Továbbterhelések

Továbbterhelés alatt azt értjük, amikor a flottakezelő saját felmerülő költségeit számlázza ki valamely vevőjének. A költség keletkezhet házon belüli tevékenységből (saját szolgáltatás), vagy szállító által beszámlázott módon (közvetített szolgáltatás).
A továbbterhelés mozzanata a vevő felé történő kiszámlázással valósul meg. Az un. rapid szolgáltatások esetén a továbbterheléshez szükséges adatokat közvetlenül megadhatjuk a szolgáltatási igény tétel felületen (előbbi kép), ez már önmagában biztosítja a számlázhatóságot. Az un. komplex beépített szolgáltatások esetén a számlázáshoz szükséges adatokat a speciális adatlapokon adhatjuk meg, ilyenkor rendszer írja vissza háttérben a szolgáltatási igény tétel adatokat (erről bővebben olvashatunk a kezelési szolgáltatási folyamatok áttekintése oldalon).

Szolgáltatási igények továbbterhelési összefüggései

Saját szolgáltatás továbbterhelése

A saját tevékenységből eredő költségeket szolgáltatási igény tételek rögzítésével tudjuk kiterhelni. Ahhoz, hogy a vevő analitika generálásba valóban bekerüljön az adott szolgáltatásnyújtás, a következők kell teljesüljenek:

• A szolgáltatás igény tétel állapota legyen 'Ténylegesen igénybe vett'.

• A szolgáltatási igény tétel saját szolgáltatás blokkjában legyen kitöltve a nettó érték mező ÉS legyen bepipálva a továbbszámlázandó utasítás.

• A valós igénybevétel dátuma szerinti időszakra futtassuk az analitika generálást.

Közvetített szolgáltatás továbbterhelése

A szolgáltatási igény tétel közvetített szolgáltatás részében egy beszállító is érintett, így a kiszámlázásnak is több feltétele van:

• A szolgáltatás igény tétel állapota legyen 'Ténylegesen igénybe vett'.

• A szolgáltatási igény tétel közvetített szolgáltatás blokkjában legyen kitöltve a nettó érték mező ÉS legyen bepipálva a továbbszámlázandó utasítás.

• 'Könyvelt' állapotban (!) létezik egy szállítói számla, ami hivatkozik a szolgáltatási igényünkre; VAGY
  ügyfél keretszerződésében a 'Továbbszámlázás forrása lehet' mező (árajánlat / szolgáltatási igény tétel) = IGEN.

• A valós igénybevétel dátuma szerinti időszakra futtatjuk az analitika generálást.

Szállítói számlák továbbterhelési összefüggései

Tisztázzuk először is a fogalmakat! Mit értünk a szállítói számla fej illetve számla tételek kifejezésen?

Nézzük meg alaposan a fenti képet és társítsuk a minta számla egyes részeit az F1 felületekhez (lásd következő képen)!

A bejövő számlákon látható vevő, szállító, összesítő adatok, dátumok, stb., mind az F1 értelmezés szerinti számla fejben kerülnek rögzítésre, a Szállítói számla képernyőn. E képernyő a sok adatmező miatt fülekre bontott.
A bejövő számlákon látható számlatételek F1-ben a Szállítói számla tétel képernyőn kerülnek rögzítésre. A rögzített tételek listáját a Szállítói számla felületre visszatérve egyben is áttekinthetjük (a képen csak egy tételes a számla (kék sor), de lehetne több is).

Általában a továbbterhelések a szállítói számla tételeiből történnek, ahol tételenként akár eltérő gépjárműre/szerződésre is irányíthatjuk azokat. Nézzük milyen lehetőségeink vannak!

Terhelendő szerződés azonosítása

Ügyfél felé továbbterhelni bármilyen költséget egyedi szerződésre VAGY keretszerződésre lehet.
Ha adott esetben értelmezhető a gépjárműhöz kapcsolás, a gépjármű akkor is csak abban segít, hogy ezeket a szerződéseket könnyeben megtaláljuk. Ha a választott gépjárműnek van érvényes aktív egyedi szerződése, rendszer felajánlja azt, és ezzel együtt a keretszerződést is. Ha ettől eltérően akarunk továbbterhelést eszközölni, akkor a szállítói számlák igazolásakor ezért tennünk kell! - az igazoló kell felülbírálja a felajánlásokat, kiválasztva a szerinte helyes egyedi- illetve keretszerződést.
Ha adott esetben nem értelmezhető a gépjármű kapcsolat, akkor az igazoló közvetlenül a keretszerződést kell kiválassza.

