Számla korrekciók

A rendszerből kiállított és már le is könyvelt számlák módosításait nevezzük együtt számla korrekciónak. A korrekciós lehetőségeket részletezzük alább.

Normál számlák korrekciója

A korrekciók alapja többnyire egy normál számla. A normál számlák nem lehetnek negatív végösszegűek, és feladáskor kell létezzen legalább egy számlatételük, mögötte legalább egy analitika tétellel. Attól függően, hogy a normál számla milyen állapotában van, amikor korrigálni akarjuk, az értelmezhető korrekciós műveletek is változnak.
Értelmezési info: mivel rendszer működése szempontjából egy tekintet alá esnek az interfészen elindított ‘Feladott’ állapotú számlák, és a már ténylegesen ‘Könyvelt’ állapotú számlák, ezért a továbbiakban ezeket együtt értjük ‘Könyvelt’ számlák alatt.

Elvetés

Könyveletlen vagyis 'Véglegesítésre váró’ állapotú (elő)számláknál értelmezett művelet, mely nyom nélkül eldobja a számlakezdeményt. Tipikusan akkor használatos, ha a számlakezdeményt ellenőrizve felhasználó (vagy akár az ügyfél, ha a nála használatos folyamat szerint elkéri előellenőrzésre az előszámlákat) azt látja, hogy valami gond van a tartalmával. Ilyenkor az elvetni kívánt vevő számla adatlapon használjuk az Elvetés gombot. A számla elvetését követően érdemes elvetni a számla alapjául szolgáló analitika tételeket is, majd javítani az üzleti adatokat, és ezt követően újragenerálni az analitikát, majd a számlát. Az így újraépített számla újra ellenőrizhető, esetleg ismét elvethető…

Sztornózás

‘Könyvelt’ számláknál értelmezett művelet, általános jellemzője, hogy visszagörgeti az adatokat a számlázás előtti állapotra, kifejezetten bizonylatolva a változást. Bizonylatolásaként két dolog történik, létrejön egy sztornó bizonylat, mely mindig hivatkozik az eredeti sztornózott bizonylatra, és létrejönnek a mínuszos vevő analitika tételek is.

A visszagörgetés a forrás adat kiszámlázottságát/továbbterheltségét is visszaállítja, ezért a forrásból a következő számlázás ismét törekszik a kiszámlázásra. Az újbóli kiszámlázódást úgy lehet megakadályozni egy vevő sztornó után, ha megszüntetjük a forrás adatot: pl. a szállítói száma sztornózásával, a szolgáltatási igény 'Nem vette igénybe' állapotba állításával vagy a havi átalányoknál a szerződés idő előtti lezárásával. A sorrend mindig nagyon fontos, ha a vevő és szállítói oldalt is sztornózni kell, mindig a vevő oldallal kell kezdjünk!

Ha mégis megtörténik a szállítói oldal sztornózása és csak ekkor jövünk rá, hogy vevőt még nem rendeztük, akkor is van menekvés. A vevő analitika generálás figyeli, hogy ha a sztornózott szállítói számla tovább volt terhelve, akkor a mínuszos sztornó tételt is engedi továbbterhelni egy mínuszos vevő tételben. Így a következő vevő számlában ez a mínuszos vevő tétel jelenik meg. Kérdés, hogy az ügyfél elfogadja-e így. Mert ekkor nem egy helyesbítő számlát kap, hanem egy mínuszos sima normál számlát, amely nem hivatkozik az előző vevő számlára.

A sztornózás értelmezhető számla egészére, számla tételre vagy analitika tételre.

Számla sztornózás

Az eredeti és a rá hivatkozó helyesbítő számlák egészét érvényteleníti. A sztornó számlák mindig egyedi generálással jönnek létre, a sztornózni kívánt normál vevő számla adatlapjáról indítva, a Sztornózás gombbal. A sztornó számla az eredeti számla ellenpárjaként azonos teljesítési dátummal jön létre, hivatkozik a sztornózott számlára. Vele egy lépésben születnek meg a mínuszos analitika tételek is, melyek mindenkor az eredeti analitika tételek még jóváírható részére generálódnak. Így, ha a sztornózott számlára volt helyesbítő is, akkor automatikusan az azzal korrigált maradék egyenlegre vonatkozik a sztornózás. E mínuszos analitika tételeket csomagolja aztán össze rendszer egy új sztornó számlába, melyet egyből könyvel is. A sztornózást követően érdemes javítani az üzleti adatokat, és azt követően újragenerálni az analitikát, majd az új normál számlát.
Minden számlához egyetlen sztornó számla keletkezhet.

Tétel sztornózás, analitika sztornózás

Szintén a vevő számla adatlapról indítható műveletek. Az Analitika sztornó és a Tétel sztornó gombokról érjük el ezeket. A visszagörgetési logika is azonos a számla szintű sztornóéval, csak itt nem sztornó bizonylat generálódik, hanem egy jóváíró számla.

