Számlázási sablonok

Sablonok logikai és fizikai szintjei

Rendszerben a számlázás minden esetben sablonok alapján történik. A sablonokból legmagasabb szinten elkülönítünk fizikai illetve logikai sablonokat.

• A logikai sablonokban szabályozható a kigenerálandó számla bizonylatoknak, ezek papír mellékleteinek, illetve fájlmellékleteinek a bizonylat szintű bontása (pl. kell-e számlázási szervezetenként külön számlázni az ügyfélnek, vagy mehet minden egybe), a számla bizonyos mezőiben megjelenítendő F1 adatmezők köre (pl. egy számla tétel leírásba milyen adatmezők épüljenek be), végül; hogy viszonyuljon egymáshoz a melléklet és a számla bontás, stb.. E logikai sablonok karbantartása részben felhasználó lehetősége, erre ad módot a jelen oldalon tárgyalt Számlázási sablonok felület. Viszont e sablonok szerkeszthetősége is jelentősen korlátozódik akkor, amikor használatba vesszük őket (pl. ha már állítottunk ki számlát adott sablon alapján, soha többé nem tudjuk átállítani a devizanemet).

• A fizikai sablonok az F1 programkód azon részeit jelentik, melyek leírják a számlaképet, az egyes mezők pozicionálását, betűtípust, oszlopsorrendet, beégetett szövegezéseket, stb.. Ezek karbantartása fejlesztőt igényel.

Továbbiakban sablon alatt a logikai szintű számlázási sablont értjük.

Számla sablon illetve melléklet sablon

A számlázási sablonok felület használatos a számlák sablonjain túl a mellékletek sablonjainak paraméterezésére is, egyező logika mentén. A számla sablonok mindegyikéhez 0-1-2 db melléklet sablon paraméterezhető. Ha egy számlához 2 melléklet értelmezett, úgy ezeken akár el is oszthatjuk a számla tartalmát, pl. egyiken csak a továbbterhelt szállítói költségeket részletezzük, másikon az ezekhez kapcsolódó ügyintézéseket, miközben a számla ezek együtteséről szól. E logikából levezethető az is, hogy a melléklet sablonok tartalma nem határozódik meg automatikusan a számla sablon tartalma alapján. A melléklet sablonokon belül ugyanúgy döntenünk kell a tétel sablonok számosságáról, szerkezetéről, tartalmáról. A jó hír az, hogy az egyes melléklet sablon tételeken belül, használhatjuk a számla sablonba is beépíthető számla tétel kategóriákat illetve jogcímeket.

Sablonok berendezése partnerekhez és számlázásba

Etalon sablonok a saját cég alatt

Első lépésként a flottakezelőnek kell elkészítenie saját etalon sablonjait, melyet a saját céget jelentő partnerhez kell rendelni (a StarterKit adatcsomaggal erre minden flottakezelő kap egy alap változatot). Kizárólag a saját cég alatt van lehetőség új sablon felvitelére.

Ha idővel a flottakezelő változtatná valamely saját etalon sablonjait, úgy a már használatban lévő sablont le kell másolnia, és csakis a másolat lesz szerkeszthető (mindaddig, míg nem érvényesítjük, onnantól ez a példány is zárolódik). A másolást a sablonok áttekintő képernyő / Műveletek / Számlázási sablon duplikálása menüpont alatt végezhetjük el.

Ügyfelekhez sablonok hozzárendelése

Az ügyfelek sablonhoz rendelésére több lehetőségünk van.

Ha adott ügyfélnél megfelelnek az etalon sablonok....
akkor a partner adatlapon egyszerűen kiválasztjuk a kívánt számlázási sablon csomagot, mely azokat az etalon sablonokat tartalmazza.