Jó, de még mindig kérdés, hogy mikor és hol kell megadjuk/felülbíráljuk a szerződéseket...? Ez függ attól is, hogy hány autót érintő számláról van szó.

1.Ha egy autós számlát kezelünk, akkor rögzítési segítségként megadhatjuk azt az egy autót a számla fej / Számla gépjárműhöz rendelés blokkjában, mely alapján rendszer felajánlja a kapcsolódó aktív szerződést (a Számla szerződéshez rendelése blokkban), hogy aztán e gépjármű és szerződés párost rendszer felajánljon minden ezt követően rögzített számla tételben is, így meghatározva számla tételenként az egyedi illetve keretszerződéseket.

Ha e fejben felajánlott szerződéshez képest mégis eltérítenénk a továbbterhelést, azt a számla fej / Számla szerződéshez rendelése blokkban tehetjük meg. Ha a tételeket eddigre már rögzítettük a felajánlott szerződésekre, akkor utólag nekünk kell gondoskodni az eredeti felajánlás tételenkénti javításáról is.

2. Ha több autós számlát kezelünk, akkor sok esetben nincs is értelme megadni a számlafejben ezek közül egy autót, mert itt a tételekben az előző pont szerinti felajánlás nem jelent segítséget (sőt, még törölgethetünk is). Ilyenkor az egyes számla tételekben adhatjuk meg az autót, és ehhez a megfelelő időpontban érvényes egyedi- illetve keretszerződést. Egy sok autót érintő számla sok-sok tétele ilyen módon tud eltérő szerződésekre továbbterhelődni.

A számla tételben a továbbterhelés szempontjából fontos mezők:

Ezen összefüggések ismerete tehát fontos, alkalmazásukkal lehet megvalósítani azt, hogy egy több gépjárműre érkező szállítói számlából (pontosabban annak egyes tételeiből) eltérő partnerre történjenek kiterhelések.

Kárszámlából az avulás és önrész továbbterhelése...

A kivétel, amit különleges módon tudunk továbbterhelni. A szervizek a szokásos számla szerkezeten felül, kiegészítő adatként adják meg a biztosítói elszámolás tipikus értékeit, mint avulás, önrész. Ezeket az F1 értelmezés szerinti számla fejben (azaz a Szállítói számla képernyőn) adjuk meg. Ebből következően a kiterhelés is innen (a Szállítói számla képernyőn megadott továbbterhelési adatok alapján) történik.
Fontos! A biztosítói elszámolás továbbterhelése tehát független attól, hogy a számla tételeiben amúgy milyen partnereket adtunk meg!

A biztosítói elszámolás megadás a számla fejben / az Összeg adatok / Pénzügyi teljesítés paraméterek fülön történik / a Biztosítói térítés blokkban:

Összefoglalva a legfontosabbakat

Számla fejben a megadott gépjármű adat (ha az aktív, és egyértelműen azonosítható a rendszer részéről) magával hozza a szerződéses adatok beajánlását is. Ez a kapcsolat azonban törölhető, és szükség esetén átírható.

• Kárszámlánál, amikor a továbbterhelendő összeget a számla fejben adjuk meg, akkor az itt lévő terhelt partnerre történik a kiterhelés. (pl saját bérautóra történő számla igazolás esetén a gépjármű adat magával hozza a bérautó szerződéses adatait, ezért - ha másra (az igénybe vevőre) akarjuk kiterhelni az önrészt- módosítani kell a számlafejben a partner adatot.)

• Műszaki számlánál nem történik a számlafejből kiterhelés csak a számlatételből, tehát itt nincs jelentősége a szerződéses adat módosításának.

A számla tétel felrögzítésekor minden esetben átveszi a rendszer a gépjármű adatot a fejből - ha az ott ki van töltve. Nem veszi át viszont a módosított szerződéses adatot! A számla tételben az örökölt gépjármű adat alapján töltődnek fel a szerződéses adatok. Ezért ha a számlatételt eltérő partnerre akarjuk számlázni, akkor azt itt kell javítani. Ezt csak úgy lehet megtenni, ha töröljük a gépjármű adatot (hiszen az meghatározza az egyedi szerződést, ezzel együtt a keretszerződést is). Ha ott marad, akkor hiába írtuk át a terhelt keretszerződést, rendszer az egyedi szerződésre fog számlázni.