Helyesbítés

‘Könyvelt’ számláknál értelmezett művelet, melynek nem célja érvényteleníteni az eredeti számlát, hanem kiegészítő számlát állít elő ahhoz. A helyesbítő számla mindig hivatkozik az előzmény eredeti számlára. A kiegészítő tételeket vevő analitika tételként lehet létrehozni, ezeket csomagolja össze aztán rendszer az új számla mellékletbe, esetleg egy módosító számlába, esetleg új helyesbítő számlába. A helyesbítő analitika tételek hivatkoznak a helyesbített tételekre, így mindig tudható, hogy adott eredeti tételből mennyi a még élő összeg (felületen “Még jóváírható” nevű mező). A helyesbítések összességében mindig csak csökkenthetik a vevőkövetelések összegét, nem keletkeztethető csak úgy, szolgáltatási alap nélkül új követelés (maximum kézi számla rögzítéssel, ami ugye erősen korlátozott lehetőség).
Egy eredeti számlára tetszőleges számú helyesbítő számla készülhet, egyetlen korlát, hogy az összefüggő számlák egyenlege nem fordulhat mínuszba, sőt, ezt analitika tétel szinten figyeli rendszer, az analitika tételek önmagukban sem fordulhatnak a helyesbítések nyomán mínuszba.
A szabályozás szabad kezet ad abban, hogy a helyesbítő számlákon csak a helyesbítő tételek szerepeljenek, vagy esetleg az eredeti helyesbített tételek is, F1 rendszer előbbi módon működik.

Összeghibák helyesbítése jóváírással

Itt olyan korrekciókról van szó, melyek mindegyike érinti a számla végösszegét, vagyis új helyesbítő számla kiállításával járnak. A korrekció típusok csak abban különböznek, hogy miként jutunk el a hibás vevő analitika tételek kijelöléséig.

• Jóváírás gombbal az épp kezelt vevő számlánkhoz megnyuthatjuk a Vevő analitika tétel módosítás felületet, ahol a számla összes analitika tétele közül mutathatunk rá a helyesbíteni kívántakra, és adhatjuk meg hozzájuk a korrekció paramétereit:

  • • a követelésből jóváírandó %-ot,

    • a követelésből időarányosan jóváírandó napot,

    • a konkrét jóváírandó összeget.

• Tétel sztornózás gombbal egyetlen lépésben kijelöljük a kiválasztott számlatétel mögötti összes analitika tételt, melyekhez létrejön egy-egy mínuszos ellenpár, melyek egy új mínuszos helyesbítő számlába kerülnek be. Tipikusan akkor alkalmazzuk, amikor egy keretszerződés egészére vonatkozó számlából csak egy konkrét autóra vonatkozó tételt akarunk visszavonni.

• Tétel jóváírás gombbal egyetlen lépésben kijelölhetjük egy kiválasztott számlatétel mögötti összes analitika tételt, melyekhez aztán ugyanazok a korrekciós lehetőségek érhetők el, mint a számla fej szintű helyesbítéssel.

Innentől a működés egyezik, rendszer létrehozza a helyesbítő analitika tételeket, melyeket aztán összecsomagol egy új helyesbítő számlába, amihez létrejön a teljes javított melléklet is.

Költséghely hibák helyesbítése

Egy kis elméleti kitérő. Azt fentebb már tárgyaltuk, hogy a vevő analitika tételek testesítik meg rendszerben az ügyfelekkel szembeni követeléseink legelemibb egységeit. Ezen analitika tételeknek egy-egy tulajdonsága az, hogy a követelés milyen ügyfél szervezetet terhel, és azon belül melyik ügyfél költséghelyet. Amikor számlázás során felgyűjti rendszer ezeket az analitika tételeket a vevő számlákba, akkor

• egy a számlázási sablonban található paraméter meghatározza, hogy adott ügyfélen belül kell-e külön-külön számlába csomagolni az eltérő szervezeteket terhelő analitika tételeket,

• egy a számlázási sablon tételben található másik paraméter azt vezérli, hogy amennyiben az ügyfél nem kér szervezetenként külön számlát, akkor a neki szóló számlákon belül kell-e külön számla tételekbe csomagolni az eltérő szervezeteket terhelő analitika tételeket.

Ha az így generált számlákra a költséghely kijelölést firtató ügyfélreklamáció érkezik, minden esetben a számla adatlapján a Műveletek menüből elérhető Költséghely helyesbítés funkciót kell használjuk, ahol szintén az analitika tételek kijelölését követően tudjuk megadni a korrekció paramétereit, ami itt az új (helyes) költséghely lesz. Eztán rendszer létrehozza a helyesbítő analitika tételeket, innentől viszont esetfüggő, hogy mi következik.
Lehetséges esetek:

Korrekciós számlák korrekciója

Sztornó számlát nem lehet sztornózni, sem helyesbíteni. Helyesbítő számlát nem lehet helyesbíteni, de sztornózni még igen. Normál számlát lehet sztornózni is és helyesbíteni is.

Ha olyan normál számlát kívánunk sztornózni vagy jóváírni, mely már volt helyesbítve, megtehetjük. Ilyenkor a korábbi helyesbítések nyomán megmaradó, még jóváírható analitika tétel összegek erejéig hozza létre rendszer a mínuszos sztornó analitika párokat, és ezeket foglalja aztán a sztornó számlába. Mivel a sztornózás érvénytelenítést jelent – az eredeti számla érvénytelenítésével a rá hivatkozó helyesbítő számlák is alapjukat veszítik, így maguk is érvénytelenné, sztornózottá válnak. Jelenleg egyelőre külön mozzanat az egyes bizonylatok sztornózása, azt felhasználónak bizonylatonként kell kezdeményezni.

Kapcsolódó témakörök

Számla reklamáció típusok

Számla reklamációk

Vevő számla sztornózása

Vevő számla helyesbítése

Vevő analitika tétel módosítás