindig ezzel az állapottal. Az adatmezők többsége szabadon szerkeszthető.

• Folyamatban: amint megadják a tényleges kiadás időpontját, átbillen a szerződés ebbe az állapotba.

• Lezárt: amint megadják a tényleges leadás időpontját, átbillen ebbe az állapotba.

• Meghiúsult: ha pl ügyfél lemondja az igényt, a szerződést ebbe az állapotba léptethetjük a képernyő Műveletek menüjében.

Jelen bérautó szerződés állapot nem összetévesztendő a szolgáltatási igény tétel állapotával, bár a kettő összehangoltan mozog. Amikor a bérautó szerződés létrejön, mögötte rendszer automatikusan generál egy szolgáltatási igény tételt 'Folyamatban' állapottal. A szerződés lezárásakor ennek állapota 'Ténylegesen igénybe vett', meghiúsulás esetén 'Nem vette igénybe' lesz.

Kiadás típusa: értékkészletét Flottakezelő maga határozhatja meg a 'BERAUTO_KIADTIP' szótárban. Néhány példa: Előzmény autó, Fizetett csereautó, Fizetett bérautó

Keretszerződés, Ügyfél: rendszer örökíti a foglalásban megadott adatot, itt már nem szerkeszthető.

Ügyfél használója: adott ügyfél kapcsolattartók közül tudunk választani. Adott használóra kereshetünk a Gépjárművek szűrőképernyő 'Aktuális bérautó használó' mezőben, ekkor rendszer mutatja az általa használt gépjárművet. Az adatlap 'Bérautó szerződések' fülről elérhető az érintett bérautós szerződés.

Ügyfél eredeti autója: rendszer örökíti a foglalásban megadott adatot, itt már nem szerkeszthető.

Ügyfél szervezet: amennyiben a partnerhez rögzítettünk szervezetet, akkor itt van lehetőségünk kiválasztani. Ha adott ügyfélnél költséghely kezelés is van, akkor annak kiválasztásával automatikusan meghatározódik a szervezet is.

Költséghely: szintén partnertörzsben rögzített szervezethez megadott költséghely kiválasztására van lehetőségünk.

Szolgáltatás igény: kapcsolat a szolgáltatás igénnyel.

Számlára kerülő leírás: az itt bevitt megjegyzés a számlatételben megjelenik.

Költségviselő adatok blokk (opcionális)

Lehetőség van arra, hogy a bérautót használó (szerződő) ügyféltől eltérő partnerre számlázzunk. A blokkban a Keretszerződés mezőben választhatunk másik ügyfelet (valamint költséghelyet), rendszer a partner mező értékét maga határozza meg.
A mezőt csak az első elszámolás elkészítéséig tudjuk módosítani. Egy szerződésen belül a különböző elszámolástételek nem számlázhatóak eltérő partnerre.

Bérautó adatok fül

Amíg a bérautó szerződés 'Rögzítés alatt' állapotban van, addig tudjuk csak ezeket a mezőket berögzíteni vagy módosítani. Ha 'Folyamatban' állapotba kerül a szerződés, onnantól inaktívvá válnak.

Beszállító: Idegen bérautók közül foglalva amelyik partnertől flottakezelő igénybe veszi a közvetített szolgáltatást. Saját flottából megoldott szolgáltatásnál ide a flottakezelő kerül.

Beszállító telephely: partnertörzsben a beszállítóhoz berögzített telephelyek közül választhatunk.

Beszállító kapcsolattartó: partnertörzsben a beszállítóhoz berögzített kapcsolattartók közül választhatunk, ha jelölni akarjuk például azt, hogy a bérautó átvevője kit keressen.

Bérautó kategória: választás a bérautó kategóriák közül

Kiadott üzemanyagkártya: (opcionális) a szerződéshez kapcsolhatunk üzemanyagkártyát. A kapcsolat alapján az erre érkező költségekhez rendszer megtalálja a továbbterhelendő partner adatokat.

Saját bérautó: a foglalásból rendszer örökíti, de itt még felülírható.

Üzemanyagkártya költség továbbszámlázandó: (opcionális) logikai mező, rendszer alapértelmezetten 'IGEN' értéket állít be.

Idegen bérautó típus: idegen bérautó szerződésben megadhatunk konkrét gépjármű típust a gépjármű törzsadatokból.

Idegen rendszám: idegen bérautó esetén a gépjármű rendszáma.

Dokumentum csatolások nyomógomb: (opcionális) lehetőség van bármilyen fájl csatolására.

Bérautó dokumentumok nyomógomb: lehetőség van többféle sablon elkészítésére, és kiállítására.

