Analitika generálások

A számlázási folyamat egészéről már olvashattunk a Számlázási folyamat áttekintését szolgáló oldalon. Jelen funkció szolgál az analitika generálások indítására, utólagos visszakövetésére. Minden analitika generálás a törzsadatként karbantartható analitika generálás csomag típusokra épül, azokból határozódik meg a generálás alapérzelmezett tartalma (ami aztán itt helyben korlátozható).

Analitika generálásként a következők jegyződnek be és válnak áttekinthetővé a felületen:

• felhasználó által indított kötegelt vevő számla analitika generálások, melyek előkészítik a számlagenerálást, annak alapadataként szolgálnak,

• felhasználó által bizonyos üzleti tranzakciókhoz rendelten egyedileg generált számlák mögött is létrejönnek analitika tételek, egy ilyen létrehozás is önálló soron jelenik itt meg,

• felhasználó által egyedileg kézzel rögzített számlák mögött is létrejönnek analitika tételek, amiről szintén bejegyződik itt egy sor (ehhez fixen kell létezzen rendszerben az un. KÉZI analitika generálás csomag típus),

• felhasználó által indított kötegelt elhatárolás analitika generálások (ehhez fixen kell létezzen rendszerben az un. ELHATÁROLÁS analitika generálás csomag típus).

Tehát nem csak a felhasználó által indított tömeges feldolgozások látszanak az áttekintő listán, szűrés kérdése, hogy épp mely generálásokat látjuk. Elmentett és egyben elindított analitika generálást módosítani nem lehet. Egyetlen lehetőségünk a Visszavonás, ami mindazokat az analitika tételeket vonja vissza, amelyek még nem kerültek a számlába. A már számlázott tételekre a visszavonás nem hat.

Felület kezelése

Általános adatok blokk

Generálás kód:
Rendszer által osztott futtatás azonosító.

Analitika csomag típus:
Választás az analitika generálás csomag típusok közül, amelyik alapján akarjuk indítani a futtatást.

Számlázási hó:
konkrét naptári hó megadása a futtatáshoz, amelyik hónapra akarjuk generálni az analitika tételeket. E dátumhoz viszonyítja rendszer a számlázandó tételek megfelelő dátumát:

• szállítói számla továbbterhelésnél a szállítói számla könyvelési hónapját,

• árajánlat vagy szolgáltatási igény tételnél a valós igénybevétel dátumát,

• havi átalánydíjaknál és finanszírozásnál az utolsó kiszámlázatlan díj hónapját.

Számlázási hó vége:
előző mezőben kiválasztott hónap utolsó napjának megjelenítése megerősítésként.

Csomag hatály szűkítése blokk

A csomag típus által meghatározott szerződés halmaztól eltekinthetünk, és lefuttathatjuk a számlázást egy kijelölt ügyfélre / szerződésre. Fontos, hogy csak olyan ügyfelet adhatunk itt meg, aki amúgy része a csomag típusnak.

Tömeges futtatás:
Logikai igen / nem, rendszer állítja automatikusan. Új generálás paraméterezésekor rendszer alapértelmezetten tömegesnek tekint minden feldolgozást, azonban ha a következő mezők bármelyikében megadott értékkel szűkítjük a csomag hatályát, átvált 'nem' tömegesre. Utólag e mező alapján lesz jól szűretők lesznek a változtatás nélkül generált csomagok az egyedileg indítottaktól.

Ügyfél:
Ha adott analitika generálás csomag típussal csak egy bizonyos ügyfélre szeretnénk analitikát generálni, itt kell őt kiválasztani.

Keretszerződés:
Ha adott analitika generálás csomag típussal csak egy bizonyos keretszerződésre szeretnénk analitikát generálni, itt kell azt kiválasztani.

Egyedi szerződés:
Ha adott analitika generálás csomag típussal csak egy bizonyos egyedi szerződésre szeretnénk analitikát generálni, itt kell azt kiválasztani.

Mi generálódjon blokk

Nem szerkeszthető blokk, a kiválasztott analitika generálás csomag típus alapján öröklődnek az értékek.

Csomag típus:
Lehetséges értékek: analitika / elhatárolás, a kiválasztott csomag típus szerint.

Havi átalány:
Logikai igen / nem, a kiválasztott csomag típus szerint.

Finanszírozási díj:
Logikai igen / nem, a kiválasztott csomag típus szerint.

Továbbterhelés:
Logikai igen / nem, a kiválasztott csomag típus szerint.

Napló adatok blokk

Indítva:
amikor megnyomták a Mentés majd indítás gombot az adott feldolgozáshoz, és átbillent az állapot 'Várakozik' értékre. Arról, hogy mi történik a háttérben, lásd Az analitika generálás menete fejezetet (lentebb).

Indító:
aki megnyomta a Mentés majd indítás gombot az adott feldolgozáshoz.

Visszavonva:
amikor megnyomták a Visszavon gombot az adott feldolgozáson, és átbillent az állapot 'Visszavont' értékre.

Visszavonó:
aki megnyomta a Visszavon gombot az adott feldolgozáshoz.

Futás kezdete:
amikor ténylegesen elindult a feldolgozás, egy esetleges sorban állást, várakozást követően, vagyis amikor átbillent 'Várakozik' állapotból 'Folyamatban' állapotra.

