Szerződés köztes elszámolások

Flottakezelő és ügyfél egy adott szerződésen általában annak megszűnésekor számol el. Adódhatnak azonban olyan helyzetek, amikor az aktív szerződéses időszakon belül - a szerződés lezárása, módosítása nélkül - bizonyos tételeket eseti jelleggel ki akarunk terhelni. Erre egyik megoldás a szerződésre hivatkozó köztes elszámolás folyamata, ahol Flottakezelő saját maga paraméterezheti az elszámolásra kerülő tételeket, melyekből aztán számlát is generálhat.

A köztes elszámolás tehát nagyban különbözik az egyedi szerződések futamidő végi elszámolásától, arról a Szerződés lezárások funkcióban tájékozódhat.

Törzsadatok

Az elszámolások elkészítéséhez definiálni kell a majdan alkalmazandó elszámolás tételeket. A tételek közt szerepelnek a lezárási folyamatban használatosak is. Az adatokat a Számlázás / Törzsadatok / Elszámolás költség típusok menüben érjük el, így a hozzá kapcsolódó súgó oldalt is ott találjuk.

Szerződés elszámolások felület kezelése

Adatok blokk

Partner, keretszerződés, Egyedi szerződés adatok
Amelyik szerződésre az elszámolást készítjük. Csak aktív szerződésre indítható elszámolás.

Állapot
Lehetséges értékei:

• • • Rögzítés alatti; ebben az állapotban az adatok módosíthatóak.

    • Belső jóváhagyásra vár; az elkészített elszámolást ekkor már nem módosíthatjuk, de szükség esetén visszaléptethetjük rögzítés alatti állapotra.

    • Jóváhagyva; csak jóváhagyott elszámolásból indulhat a vevő számla generálása.

    • Számlázva; a vevőszámla elkészült.

    • Érvénytelen; a vevőszámla sztornózása esetén lép ebbe az állapotba.

Gépjármű
A kiválasztott egyedi szerződés alapján rendszer tölti.

Elszámolás típusa
Rendszer tölti, itt mindig 'Köztes elszámolás'.

Elszámolás dátuma
A számla teljesítési dátuma.

Elszámolt időszak
Az itt megadott dátumok a vevőszámlára rákerülnek.

Leírás A számla fejlécébe kerülő szöveg.

Elszámoláskori km óra állás
Amennyiben ismert, rögzíthetjük az épp aktuális adatot. Az érték a futásteljesítmények közé automatikusan bekerül. Túlfutás típusú elszámolás készítésekor rendszer számol vele.

Arányosított km óra állás
A szerződés kezdetétől az elszámolás dátumáig eltelt idő alapján arányosított érték.

Számított km eltérés
Rendszer számolja az arányosított km állás és az elszámoláskori km óra állás értékeiből. Így azonnal látható, kell-e km túlfutás miatti elszámolás tételt felvenni.

Megjegyzés
Szabadon írható, számlán nem kerül feltüntetésre.

Elszámolás tételek blokk

A tételek csak rögzítés alatti állapotban módosíthatóak, törölhetőek. Új tételt a Felvitel gombbal kezdeményezhetünk.

Elszámolás
Az elszámolásban érintett gj rendszáma, az elszámolás leírása, és az ügyfél neve összefűzve jelenik meg.

Költség típus
Választás a törzsadatok 'Köztes elszámolás' típusú tételei közül.

Tétel megnevezés
Rendszer a költség típus megnevezését beajánlja, de ez felülírható.

Számlázási leírás
A számla tételeire kerülő szöveg.

Számított km eltérés
Nem szerkeszthető, rendszer számolja a megadott elszámoláskori és arányosított km óra állás értékeiből.

Elszámolandó km
Azt a futásteljesítmény adatot írjuk ide, amelyet ki akarunk terhelni. Ez lehet a rendszer által számolt óra állás, de el is térhetünk tőle.

Km díj
Az egy km-re vonatkozó egységár.

Kalkulált díj
Az előző két adat szorzata, ha azokat kitöltöttük.
Ha a költség típusnál megadott Alapértelmezett ár, úgy azzal tölti fel a mezőt.

Számlázandó díj
Amennyiben km eltérés mezőket kitöltöttük, a számlázandó díj mezőbe rendszer beajánlja a kalkulált díj értékét.
Ha a költség típusnál megadott Alapértelmezett ár, úgy azzal tölti fel a mezőt.

Megjegyzés
Szabadon írható, a vevőszámlára nem kerül fel.

Jóváhagyás blokk

A jóváhagyás idejét és a jóváhagyó felhasználót rendszer tárolja. Az állapotot léptethetjük a gombok segítségével, vagy az Állapotváltások menüben.
A jóváhagyott elszámolás a vevőszámla elkészítése előtt visszaléptethető rögzítés alatti állapotba. Ekkor a korábbi jóváhagyásra vonatkozó adatok törlődnek.

Számlázás blokk

Jóváhagyásra küldéskor rendszer összesíti a számlázandó díjakat a 'Számlázandó összeg' mezőben. A jóváhagyott elszámolást a 'Vevő számla elkészítése' gombbal tudjuk létre hozni. Ekkor az elszámolás 'Számlázva' állapotba lép, az elkészült vevőszámlát pedig közvetlenül is elérhetjük innen.

Ha a vevőszámlát elvetjük, az elszámolás automatikusan visszalép 'Jóváhagyott' állapotba, így lehetőség van az elszámolás adatait módosítani, majd a számlát újra generálni.

A számla sztornózása esetén az elszámolás 'Érvénytelen' állapotot vesz fel, ezt követően az adatok már nem módosíthatóak, új elszámolást kell indítani.

Számlakép

Számla fejlécre kerül: elszámolás leírás, szerződés szám, rendszám, gj típus.

Számlatételeknél feltüntetésre kerül: számlázási leírás, + túlfutás esetén az elszámolandó km adat.