Ha adott ügyfél kér valami egyedi sablon beállítást...
akkor un. specializálással érdemes létrehozni egy csak neki szóló sablont. Ez valamely etalon sablonról, célzottan az adott ügyfél alá történő másolást jelent, ahol aztán lehetőségünk van finomítani a beállításokat. Sőt, amennyiben adott ügyfélen belül keretszerződésenként, esetleg számlázási szervezetenként más-más számlázási elvárások vannak, ott ezekhez is beállíthatók külön-külön sablonok.
A sablonok ügyfélhez másolása és testreszabása az ügyfél saját adatlapja felől kezdeményezhető (Partner adatlap / Műveletek menü / Számlázási sablonok / alul elérhető Specializálás gombok alatt).

Ha több ügyfélnél egyező módon kell eltérni az etalon sablontól...
akkor

(1) un. duplikálással érdemes létrehozni egy új sablont,

(2) ezt módosítani, majd

(3) beletenni egy szintén új számlázási sablon csomagba (feltöltve ezt a csomagot minden ahhoz szükséges sablonnal, hogy biztosan mindene kiszámlázódjon az ügyfélnek, minden lehetséges követelésünk lefedett legyen valamely sablonjával),

(4) a sablon csomagot hozzá kell rendelni az érintett ügyfelekhez a partner adatlapon,

(5) a sablont fel kell venni a megfelelő számla generálás csomag típusba.

Fontos, hogy már felhasznált sablon NEM szerkeszthető! Ilyenkor le kell másoljuk az eredetit, és az új verziót tudjuk módosítani. Így őrzi meg rendszer az információt, hogy a múltban készült számlák miért úgy álltak elő, ahogy.

Sablonok használatba vétele, bekötése a számlázásba

A számlázási sablonok paraméterezése után gondoskodnunk kell azok bekötéséről a számlázási folyamatba. Ehhez:

• a sablont fel kell vennünk minden olyan számlázási sablon csomagba, melynek részeként a sablon alapján is szeretnénk számlákat generálni,

• a sablont fel kell venni a megfelelő számla generálás csomag típusba,

• az érintett partnereknél be kell állítani a számlázási sablon csomagot.

Felület kezelése

Az áttekintő képernyőn a számlázási sablonok szűréssel támogatott megtekintésére van lehetőség. Adott sor adatlapját megnyitva elérhetők a részletes adatok. Új sablon felvitele kizárólag a saját cég partner adatlapja felől lehetséges, innen - ha el kell térnünk az alapérzelmezett sablonoktól - másolással rendelhetjük azt hozzá az egyes ügyfelekhez (ügyfél adatlap felől).

Sablon fej adatai blokk

Ügyfél:
Amely ügyfélhez definiált az adott számlázási sablon. Etalon sablonokat a flottakezelőt jelentő saját céghez kell rögzíteni. További ügyfelek ide csak akkor jegyződnek be, ha az etalon sablontól eltérő sablont kell alkalmazni egy ügyfélnél, és emiatt egy specializált sablont hoztunk létre neki (az ügyfél adatlapja felől).

Keretszerződés:
Amennyiben adott ügyfélen belül csak bizonyos keretszerződésekhez készülő számlákat kell a specializált sablon alapján generálni, úgy az itt adható meg.

Ügyfél számlázási szervezet:
Amennyiben adott ügyfélen belül csak bizonyos szervezetre készülő számlákat kell a specializált sablon alapján generálni, úgy az itt adható meg.

Típus:
Sablon típusa, mire vonatkozik a szabályozás. Lehetséges értékei:

• Számla,

• Papír melléklet,

• Fájl melléklet,

• Elhatárolás (fejlesztők kezelik).

Megnevezés:
A sablon belső neve, mely utalásokat tartalmazhat üzletmenetre vagy hasonlókra.

Publikus megnevezés:
A sablon szép neve, amit ügyfél is lát a számlán.

Fájl melléklet fizikai sablonja:
Kizárólag fájl melléklet típusoknál értelmezhető mező, a fizikai sablon határozza meg, hogy egyáltalán milyen oszlopok kerüljenek bele, milyen sorrendben a mellékletbe, és hogy maga a fájl hogy nézzen ki. Fizikai sablont kizárólag fejlesztő tud módosítani, létrehozni (SZLA_SABL_FIZIK).

