Refinanszírozói számlák betöltése

Flottakezelőnként, és azon belül gépjárművenként másképp megoldott a finanszírozást igénylő egyedi szerződések refinanszírozása. Ez történhet saját vagy anyavállalati tőkéből, banki hitelből, vagy más finanszírozással foglalkozó cégek bevonásával. E változatok rendszerbeli egyik vetülete az, hogy adott gépjárműhöz kapcsolódó finanszírozást, hogyan kezeljük:

• valódi finanszírozási szolgáltatásként, ahol F1-en belül generáljuk és kezeljük az ütemezést (tőke-kamat bontásban), és utóbb ebből az ütemezésből számlázunk havi finanszírozási díjat,

• kezelési szolgáltatásként, ahol - tipikusan egy refinanszírozó által adott ajánlat alapján megállapított - fix havi összeget rögzítünk a kezelési szolgáltatásban havi átalányként, és számlázunk aztán minden hónapban,

• kezelési szolgáltatásként egyszerű továbbterheléssel, a mindenkori bejövő refinanszírozói szállítói számlák/díjterhelők alapján. A továbbterhelés történhet azonos áron, esetleg +/- felárral. Fontos érteni, hogy ekkor nincs igazán jelentősége a refinanszírozó által esetleg közölt tőke+kamat bontásnak, így az felhasználásra sem kerül beolvasáskor.

Előbbi két változatot elegendő az üzletkötési folyamat során paraméterezni az ajánlatban, onnantól a havi számlázás megy a maga útján. Harmadik esethez viszont szükséges F1-be befogadni a szállítói állományokat, ezt támogatja az Elektronikus szállítói állomány beolvasás funkció / Finanszírozók számláinak beolvasása. A beolvasás egy bizonyos F1 formátumban lehetséges, történhet akár devizás számla mellékletként is.

Elvárt fájlformátum

A beolvasható formátum egy csv fájl, ami Excelben is szerkeszthető.
Fontos, hogy amikor elmentjük a fájlt Excelben, mindenképp a csv formátumot válasszuk, és ügyeljünk arra, hogy ne kerüljenek a fájlba felesleges " karakterek! A tizedes jegyeket mindig vesszővel ( , ) jelöljük.

A táblát a következő oszlopokkal a megadott sorrendben szükséges feltölteni:

Fájl beolvasás folyamata

Beolvasáshoz nyissuk meg az Elektronikus szállítói állomány beolvasás felületet és készítsük be a szokott mappába a beolvasandó refinanszírozói állományt.

Beszállító: Finanszírozói fájl beolvasásakor a refinanszírozó társaság, mint partner kiválasztása.

Szállítói számla: Finanszírozói fájl beolvasásakor maradhat üresen, hisz egy fájlban több számla adatát fogadjuk, és e szállítói számlákat a feldolgozás hozza létre automatikusan.

Fájlt típus: Itt a Finanszírozók számlái érték a jó választás.

Papír alapon rendelkezésre áll: Csak információ, nem vezérel semmit.

Állomány: A beolvasandó fájl betallózása fájlrendszerből.

Szolgáltatás elem: Finanszírozói fájl beolvasásakor nem veszi figyelembe rendszer az itt megadottakat. Helyette a tételekben szereplő TETEL_SZOVEG alapján a beszállítói cikktörzsbe bejegyzi rendszer automatikusan a refinanszírozó alatt még nem látott sorokat. A cikktörzs felől minden hiányos megfeleltetésű tételhez megadható értelmezésként egy belső szolgáltatás elem. Ez az összerendelés aztán minden későbbi azonos tételnél lehetővé teszi az automatikus értelmezést, beolvasást, így mindig csak az újakat kell megfeleltetni. Fontos, hogy megfeleltetéskor csak olyan szolgáltatás elemek közül választhatunk, melyek léteznek a szolgáltatás elemek között ÉS a továbbterhelős finanszírozást jelentő szolgáltatási szinthez hozzárendeltünk előzőleg.
Tipikusan az első pár beolvasás ettől döcögős lesz, később csak elvétve akad megfeleltetni valónk.

Továbbterhelési döntés: Finanszírozói fájl beolvasásakor nem veszi figyelembe rendszer az itt megadottakat, algoritmus dönt az adott tétel sorsáról. Tételenként nézi a szerződött szolgáltatást az adott időszakra és ha havi átalányos, akkor saját költségként könyveli a szállítói tételt, ha továbbterhelős a szolgáltatási szint, akkor pedig továbbterhelésként.

Szolgáltatás: Finanszírozói fájl beolvasásakor a finanszírozási díjat jelentő szolgáltatást kell kiválasztani.

Szállítói számla létrehozás: Finanszírozói fájl beolvasásakor mindenképpen létrehozza rendszer a szállítói számlát, ha még nem létezik azonos azonosítóval.

Előzmény szolgáltatási igény és kapcsolódó adatok létrehozása Itt nincs jelentősége.

A paraméterezést követően nyomjuk meg a Feldolgozás gombot!

Hibalisták blokk

Hiányzó cikkek:
A beolvasás hibalistára teszi azokat a tételeket, melyekben olyan TETEL_SZOVEG található, melyek korábbi betöltéseknél még nem fordultak elő.Ha a fájlban szereplő ismeretlen cikk(ek) miatt a beolvasás sikertelen, úgy gondoskodni kell a beszállítói cikkek és a flottakezelő saját szolgáltatás elemei közti megfeleltetéséről törzsadat szinten. Amíg egy fájlban csak egy ilyen hiányos megfeleltetésű cikk is szerepel, a fájlt nem lehet beolvasni. Ez eleinte sok megfeleltetést igényel, de a nagy tömeg paraméterezése után már csak elvétve lesznek újabb cikkek.
A megfeleltetendő cikklista a beolvasó felületről is elérhető a Hiányzó cikkek nyomógomb alatt, vagy akár menüből is: Gépjárművek kezelése / Törzsadatok / Beszállítói cikk kategóriák és Beszállítói cikktörzsek, szűrve a hiányosakra).

Hiányzó keretszerződések:
A tételekben jelölt rendszám alapján igyekszik azonosítani rendszer a gépjárművet, és vele együtt a kapcsolódó egyedi szerződést (amire aztán megtörténhet a továbbterhelés). Beolvasás végén a szerződés nélkül maradt tételek rendezése felhasználói feladat. Ehhez a Hibalista gomb helyben elérhető. A hibalistáról bővebben ezen az oldalon olvashatunk.

A feldolgozás menete

Adott sort a rendszer a következőképpen dolgoz fel:

1. Először ellenőrzi a számlaszám alapján, hogy az adott beszállítóhoz és a fájlban lévő számlaszámhoz van-e már iktatva számla.

   1. 1. 1. Ha nincs, akkor először iktatja (generálja) a számla fejet.

         2. Ha van iktatott számla, akkor az alá tételként igyekszik beolvasni a további tartalmat.

         3. Ha olyan számla fejet talál, ami alatt már léteznek tételek, akkor az alá nem olvas be további tételeket.

2. Megvizsgálja rendszer, hogy adott rendszámhoz élő egyedi szerződésben van-e finanszírozást jelentő kezelési szolgáltatás az adott időszakra.

   1. 1. 1. Ha van ÉS az havi átalányos, akkor saját költségként könyveli a szállítói számla tételét

         2. Ha van ÉS az továbbterhelős, akkor továbbszámlázandóként könyveli a szállítói számla tételét

         3. Ha nincs finanszírozást jelentő szolgáltatás az adott szerződésen, akkor továbbterhelésre kerül a tétel.