Elszámolás blokk Rendszer itt mutatja, hogy az adott szerződésre mikor készült az utolsó elszámolás, valamint hogy eddig mekkora összeget számítottunk fel ügyfélnek.

Bérlés szállítói díjak blokk (opcionális)

Szállítói díj az a költség, amennyit Flottakezelő fizet idegen bérautóért valamely beszállítójának. Ebből következően a blokk kitöltése csak idegen típusú bér-(vagy csere)autó esetén értelmezett.
Amennyiben vannak szállítói díjak a törzsadatok közt, a díjakra vonatkozó mezőket rendszer feltölti (ha nem talál adatot, üres marad). Az adatok csak rögzítés alatti állapotban szerkeszthetők.

Használt díj típus értékei: napi / havi.

Díj a bérlet egység ára, amennyiért a beszállító a flottakezelő részére biztosítja a bérautót.

Tervezett összesen bérlés díj a megadott díj paraméterek és a bérlés tervezett időszaka alapján számított összeg. Az eredeti értéket mindig az elsőként megadott tervezett dátumokból számolja rendszer, ezek változása esetén nem számolja újra.

Km limit megadható, ha a bérlés ára a napi (vagy havi) használatot futásteljesítményhez köti. Tájékoztató adat, rendszer nem számol vele.

Limiten felüli km díja a túlhasználat során kilométerenként fizetendő felár.

Bérlés vevői díjak blokk

Vevői díjnak nevezzük azokat a költségeket, amennyiért Flottakezelő az ügyfélnek biztosítja a gépjárműveket. Ezeknél a beszállító maga a Flottakezelő.
Amennyiben vannak vevői díjak a törzsadatok közt, a díjakra vonatkozó mezőket rendszer feltölti (ha nem talál adatot, üres marad). Az adatok csak rögzítés alatti állapotban szerkeszthetők.

Használt díj típus értékei: napi / heti / havi.

Díj amennyiért az ügyfél részére biztosítjuk a bérautót.

Napra arányosított díj havi díj típus választása esetén rendszer a havi díjat visszaosztja egy napra (fixen 30 nappal számolva), ezzel fog számolni tört havi használat esetén. Az elszámolásról bővebben a 'Bérautó, csereautó elszámolások, tételek' oldalon olvashatunk.

Tervezett összesen bérlés díj a megadott díj paraméterek és a bérlés tervezett időszaka alapján számított összeg.

Km limit megadható, ha a bérlés ára a napi (vagy havi) használatot futásteljesítményhez köti.

Limiten felüli km díja ha ügyfél átlépi a fenti futásteljesítményt, ennyi felárat kell fizetnie.

Opcionális mezők

• Egyéb napi díjak az egyéb költségek megjelenítése

• Fix km díja

• Egyéb egyösszegű díjak

• Díjak frissítése díjtáblából nyomógomb

Az adatok csak rögzítés alatti állapotban szerkeszthetők.

Megállapodások kiküldése (opcionális)

A szerződéses megállapodásokat mind a beszállító, mind ügyfél felé elküldhetjük, a kiküldést dokumentálhatjuk. Mindkét levél sablon rögzíthető a törzsadatok közt, rendszer az aktuális szerződés adataival tölti fel a küldésre kerülő emailt. Az email-hez az adatokat rendszer a szerződésben kiválasztott Kapcsolattartó adatlapján keresi, vagyis az adott kapcsolattartónál lennie kell email típusú elérhetőségének.

Beszállítónak kiküldve a gomb megnyomására a szerződés állapota 'Beszállítói visszajelzésre vár' változik.

Ajánlat ügyfélnek elküldve a nyomógombot megnyomva rendszer kitölti az adott napi dátumot, és a szerződést 'Ügyfél visszajelzésre vár' állapotba lépteti.

Ügyfél megrendelte az ügyfél megrendelés időpontját írhatjuk a dátum mezőbe. A gomb segítségével az adott napi dátumot rögzíthetjük.

Átadás adatok blokk

Átadáskori km:* átadáskor a gépjármű kilométerórája szerinti induló óraállás, mely a kilométer elszámolás alapja.

Utolsó érvényes km adat: értékét rendszer a korábban rögzített futásteljesítmények közül veszi, a szerződésben beírt átadás (leadás) dátumát megelőző legnagyobb érvényes óraállást mutatja.

Tervezett átadás: itt rögzítjük az ügyfél által leadott igény szerinti átadás időpontját, ami alapján a foglalást indítjuk.

Átadás időpontja: a használónak ténylegesen ekkor adjuk át a járművet.

Tank állapot: átadáskori tank telítettsége.