Papír melléklet fizikai sablonja:
Kizárólag papír melléklet típusoknál értelmezhető mező, a fizikai sablon határozza meg, hogy egyáltalán milyen oszlopok kerüljenek bele, milyen sorrendben a mellékletbe, és hogy történjen a nyomtatás. Fizikai sablont kizárólag fejlesztő tud módosítani, létrehozni (SZLA_SABL_PAPIR).

Másolt sablon:
A flottakezelő alatti etalon sablonokból, mint közös ősökből lehet specializált változatokat készíteni az egyes ügyfelek alá. Itt jeleníti meg rendszer az "ős" sablont.

Felhasználás:
Milyen számla generálásoknál használható a sablon. Értékei:

• Kézi számla (ilyenből nem érdemes többet létrehozni)

• Egyedi generálás (ilyet csak fejlesztő tud létrehozni)

• Tömeges generálás (ebből bármennyit létrehozhatunk)

Melyik sablon melléklete:
Itt kapcsolhatjuk hozzá a melléklet sablonunkat egy számla sablonhoz. A mellékletek automatikusan egy számlázási sablon csomagba kerülnek a "szülő" számla sablonjukkal.

Melléklet a számlatételek...:
Lehetséges értékek:

• bontása: a melléklet tételek bizonyos csoportja egy-egy számla tétel részletezéseként értelmezettek,

• független: a számla tételektől független logikában készül el a melléklet.

A mező nem vezérel, inkább csak szem előtt tartja felhasználó saját döntését, hogy ennek szellemében vigye végig a paraméterezést.

Helyesbítés megjelenítése:
Részletesen / Összevontan.

Kategória:
A törzsben tetszőlegesen felvett kategóriák egyike, mely belekerül a majdani számlafejbe, ahonnan azt F1 átadja könyveléskor P1-nek is. P1-ben ez alapján szűrhetjük a számlákat lekérdezésükkor.

Egyedi fizetési határidő:
X nap, választható banki nap, naptári nap, munkanap mértékegységekkel.
A mező kitöltésével eltéríthető a számlák fizetési határidő képzése attól, amit egyébként a partnernél illetve a keretszerződésein belül általánosan megadtunk. Tipikus példa lehet a bírság, melyeknek mindig igen rövid a fizetési határideje. (E mezőnél azonban "erősebb" a számlageneráláskor megadható fix fizetési határidő, ami még ezt a dátumot is eltérítheti.)

Érvényesség:
Mettől meddig (volt) használható az adott sablon.

Devizanem:
Milyen számlázási devizanemű analitika tételek számlázására használható a sablon. Új F1 verziókban csökken a jelentősége, mert rendszer magától is mindenképp bontja devizanemenként a számlákat.

Előzetesen egyeztetendő:
logikai igen/nem

Csak számviteli bizonylat generálandó:
logikai igen/nem

Bizonylat bontás beállításai blokk

Alapértelmezettként a számlázás az amúgy egy ügyfélnek szóló számlákat egyetlen bizonylatként generálja ki a számlázásra váró analitika tételek összegyűjtésével. Azonban mindenképpen külön bizonylat készül, ha:

• különböző számlázási időszakokat érintő havi díjakat kell számlázni,

• vegyesen vannak folyamatos és egyedi teljesítésű analitika tételek.

Ezeken túl vannak olyan bontási lehetőségek, melyekről felhasználó rendelkezhet jelen blokkban.

Keretszerződés bontás:
Logikai igen / nem, meghatározza, hogy adott ügyfélnek kell-e keretszerződésenként külön-külön bizonylatot generálni.

Devizanem bontás:
Logikai igen / nem, meghatározza, hogy adott ügyfélnek kell-e devizanemenként külön-külön bizonylatot generálni. Ez csak a finanszírozást tartalmazó sablonokra ható szabály.

