Számla generálások

Jelen funkció szolgálja a tömeges számlagenerálások indítását, ahol minden feldolgozás az előzőleg generált analitika tételekből állítja össze a számlákat. A generálások gerincét mindig a felhasználó által kiválasztandó számla generálás csomag típus adja. Ez határozza meg, hogy mely számlázási sablonok alapján, mely ügyfelek, mely keret- azon belül egyedi szerződéseire készüljenek el a számlák. Azonban a generálás futtatható egy bizonyos ügyfél egy bizonyos szerződésére is, illetve másik oldalról szűkítve a generálandó halmazt; megadható, hogy a csomag típus által meghatározott ügyfelekből illetve sablonokból mi maradjon ki. A kihagyott részhalmazra aztán későbbi futtatások indíthatók, a korábban már lekezelt részt kihagyva (vagy éppen benne hagyva, úgy sem talál újabb számlázandó tételt azokra, vagy ha mégis, akkor annak indokolt a számlázása).

Az ügyfeleknél beállított fizetési határidő is visszahat a generálásba végül bekerülő számlák körére; amennyiben adott ügyfél fizetési határideje átnyúlik egy olyan jövőbeli főkönyvi időszakra, mely még nincs megnyitva, úgy számlák nem készülnek el, mivel a teljesítési dátum is e jövőbeli időszara tolódik a fizetési határidővel együtt (folyamatos teljesítésnél). Az időszakok F1 oldali megnyitására az Interfészek menü / Főkönyvi időszakok funkciónál van lehetőség.

A generálás menet közben háttértáblákban gyűjti az épp születőben lévő számla adatait, és csak akkor jegyzi be véglegesen a vevő számlák közé, ha teljes és egész minden adata. Félkész számlák így soha nem keletkeznek a rendszerben. Az új vevő számla 'Jóváhagyásra vár' állapottal jön létre, innen külön lépés vezet a könyvelésig, nyomtatásig.

Felület kezelése

Az áttekintő képernyőn a számla generálások szűréssel támogatott megtekintésére van lehetőség. Adott sor adatlapját megnyitva elérhetők a részletes adatok, illetve innen kezdeményezhető új számlagenerálás indítása. Korábban elindított vagy már lefutott generálások szerkesztése nem lehetséges, kizárólag specializált nyomógombokon keresztül, ellenőrzött keretek között.

Általános adatok blokk

Generálás kód:
Rendszer által osztott azonosító.

Számla generálás csomag típus:
Választás a számla generálás csomag típusok közül, meghatározva ezzel közvetetten a számlázás sablonokat is, melyek alapján kell a vevő analitika tételeket számlába "csomagolni".

Számlázási hó vége:
Számlázni kívánt naptári hónap utolsó napjának dátuma.

Számla kelte legyen:
A majdani számlára rákerülő dátum. Érdemes figyelembe venni, hogy normál ügymenet szerint mikor kerülnek nyomtatásra / e-generálásra a számlák.

Csomag hatály szűkítése blokk

Tömeges futtatás:
Logikai igen/ nem, mindaddig, míg jelen blokkban nem adunk meg korlátozást a futtatásra, addig marad tömeges, ami azt jelzi, hogy a generálás pontosan a csomag típus szerint futott. Ha bármely következő mezőben választunk, úgy megszűnik a futtatás tömeges jellege.

Ügyfél:
A csomag típusban felvett ügyfelek közül kijelölhető egy, akire futtatni szeretnénk a számlagenerálást.

Keretszerződés:
A csomag típusban felvett keretszerződések közül kijelölhető egy, amire futtatni szeretnénk a számlagenerálást.

Egyedi szerződés:
A csomag típusban felvett egyedi szerződések közül kijelölhető egy, amire futtatni szeretnénk a számlagenerálást.

Számla sablon:
Választás az előzőleg választott csomag típus által meghatározott számlázás sablonok közül, amire korlátozni szeretnénk a számlagenerálást.

