Szerződés módosítások

SZERZ_MOD_IGENY.LIST

F1 rendszerben lehetőség van a flottakezelő és ügyfél közti szerződések felügyelt módosítására. A folyamat egy módosítási igény rögzítésével indul, ez történhet ügyfél igény vagy a flottakezelő belső döntése alapján. A módosítási igényben az élő szerződésektől függetlenül rögzíthetők a tervezett változások, melyek aztán a folyamat legvégén (mindkét oldali jóváhagyások után) aktiválódnak rá a szerződésekre.

Egyidejűleg akár több módosítási igény is élhet egyazon szerződésre, így támogatva a különböző módosítási ajánlat verziók készítését, de végül ezek közül csak egy lesz ráaktiválható a szerződésre, mivel az első változat aktiválásakor a többi verzióban feltételezett kiinduló állapot megváltozik. A többi változat automatikusan érvényét veszti.
Hasonló logika miatt maradnak ki a számlázásból azok a szerződések, melyekre eldolgozatlan módosítási igény létezik. Amikor adott szerződésre számlázás történik, akkor frissül a kalkulációja a még ki nem számlázott részre, ezzel viszont ismét elmozdulna a módosítás kiinduló állapota.

Módosítások ütemezése

A felületen az Érvénybelépés típusa nevű mezőnél választhatunk , hogy milyen dátum szabály szerint akarjuk életbe léptetni a módosítási igényt. Ha olyan dátumtól (mint életbeléptetési dátum) akarunk szerződést módosítani, ami már kiszámlázott időszakba nyúlik, úgy előtte gondoskodnunk kell a már kiszámlázott időszak sztornózásáról. A sztornózás történhet a számla egészére, vagy - ha a számla amúgy egyedi szerződésenkénti tétel bontással készült el, akkor - használhatjuk a tétel sztornó funkciót, amivel az egy konkrét szerződést érintő analitika tételeket sztornózhatjuk.

Az érvénybelépés típusai:

• Nem számlázott időszak első napjától. Ebben az opcióban egyszerre módosíthatunk akár finanszírozási, akár kezelés szolgáltatásokat is.

• Következő kamatperiódus kezdetétől. Itt is módosíthatunk egyszerre mindenféle szolgáltatást, de azok életbe lépése kifejezetten a finanszírozási szolgáltatás kamatperiódusához igazodik majd.

• Csak szolgáltatások a megadott dátumtól. A kezelési szolgáltatások változásait akár hóközi vagy későbbi dátumtól is életbe léptethetjük. Azonban az ilyen típusú módosítási igényben nem paraméterezhetünk finanszírozási ütemezést érintő további változásokat, kizárólag a kezelési szolgáltatásokat módosítjuk.

• Csak szolgáltatások lejárat hosszabbítástól. Tipikusan a lejáró szerződések hosszabbítására kialakított opció. Lehetővé teszi, hogy a hosszabbított szolgáltatások a lejárat + 1 naptól lépjenek életbe akár új ár megadásával is. Fontos kitétel azonban, hogy ez az opció csakis finanszírozási lefutás nélküli szerződéseknél alkalmazható!

Módosítások rendszerezése

A módosításokat több szempont szerint is csoportosíthatjuk:

1. Ki kezdeményezi a módosítást, kinek az érdekét szolgálja: ügyfél vagy flottakezelő,

2. Módosítás tartalma szerint: ezt írják le a szerződés módosítás típusok,

3. Módosítás hatása szerint:

• Csak keretszerződést érintő módosítás: módosítási folyamattól függetlenül, a keretszerződés adatlap módosítás művelettel kezelhetők. Ezek olyan módosítások, melyek az egyedi szerződésben lévő semmilyen adatot nem érintenek (pl. késedelmi kamatszámítás paraméterei, flotta szintű kezelési szolgáltatások).

• Keretszerződés és az alá tartozó egyedi szerződéseket együtt érintő módosítások: jelen szerződés módosítási folyamattal kezelendő, kifejezetten megadva a keretszerződést is, mint hivatkozási alapot (pl. kamatfelár módosítása).