Szervezeti bontás:
Logikai igen / nem, meghatározza, hogy adott ügyfélnek kell-e számlázási szervezetenként külön-külön bizonylatot generálni.

Számlaigazoló bontás:
Logikai igen / nem, meghatározza, hogy adott ügyfélnek kell-e számlaigazolónként külön bizonylatot generálni. Nagy ügyfeleknél lehet jelentősége.

Keretszerződés fizetési határidő érvényesítendő:
Csak akkor értelmezett, ha előzőleg kértük a keret szintű bontást. Ha kértük, akkor itt paraméterezhetjük, hogy a számlára kerülő fizetési határidőt a keretből vegye-e rendszer vagy az ügyféltől.

Egyéb adat rovat beállításai

A számla fej alján található "Egyéb adat" rovatban megjelenítendő tartalom paraméterezése. Ez két szinten történhet, egyrészt itt a sablonban, másrészt, ha egy-egy ügyfélnek vannak további igényei a szövegezést illetően, akkor a vevő számla egyéb szöveg ügyfélhez /szervezethez / konkrét sablonhoz történő megadásával. A számlára a jelen funkcióban megadott szöveg kerül előre, ezt követi az ügyfélspecifikus szöveg.

Hónap megjelenjen:
Logikai igen / nem, meghatározza, hogy a számlán megjelenjen-e külön kiemelve is a számlázott naptári hónap. E mező bejelölésével hónap pontossággal jelenik meg az információ: ÉÉÉÉ. <<hónapnév>> formában.

Számlázási időszak megjelenjen:
Mint előző mező, csak itt a hónap a kezdő és végdátumok kiírásával lesz megadva.

Szervezet kódja megjelenjen:
Adott ügyfél alatt értelmezett megfelelő számlázási szervezet megjelenítése.

Szöveg normál számlánál:
Szabad szöveg, ami normál típusú számlákon jelenik meg.

Szöveg helyesbítő számlánál:
Szabad szöveg, ami csak helyesbítő típusú számlákon jelenik meg.

Szöveg stornó számlánál:
Szabad szöveg, ami csak stornó típusú számlákon jelenik meg.

Tétel leírásban feltüntetendő ügyfélspecifikus adatok blokk

Logikai mezők sora, melyekkel a számlák tételeinek leírása paraméterezhető számla sablon típusonként, hogy mi kerüljön bele. A lehetséges mezők majd mindegyike külön felsorolt a blokkban, ezekről egyenként dönthető el, hogy adott sablonban van-e értelme alkalmazni. Kivétel a szabályozhatóság alól a sablon tétel megnevezése, az minden esetben megjelenik a leírásban, első tagként (maga a megnevezés a sablon tétel felületen adható meg). Kivétel továbbá néhány olyan mező, amit bizonyos tartalmú analitika tételek esetén mindenképpen megjelenít rendszer, pl. egy üzemanyag továbbterhelés esetén a tankolt mennyiséget.

A mellékletek tételeinek adatait a fizikai sablonok határozzák meg, az itt nem szabályozható, ezért melléklet sablon esetén a blokk sem szerkeszthető.

Mindezen adatok forrása számlázáskor az analitika tétel lesz, előzőleg az analitika generálás feladata összegyűjteni ezeket a rendszer különböző pontjairól.

Elszámoláskor ideértendő fül

Rendszer megjeleníti az adott sablon alatti összes sablon tételből a kategóriák révén hozzárendelt jogcímek unióját. Itt tehát szerkeszteni nem tudunk.
Kivétel e működés alól az egyedi generálás sablon, ezeknél ez a blokk mindig üres lesz. Rendszer ilyen esetben a számlalétrehozást kérő funkciótól kapja meg az utasítást, hogy milyen fix jogcímmel kell létrehozni a számlát. Minden más tekintetben az egyedi generálás is hivatkozni fog a megfelelő számlázás sablonra (minden számla kötelezően kell hivatkozzon egy sablonra).