Napló adatok blokk

Indítás ideje:
Amikor megnyomták a Mentés majd indítás gombot.

Indító:
Aki megnyomta a Mentés majd indítás gombot.

Futás kezdete:
Amikor sorra került adott generálás, akkor tér el az indítás idejétől, ha más csomag feldolgozása még folyamatban van indításkor.

Futás vége:
Amikor befejeződött adott generálás.

Futás megszakítása:
Amikor megnyomták a Számlák elvetése gombot.

Megszakító:
Aki megnyomta a Számlák elvetése gombot.

Állapot:
A generálás aktuális állapota. Lehetséges értékek:

• Várakozik: a generálást felhasználó már elindította, de a tényleges futás még nem indult el, mert más csomagok feldolgozása van éppen folyamatban.

• Visszavont: valaki megnyomta a Számlák elvetése gombot, minek hatására az adott számla generálás leállt, és rendszer törölte az adott generálással bejegyzett összes 'Jóváhagyásra váró' állapotú számlát. A már könyvelt számlákhoz nem nyúl a visszavonás művelet.

• Folyamatban: a feldolgozás épp fut.

• Kész: a feldolgozás lefutott.

• Hibával leállt: a feldolgozás elakadt valami hibán, el se jutott a számla generálásig valamilyen technikai probléma miatt (pl szerver leállás).

A futtatás és az esetleges hibák részletes napló adatait a Futtatás fülön tekinthetjük meg.

Létrehozott számla:
Ahány darab számla jött létre a generálással.

Csomag típus által meghatározott számlázás sablonok

Az előzőleg kiválasztott számla generálás csomag típusból örökölt számlázás sablonok listája, ezek alapján generálódnak számlák.

Generálásból kihagyandó ügyfél számlázás sablonok

Előző blokkban megjelenített számlázás sablonok közül kiemelhetünk egyet vagy többet, hogy azokra NE fusson le a számlagenerálás.

Feldolgozandó analitika csomagok blokk

Lehetőségünk van a számlagenerálást úgy futtatni, hogy egy vagy több kiválasztott analitika generálásból származó analitika tételeket vegye a számlagenerálás alapjául.

Nyomógombok hatása

Visszavon:
Várakozó vagy épp futó generálásnál elérhető lehetőség, mely hatására a generálás leáll, átállítódik 'Visszavont' állapotra, majd az esetlegesen már létrejött 'Jóváhagyásra váró' számlák törlődnek.

Számlák elvetése:
Kész feldolgozásokból született számlák elvetése. Csak a 'Jóváhagyásra váró' állapotú számlák törlődnek ilyenkor, minden más számla marad.

Létrehozott számlák:
Áttekinthető a generálásból született számlák listája (ahonnan elérhető mindegyikhez az adatlap is).

Könyvel:
A gomb hatását lásd a Vevő számla adatlap súgójában, a Jóváhagy nyomógomb leírásnál. Itt ugyanaz történik, csak sok számlára, egymás után meghívva az eljárást.

Sablon kihagyása:
A generáláshoz kiválasztott számla generálás csomag típus meghatározza a feldolgozandó számlázás sablonokat, e körből vehetünk ki sablont, ha szeretnénk kihagyni a generálásból (pl. most nem szeretnénk generálni az üzemanyag számlákat, csak a többit).

Kimaradt ügyfelek fül

A fülön az adott generálásban adathiba / adathiány miatt kimaradt ügyfelek listáját láthatjuk, illetve ugorhatunk át a partner adatlapra a javítások megtételére.

Kihagyás oka:
Gépi úton azonosítható okok a következők:

• A partnernél nincs megadva a flottakezelő bankszámlaszáma, ezért nem készült számlája

• A partnernél nincs megadva az adószám, ezért nem készült számlája

• A partnernek nincs ismert számlázási vagy legalább elsődleges címe, ezért nem készült számlája