NÚSZ számlamellékletek betöltése

Az autópálya matricák rendszerbe kerülésének egyik módja a NÚSZ-tól kapott szállítói számla melléklet fájlok beolvasása, az érintetlen csv formátumból. A NÚSZ egyelőre kizárólag a vásárlásokról ad ilyen fájlt, ezekben tehát átírással kapcsolatos információ soha nem szerepel.

Folyamat

1. Iktatni kell a szállítói számlát a rendszerben (Pénzügy / Szállítói számlák / Új felvitel).

2. Kezdeményezni kell a csv fájl beolvasást, kiválasztva az előzőleg iktatott szállítói számlát ( Pénzügy / Elektronikus szállítói állomány beolvasása).

3. A beolvasáshoz megadhatók a következő paraméterek: (a) továbbterhelési döntés, amit érvényesíteni akarunk a fájlban szereplő matrica vásárlásokra, (b) szállítói számla tétel létrehozás kell-e vagy már számlaként be lett olvasva a fájl korábban, (c) előzmény szolgáltatás igény és egyebek létrehozása kell-e vagy már rögzítve lettek a fájlban szereplő vásárlások korábban.

4. Ha a fájlban szereplő ismeretlen cikk(ek) miatt a beolvasás sikertelen, úgy gondoskodni kell a beszállítói cikkek és a flottakezelő saját szolgáltatás elemei közti megfeleltetéséről törzsadat szinten. Amíg egy fájlban csak egy ilyen hiányos megfeleltetésű cikk is szerepel, a fájlt nem lehet beolvasni. Ez eleinte sok megfeleltetést igényel, de a nagy tömeg paraméterezése után már csak elvétve lesznek újabb cikkek (a megfeleltetendő cikklista a beolvasó felületről is elérhető a Hiányzó cikkek nyomógomb alatt, vagy akár menüből is: Gépjárművek kezelése / Törzsadatok / Beszállítói cikk kategóriák és Beszállítói cikktörzsek, szűrve a hiányosakra).

5. Ha minden fájlban szereplő cikk megfeleltetett, akkor megtörténik a beolvasás. Ez a következő automatizmusokat jelenti:

6. Ha paraméterezésnél kértük (3/b alatt) a szállítói számla tételek létrehozását, akkor minden csv sorból létrejön egy számlatétel a megadott számla fej alá. Más esetben azt feltételezzük, hogy a fájl feldolgozása számlaként már megtörtént.

7. Ha paraméterezésnél kértük (3/c alatt) az előzmény szolgáltatási igény és kapcsolódó adatok létrehozását, akkor majd minden csv sorból létrejön egy autópálya matrica + mögé egy ügyintézés + szolgáltatási igény + szolgáltatási igény tétel. Azok a sorok maradnak csak ki, melyek: (d) fájlon belül tetten érhető visszaváltott vásárlásokról szólnak, azaz azonos rendszámra, azonos típussal és kezdődátummal, de ellenkező előjelű összeggel szerepelnek a fájlban, illetve (e) már léteztek a matricák a rendszerben. A visszavásárlásokat nem olvassuk be, mintha meg sem történt volna a vásárlás. A már régről létező matricáknál az azonos típusú, azonos rendszámra vett, azonos érvényesség kezdetét figyeli rendszer.

8. Akár újonnan létrehozott, akár régebbről talált matricáknak az állapotát automatikusan frissíti rendszer 'Beszállító számlázta' értékre.

9. A létrehozott matricákhoz és szolgáltatási igényekhez automatikusan igyekszik azonosítani rendszer a gépjárművet, és vele együtt a kapcsolódó egyedi szerződést (amire aztán számlázhatunk, ha a továbbterhelést kértük a betöltés indításakor).

10. Ha nem talál rendszeren belüli gépjárművet, akkor idegen rendszámként jegyzi be a fájlban lévő rendszámot a matricához (tehát a matrica ekkor is mindenképpen létrejön). Ezeknél az automatizmus nem képes azonosítani szerződést, így az erre vonatkozó mezők üresen maradnak, a tételt saját költségre állítja.

11. Beolvasás végén a szerződés nélkül maradt tételek rendezése felhasználói feladat. Ehhez a Hibalista gomb helyben elérhető (Pénzügy / Elektronikus szállítói állomány beolvasása felületről elérhető Hibalista gomb alatt), vagy utólag is lekérdezhetők (Autópálya matricák felület / szűrés hiányzó keretszerződésekre). A hibalistáról bővebben ezen az oldalon olvashatunk.

12. Az idegen autós matricákhoz megadva a hiányzó keretszerződést (esetleg egyedit is, ha mondjuk egy csereautóra vett matricát az eredeti cserélt autóra akarjuk ráterhelni), rendszer ezekre is létrehozza a szolgáltatási igény + tétel adatokat (amiket szerződés híján eddig nem tudott létrehozni).

13. A szolgáltatási igény tételben automatikusan beállítja rendszer a matrica típushoz illetve alkalomhoz illő árakat, díjakat és a továbbterhelési döntést.

14. Az összes létrehozott matrica egyenként korrigálható, ha szükséges.

15. A még automatikusan azonosított szerződés hivatkozásokat bejegyzi rendszer a számlatételekbe is igazolási információként.

16. A kézzel szerződéshez rendelt tételeknél az igazolásról is kézzel kell gondoskodni, illetve ekkor állítható át a saját költség is továbbterhelendőre.

Amennyiben egy csv fájlban lévő matrica beolvasáskor már létezik a rendszerben, azt rendszer kifejezetten figyeli, nem duplikál, így a tévesen többször beolvasott fájlok sem okoznak problémát.