• Új keretszerződés létrehozását igénylő módosítások: a keretszerződés bizonyos alapadatai nem módosíthatók, (pl. refinanszírozási devizanem), ha mégis ezt kell változtatni, az a régi keretszerződés lezárását, új létrehozását, és a régi alatti egyedi szerződések átsorolását igényli. Az ilyen folyamatokat nem itt, hanem az Átvállalási és Átsorolási igényeknél tárgyaljuk.

• Csak egyedi szerződést érintő módosítások: a keretszerződés itt csak mellékszereplő, segít az érintett egyedi szerződések kijelölésében.

Módosítások paraméterezése

A szerződések kijelölése után több lehetőségünk van a módosítás paraméterezésére:

• Csoportos módosítással: a kijelölt egyedi szerződések mindegyikén pontosan ugyanazt a módosítást szeretnénk, ekkor a módosítást is közösen paraméterezzük.

• Speciális módosításokként: a kijelölt egyedi szerződéseket így-úgy eltérő módon szeretnénk módosítani, ekkor a módosítás paramétereit egyedi szerződésenként kell megadni / finomítani.

• Kombináltan: a közös paraméter ekkor alapértelmezésként szolgál, amihez képest az egyes szerződések eltéríthetők.

Számlázás és módosítások kapcsolata

A következőkben felsorolt szabályok célja biztosítani a rendszeren belüli adatkonzisztenciát, a számlázási rendszer zártságát.

• Kiszámlázott időszakba SOHA nem nyúlhat vissza a módosítás! Ha erre igényünk lenne, akkor először vissza kell sztornózni az érintett időszakokra vonatkozó számlákat.

• Nyitott (még nem aktivált) szerződés módosítással érintett szerződésekre nem lehet vevő analitikát generálni a számlázáshoz.

• Ha adott időszakra van vevő analitika tétel generálva, akkor a módosítás azt már kiszámlázottnak veszi.

• Ha adott keretszerződés alatt akár csak egyetlen egyedi szerződésre létezik nyitott módosítás, úgy a keret egésze kimarad az analitika generálásból. Ezt enyhítendő, ha az analitika generálást egy kiválasztott egyedi szerződésre indítjuk, azt azért hagyja a rendszer, ha pont arra a szerződésre nincs nyitott módosítás.

• Analitika generálás csak akkor lehetséges, ha épp nem fut számlázás.

Mindezen szabályok együttesen okozhatják azt, hogy egy adott módosítási igényben kezelt egyedi szerződésekre más-más tervezett aktiválási dátum lesz beállítva.
Különösen fontos, hogy ezeket a dátumokat még az aktiválás ELŐTT ellenőrizzük, ne utólag bánkódjunk, ha nem úgy alakult a módosítás, ahogy szerettük volna!

Szerződés módosítás folyamata

Kiindulási alap a számlázottság rendezése
A módosítani kívánt szerződéseket a módosítás időszakára fel kell szabadítani a számlák alól, vagy a számlák egészének sztornójával, vagy az un. tétel sztornó funkcióval (ez utóbbi gépjárműhöz kötődő számlatételek sztornózását jelenti).

1 Módosítási igény rögzítése
A módosítási igény regisztrációja, mely mindig 'Rögzítés alatt' állapottal jön létre. Csak ebben az állapotban szerkeszthető az igény.

2 Módosítás típusok megadása
Az igény értelmezése a módosítás típusok kijelölésével.

3 Szerződések kijelölése
Érintett keret- illetve egyedi szerződések meghatározása beválasztással, eltávolítással.

4 Keretszerződés módosítás paraméterezése
A kifejezetten keretszerződés adatokat érintő változások megadása (mint flotta szintű szolgáltatások módosítása).

5 Csoportos egyedi szerződés módosítás paraméterezése
Az összes kijelölt egyedi szerződésben azonos / alapértelmezett változások megadása.

6 Módosítási ajánlatok generálása
A módosítási paramétereknek megfelelő egyedi szerződésenkénti módosítási ajánlat automatikus összeállítása, benne az újrakalkulált díjakkal is.

7 Eltérítendő egyedi szerződések kijelölése
A csoportosan képzett módosítási ajánlatok közül megjelölhetők azok, melyeket finomítani szeretnénk további módosítások paraméterezésével → "korrigálandó pipa".