Átadás helye: ahol a használó átveszi a gépjárművet, választás az ügyfél címei közül. Esetleg a plusz szöveges mezőben ezektől a címektől el is szakadhatunk, bármilyen egyeztetett helyszín beírásával.

Átadáskori megjegyzés: bármilyen plusz információ rögzítésére szolgál.

Autópálya matrica típus: csak a logikai jelölő igen értékénél aktív, ekkor választhatunk a törzsadatok közt rögzített matrica típusok közül (dokumentum sablonba beépíthető adat).

*Az Átadáskori (és a Leadáskori) km mező ránézésre választómező, de valójában két részből álló kombinált mező típus:

• Az első blokkba beírhatjuk az átadáskori/leadáskori pontos adatot, azt a rendszer el is menti a megadott dátummal a futásteljesítmények közé 'Bérautó/csereautó kiadás (leadás)' forrás megnevezéssel.

• A mögötte elhelyezett két tagú blokk valóban választómező, F5-re megnyílik a Futásteljesítmények képernyő, előszűrve a gépjárműre és az érvényes km adatokra. Itt a Berögzített futásteljesítmények közül választhatunk értéket dupla kattintással. Kiválasztást követően az óraállás az első mező blokkba íródik, a második blokkban a dátum rögzül, végül az is látható, hogy mi volt az adat forrása.

Leadás adatok blokk

Leadáskori km:* leadáskor a gépjármű kilométerórája szerinti záró óraállás, mely a kilométer elszámolás alapja.

Utolsó érvényes km adat: lásd mint fent.

Tervezett leadás időpontja: itt rögzítjük az ügyfél által megadott várható leadás időpontját.

Tank állapot: leadáskori tank telítettsége, lehetőségünk van kiterhelni az üzemanyag különbséget az átadás és leadás állapota szerint (jelenleg ez külön szolgáltatási igény tétel alatt indított folyamat révén érvényesíthető, például úgy, hogy a flottakezelő kreál egy rapid kezelési szolgáltatást "Bérautó extra költségek" néven, és erre rögzíthető minden beszedni kívánt plusz összeg).

Leadáskori állapot: értékkészlete lehet: tiszta, koszos, sérült. További plusz költségek terhelhetik a használót, ha rosszabb állapotban adja le a gépjárművet, mint ahogy átvette, pl. mosatás, sérülés javíttatása okán (jelenleg ez külön szolgáltatási igény tétel alatt indított folyamat révén érvényesíthető, például úgy, hogy a flottakezelő kreál egy rapid kezelési szolgáltatást "Bérautó extra költségek" néven, és erre rögzíthető minden beszedni kívánt plusz összeg).

Tényleges leadás időpontja: a használótól tényleges visszaadja a gépjárművet tulajdonosának. A szerződés állapota 'Lezárt'-ra lép.

Leadás helye: a tényleges visszaadás helye, választás az ügyfél címei közül, esetleg a plusz szöveges mezőben ezektől a címektől el is szakadhatunk, bármilyen egyeztetett helyszín beírásával.

Leadáskori megjegyzés: bármilyen plusz információ rögzítésére szolgál

Hosszabbítások blokk

Ha módosul a tervezett leadás dátuma, akkor rendszer a Hosszabbítások blokkban automatikusan létrehoz a korábban rögzített dátumhoz egy sort. Ez egy kiadás során tetszőleges alkalommal megtörténhet.

Sorszám: Hosszabbítás azonosítója adott kiadáson belül.

Előző dátum: a hosszabbítással felülírt előző tervezett leadási dátum.

Bérautó szerződés állapot visszaléptetések

A szerződések 'rögzítés alatti' állapotában még a legtöbb adat módosítható, azonban ha a folyamatot tovább léptetjük, már sok esetben nem változtathatóak a megadott paraméterek. Mindaddig, amíg nem készült elszámolás, a 'folyamatban', illetve 'lezárt' állapotú szerződést az adatlap Műveletek menüjében a 'Rögzítés alatti állapotra visszaállít' sorra kattintva megtehetjük ezt. Ekkor rendszer törli a beírt átadás, illetve tényleges leadás időpontját, így javíthatjuk a szükséges adatokat.
Előfordulhat olyan eset, hogy már elszámolás is készült, de javítani kell az adatokon. Az elszámolás törlésével visszajutunk abba helyzetbe, hogy a szerződés állapota újra módosítható. Ugyan így, ha már számláztunk ügyfél részére, az elszámolástétel nem törölhető, ahhoz előbb a vevőszámlát kell sztornózni.

A további füleken elhelyezett felületek súgója a gombokról érhető el: