SCREEN CODE: SZALL_SZAMLA.LIST

F1 rendszerben a Számlák felület teszi lehetővé a rendszerbe befogadott és abból kiállított valamennyi számla összesített áttekintését, illetve létezik egy külön Szállítói számlák felület is kifejezetten a szállítói számlákra specializált működéssel. Az, hogy épp normál szállítói számlát, belső bizonylatot vagy határozatot, generált vagy kézi rögzítésű számlát nézünk, csak szűrés kérdése.

Lehetőségek a munkafolyamat szervezésére

A rendszerben különböző módon szervezett munkafolyamatok is kezelhetők, flottakezelő döntése, hogy ezek közül melyiket alkalmazza. Amit a flottakezelő el kell döntsön:

• a szállítói számlákat eleve a rendszerben érkezteti, vagy interfészen keresztül valamilyen kapcsolt (pl. iktató) rendszerből,

• az első szemrevételezéssel is elutasítható számlákat rendszeren kívül kezeli, vagy rendszerbe iktatás után, a rendszerből küldi vissza azokat.

E döntések mentén a folyamat változik, alapértelmezett az az eset, amikor a számlákat eleve rendszerben érkeztetik és a visszautasítást is innen kezelik. Akármelyik variációt is alkalmazva, befolyásolja a számlák befogadási folyamatát az a tény, hogy működési vagy főtevékenységre vonatkozó szállítói számláról van-e szó.

A folyamat lépései

Iktatás

A szállítói számlák befogadásának folyamata a szállítói számla iktatásával kezdődik, mely a szállítói számlán szereplő - nem tétel szintű - adatok rögzítését jelenti. Az iktatás során kap a szállítói számla egy rendszer által generált egyedi iktatószámot. Ekkor azonosító a szállító a partnertörzs alapján, rögzítők a számla dátum és időszak információi (ezek könyveléskor még pontosításra kerülhetnek, lásd később), a kifizetésre vonatkozó paraméterek, és nem utolsó sorban ekkor történik meg a számla kategorizálása, mely meghatározza a számla feldolgozásának további lehetőségeit. Ilyen kategóriák: működési számla, műszaki számla, kárszámla.

Amennyiben a számla minden tétele egyazon gépjárműre vonatkozik, úgy már az iktatás során a számla fej szintjén a számlához kapcsolható a gépjármű. Ha a szállítóval kötött valamely együttműködési megállapodásban ismertek árazásra, kedvezményekre vonatkozó adatok, úgy e megállapodásra is hivatkozhatunk innen, segítve az igazoló majdani munkáját.

A számla adatok elmentésekor a számla 'Iktatott' állapottal jön létre.

Elutasítás

A flottakezelő belső szabályozása dönti el, hogy a szállítói számla első szemrevételezésénél hibásnak minősített számlákat berögzíti-e a rendszerbe és onnan utasítja el, vagy rendszeren kívül küldi vissza szállítónak a bizonylatot. Átmenet is elképzelhető, miszerint bizonyos problémákat rendszeren kívül kezel másokat meg azon belül. A rendszer bármely folyamatot megengedi, támogatja. Amennyiben rendszeren belül kezelik a visszautasítást, úgy megadható a visszautasítás okát jelentő probléma, akár több is egyszerre (és még az is eldönthető, hogy számla egészére vonatkoztatja az adott problémát, vagy konkrét számla tételre). A megadott problémák utóbb belekerülnek a visszaküldéshez generálható kísérőlevélbe.

A számla ilyen esetben 'Elutasított' állapotba léptetendő.

Igazolás

A számla igazolás a rendszerbe iktatott szállítói számlák tartalmi adatainak ellenőrzését, elfogadását jelenti. Az igazolás első lépése a számlafejhez a számla tételeinek rögzítése.

Számla tételek rögzítése

A szállítói számla tételek rögzítése történhet kézzel, beolvasással Excel fájlokból illetve rendszer által generált módon. Utóbbi akkor lehetséges, ha a számla fej szintjén hozzárendelünk a számlához egy szállítói árajánlatot. A szállítói árajánlat tételeit ekkor beemeli a rendszer az adott szállító számlába, így felhasználónak elegendő összehasonlítania az adatokat és az eltérést kezelni.

Kapcsolódó témakörök:

Szállítói számla fájl típusok

Szállítói számla elektronikus mellékletének beolvasása

Szállítói e-Számla fogadása

Számla tételek vizsgálata, igazolása

Az igazolás nem jelent mást, minthogy a számla tételek mindegyikét hozzárendeljük a rendszerben ismert előzményhez, és eldöntjük, hogy a tétel valóban szükséges kiadást takar-e vagy sem (pl. egy szerviz munka nyomán indokolt-e az a mennyiségű munkaóra, amit elszámolt a szállító). Az előzményhez történő hozzárendelés lehetőségei az iktatáskor megadott számla kategóriától függenek.

• Amennyiben működési számláról van szó, úgy a megfelelő működési szállítói szerződésre kell hivatkozni (pl. egy áramszolgáltatói szerződésre) és ez alapján igazoljuk le a számlát.

• Amennyiben műszaki számláról van szó, úgy az előzményhez rendelés történhet kézzel vagy generált módon, de mindkét esetben műszaki szakértő vizsgálata szükséges a jogosság elbírálásához.

A tételek kézi rögzítése olyan kezelési szolgáltatásokra érkező szállítói számláknál jellemző, melyeknél nem értelmezett az árajánlat kezelés, "csak" a közvetlen, vagy maximum árjegyzék alapján történő árazás. Ilyen esetben a számla tételeihez külön-külön hozzákapcsolhatjuk a megfelelő szolgáltatási igény megfelelő szolgáltatási igény tételét. A szolgáltatási igény vonatkozhat flotta- vagy egyedi szerződés- szintű szolgáltatás igénybevételére. A szolgáltatási igény tételek mindegyikéről tudható, hogy - műszaki megközelítésben értelmezve - mely szolgáltatás elemet tartalmazzák. E szolgáltatás elem aztán automatikusan meghatározza a szállítói jogcímet, ami alapján - szintén automatikusan - meghatározható az adott üzleti szituációhoz illő könyvelési szabály, ami elvezet egész a főkönyvi számokig... így válik automatikusan kontírozhatóvá a számla minden egyes tétele. Ez a láncolat csak akkor tud működni, ha törzsadatok kellő gondossággal vannak feltöltve (részletet lásd az Automatizmusok kulcsát adó törzsadatok oldalon).

Amennyiben olyan kezelési szolgáltatásról van szó, amelyhez árajánlat kezelés is értelmezett (tipikusan szerviz számlák), úgy a szolgáltatási igény tétel helyett, a részletesebb árajánlat tételek tartalmazzák a szolgáltatás elem megjelöléseket. Ezek még előzőleg, az árajánlatok igazolásakor kerülnek meghatározásra, a kezelési szolgáltatási folyamat erre vonatkozó lépésénél. Ezzel el is érkeztünk a generált összerendelés esetéhez, mikor is a számla igazoló, a műszak által igazolt és elfogadott árajánlathoz kapcsolja hozzá a szállítói számlát, és rendszer az árajánlat tételekből úgy generálja le a szállítói számla tételeket, hogy automatikusan elvégzi a tétel szintű igazolás adatok kitöltését is.

Amennyiben kárszámláról van szó, úgy a szokásos műszaki igazoláson túl kezelhetők a biztosítói térítéssel kapcsolatos információk is.

További különleges számlák, melyekről érdemes szót ejteni:

Amennyiben gépjármű vételár számláról van szó, azokban az esetekben az elfogadott gépjármű szállítói árajánlat alapján tudjuk a műszaki igazolást megtenni és a szállítói számlát az árajánlattal összevetni.

A szállítói számla jutalékhoz is kapcsolódhat, két módon is. Amennyiben a számla maga a flottakezelő által fizetendő jutalékról szól, annak jogossága és mértéke a számlázó partner érvényes beszállítói együttműködési megállapodása alapján ellenőrizhető. Amennyiben a számla a fent jelzett műszaki vagy kárszámla kategóriába tartozik, akkor a Beszállító együttműködési megállapodások szerint ellenőrizhetjük, hogy jutalék elszámolás alapját képezi-e a számla, vagy sem. Ha jutalékot számolunk el a számla után, akkor ezt a szállítói számla tétel adatlapon igazoláskor a Jutalékalap választómezőben jelölnünk kell, ezzel biztosítva, hogy a számla tétel jutalékalapként bekerüljön a jutalék kalkulációba.

Továbbterhelési döntés

Szintén számla tételenként (esetleg biztosítói elszámolás tételenként) kell dönteni arról, hogy a tétel (a) továbbterhelésre kerüljön-e vagy (b) a flottakezelő saját költsége lesz vagy (c) valamelyik kezelési szolgáltatás átalánydíjában fizeti-e meg az ügyfél a szállítói kiadás fedezetét, ezért eltekintünk a továbbterheléstől (könyvelés technikailag ez is saját költség lesz, csak más az indíték). A továbbterhelés mikéntje függ attól, hogy igazoláskor flotta- vagy gépjármű-szintű szolgáltatásnyújtást jelöltek-e ki előzményként. A flotta szintű szolgáltatásokat keretszerződésre hivatkozva hárítja tovább rendszer a majdan készülő vevő számlában (pontosabban a vevő analitikában), a gépjármű szintű szolgáltatásnyújtásokat pedig egyedi szerződésre hivatkozva.

A továbbterhelési döntésre a rendszer mindkét esetben egyazon metódus szerint tesz ajánlást. Figyeli, hogy az érintett kezelési szolgáltatás szerződött szolgáltatási szintjéhez mi az ismert elszámolási mód, a limit és mit mutatnak a limitkihasználtság adatok (a limitkezelés részleteit lásd a szolgáltatási szinteknél). Amennyiben a továbbterhelés mellett dönt a flottakezelő, úgy rendszer az igazoláskor behatárolt szállítói jogcím alapján automatikusan meghatározza a továbbterhelt tétel vevői jogcímét... ami az igazolásnál leírtakkal egyezően a vevő jogcímen belül az épp kezelt üzleti szituációból behatárolja a helyzethez illő könyvelési szabályt, ami elvezet a bevételi főkönyvi számig, és így az automatikus könyvelésig. Mindennek itt is előfeltétele a törzsadatok megfelelő feltöltése (lásd Automatizmusok kulcsát adó törzsadatok), csak ezzel érhető el, hogy a műszaki munkatársaknak ne kelljen érteni a könyveléshez, és fordítva, a könyvelő munkatársaknak ne kelljen értenie a műszaki területhez.

Ha valamelyik szolgáltatás eleve nincs a szerződött szolgáltatások között, akkor egyértelműen továbbterhelendőt fog a rendszer felkínálni, de ez felülbírálható.

Arról is rendelkezhetünk, hogy kinek terheljük tovább az adott tételt, erről részleteket olvashatunk a Továbbterhelési szabályok áttekintése oldalon.

Mindezek végén a számla 'Igazolt' állapotba léptethető.

Ellenőrzések, felülbírálások, visszaléptetések

A könyvelésre feladás előtti lépés az ellenőrzéseké, mely áll:

• számszaki ellenőrzésekből: ezeket rendszer oly módon támogatja, hogy a hibát jelző eltéréseket kiemeli pirossal, és nem engedi továbbléptetni a számlát, míg az eltérések fennállnak,

• törzsadat paraméterezéssel nem (jól) kezelt speciális esetek felülbírálásából: könyvelőnek lehetősége van felülírni az áfa elszámolás adatokat és a főkönyvi számokat (ha ez valóban szükséges, akkor megfontolandó, hogy kell-e a törzsadat paraméterezést finomítani, legalább a következő esetek mederbe terelésére).

Amennyiben az ellenőrzést végző munkatárs nem boldogul a javítással (vagy egyszerűen csak nem feladata), úgy a számlát visszaléptetheti 'Iktatott' állapotba, ekkor a folyamat kezdhető elölről.

Feladás könyvelő rendszerbe

A helyesnek ítélt igazolt számlákra indítható a könyvelési folyamat, pontosabban az átadás a P1 könyvelő rendszer felé. Ekkor a számla 'Feladott' állapotba kerül, és on-line módon megindul a P1 oldali könyvelő eljárás.

Könyvelés visszajegyzése

P1 könyvelő rendszer a Könyvelési azonosító visszaadásával jelzi, hogy sikeres volt a számla könyvelése. Ekkor a számla 'Könyvelt' állapotba kerül. On-line kapcsolat esetén ez pár másodperccel a feladás után megtörténik, más esetben a folyamat (és a kapcsolt könyvelőrendszer) függvényében megnyúlik ez az idő.

Könyvelt szállítói számla stornózása

Amennyiben már könyvelésre került a szállító számla, akkor visszaléptetésre nincs lehetőség. Ha a számláról utólag derül ki, hogy mégsem tudjuk elfogadni, vagy a számla mégsem jogos, akkor stornóznunk kell a rendszerben. Az így legenerált stornó számla automatikusan kapcsolódik a stornózott párjához.

Helyesbítő számla érkeztetése

Amikor beérkezik a helyesbítő számla, akkor az eredeti számlához és azon belül a helyesbített tételekhez hozzákapcsoljuk. Az ilyen kapcsolattal rögzített helyesbítő számlákat a megfelelő feldolgozási sorrendet kikényszerítve csak akkor engedi könyvelni a rendszer, ha a hivatkozott számla már könyvelt.