8 Eltérítendő egyedi szerződések paraméterezése
Az imént kijelölt ajánlatokhoz megadhatók egyedileg a korrekciók.

9 Önellenőrzés
Az adatok véglegesítése, a tervezett aktiválási dátumok ellenőrzése egyedi szerződésenként (ez nagyon fontos lépés, egy aktivált módosítás visszafordítása igen macerás, előzzük meg a kései bánatot!)

10 Elküldés ellenőrzésre
A módosítási igény átlép 'Ellenőrzésre vár' állapotba.

11 Vezetői jóváhagyás (vagy épp visszadobás)
Az 'Ellenőrzésre vár' állapotú módosítási igényeket a vezető ellenőrzi, és vagy rendben találja, ekkor továbblépteti 'Ellenőrzött' állapotba, vagy visszaküldi javításra, amivel ismét 'Rögzítés alatti' lesz az igény állapota (így megint szerkeszthetővé válik).
Amennyiben a módosítás nem érinti az ügyfelet, pontosabban nem igényli az ő jóváhagyását, úgy a vezető jóváhagyást követően egyből kezdeményezhető a módosítás aktiválása.

12 Kapcsolatfelvétel regisztrációja
Legkésőbb ekkor mindenképpen fel kell venni a kapcsolatot az ügyféllel, kiküldve neki jóváhagyásra a módosítási ajánlatokat. De valójában a módosítási igény rögzítése után bármikor regisztrálhatjuk az ügyfél-kommunikációk kivonatát, például az igény paraméterezésére irányuló megegyezéseket.

13 Ügyfél korrekciót kér
Ismét visszaküldjük módosításra az igényt, ezzel az állapot ismét 'Rögzítés alatti' lesz.

14 Ügyfél elfogadja az ajánlatot
A módosítási igény ekkor ráaktiválható az élő szerződésekre, az igény állapota 'Aktivált' lesz. Amennyiben az ügyfél jóváhagyását nem igénylő módosításról van szó, úgy rögtön a belső vezetői jóváhagyást követően rögzíthető az aktiválás.

15 Érvénytelenítés
Bármely fél kezdeményezésére megszakítható a módosítási folyamat mindaddig, amíg az nem került ráaktiválásra az élő szerződésekre. Ha párhuzamosan több verziót kezeltünk a módosítási igényekből, akkor az elvetett verziókat tudjuk így megjelölni. Mindkét esetben 'Érvénytelen' állapotú lesz a módosítási igény.

Az állapotléptetéseket a szerződés módosítás igény adatlap / Állapotváltások menüpont alatt érjük el, ahonnan a bejárt állapotok áttekintésére is lehetőségünk van az Állapotmódosítások és kapcsolatfelvételek felületen.

Speciális módosítás: az indexálás

Tekintettel arra, hogy idővel változhatnak a piaci illetve hatósági árak, rendszer is támogatja ezen árváltozások tömeges átvezetését a szerződéseken. Erre szolgál a szerződés módosítás indexálás lehetősége, amikor is ügyfél kijelölés nélkül, a teljes állományon érvényesíthetünk árváltozásokat.

Szerződés módosítási igényben, kifejezetten az igény szintjén (tehát csoportosan érvényesítve a változásokat a bevont egyedi szerződéseken), megadhatóak az indexálási paraméterek. Az átárazás kezdeményezhető a következő módokon:

• az összes kezelési szolgáltatásra homogén módon, és/vagy

• az összes biztosítási díjra homogén módon, és/vagy

• a finanszírozási díjra, és /vagy

• a kijelölt kezelési szolgáltatásokra, a külön megnyíló Szolgáltatás inexálás segéd ablakban megadott paraméterekkel.

Részletek a kapcsolódó súgóoldalakon.

Kapcsolódó témakörök:

Szerződés módosítás típusok

Szerződés módosítási igények

Szerződés módosítási ajánlat

Szolgáltatás módosítás

Módosítási igényhez állapotváltozás és kapcsolatfelvétel

Gépjármű tartozék utólagos beépítése

Szolgáltatás indexálás