Futás vége:
amikor a feldolgozás állapota 'Kész'-re állítódott.

Állapot:
a feldolgozás aktuális állapota, rendszer automatikusan frissíti. Lehetséges értékek:

• Várakozik: a generálást felhasználó már elindította, de a tényleges futás még nem indult el, mert más csomagok feldolgozása van éppen folyamatban.

• Visszavont: valaki megnyomta a Visszavon gombot, minek hatására az adott analitika generálás leállt, és rendszer a még számlában nem felhasznált analitika tételeket vissza is törölte.

• Folyamatban: a feldolgozás épp fut.

• Kész: a feldolgozás lefutott.

• Hibával leállt: a feldolgozás elakadt valami hibán, el se jutott analitika generálásig. Ennek hátterében az áll, hogy a feldolgozás háttér táblákban gyűjti az adatokat, és csak a legvégén akkor hozza létre az analitika ételeket, ha a teljes feldolgozás hiba nélkül végig tudott futni. Mindezt a konzisztens adatállapot megőrzése érdekében teszi így rendszer.

A futtatás és az esetleges hibák részletes napló adatait a Futtatás fülön tekinthetjük meg.

Tételszám:
Új generálásnál az a darabszám, ahány analitika tétel létrejött, a hibásak nélkül. Generálás visszavonása után az a darabszám, amennyit NEM tudott eldobni rendszer, mert hivatkozott rá számla.

Hibás tételek:
Adott generálással hány darab hibás tétel jött létre, melyhez nem sikerült meghatározni a könyvelési szabályt. A törzsadatok utólagos pótlása nem vezetődik be automatikusan a már létező hibás tételekbe, ilyenkor az analitika generálást vissza kell vonni, és a könyvelési szabályok pótlása után újra kell futtatni.

A könyvelési szabály nem meghatározhatósága adódhat jogcím hiányból, vagy szolgáltatás elem hiányból, a szolgáltatási szintben hiányolt szolgáltatás elemből, kezelési szolgáltatásnál a havi átalány jogcímének kitöltetlenségéből, stb.

Segítségként érdemes elolvasni: Automatizmusok kulcsát adó törzsadatok, Jogcímek

Generálásból kimaradt szerződések blokk

A futtatás hibalistáját tartalmazó blokk. Rendszer jelöli, hogy miért maradt ki adott generálásból a csomag típus szerint amúgy beletartozó szerződés.
Lehetséges értékek:

• Nincs számlázva az előző hónap: adott egyedi szerződés olyan keretszerződés alá tartozik, mely alatt létezik akár csak egyetlen olyan egyedi szerződés is, melynél az előző havi átalányra vagy finanszírozásra nem létezik analitika. Ha tehát akár csak egy szolgáltatásra nem tud létrejönni egy hónapban az analitika, úgy a következő hónapban az egész egyedi szerződés és így vele az egész keretszerződés hibalistára kerül. Az analitika generálás folytonosságát tehát kikényszeríti rendszer, a lyukakat mindig a legrégebbi lefedetlen időszaktól indulva lehet betömni.
  Tipp a kezeléshez: olyan flottakezelőnél, ahol a számlázás tárgyhót megelőzően vagy tárgyhó elején történik, a tárgyhóközi bekötések miatt mindig lesznek olyan szerződések, melyek a tárgyhó eleji számlázásból kimaradnak. Ilyenkor tehát érdemes a következő havi generálás előtt újrafuttatni az előző hónapot, így végső soron minden egyes hónapot kétszer kell futtatnunk, hogy minden gördülékenyem menjen.

• Szerződés módosítás: adott egyedi szerződésre létezik olyan szerződésmódosítás, aminek állapota 'Rögzítés alatti'.

További mezők a táblázatban:

Ügyfél:
Amely ügyfelet terhelte volna az analitika generálásból kimaradt tétel.

Keretszerződés:
Amely keretet terhelte volna az analitika generálásból kimaradt tétel.

Egyedi szerződés:
Amely egyedit terhelte volna az analitika generálásból kimaradt tétel.

Rendszám:
Amely rendszámú gépjárművet terhelte volna az analitika generálásból kimaradt tétel.

Szerződés módosítás száma:
Hivatkozás a szerződés módosításra, ami miatt elakadt adott szerződésre az analitika generálás.

Finanszírozási díj elmaradt:
Adott hibás tétel esetén rendszer ki tudta-e generálni a finanszírozási díjat.

Havi átalány elmaradt:

Adott hibás tétel esetén rendszer ki tudta-e generálni az átalányt.

Csomag típus által meghatározott ügyfelek blokk

Az analitika generálás csomag típusban beállított ügyfelek, akikre a generálást futtatni kell.

Generálásból kihagyandó ügyfelek blokk

Az előző blokkban megörökölt ügyfelek közül kiemelhetjük azokat, akiket bármely ok miatt szeretnénk kihagyni a feldolgozásból.

Speciális nyomógombok

Visszavon
Adott analitika generálás visszavonása, melynek hatására a következők történnek:

• rendszer törli a még nem számlázott analitika tételeket,

• átállítja a generálás állapotát 'Visszavont'-ra,

• csökkenti a tételszámot a törölt analitikák darabszámával,

• a már számlázott analitika tételekhez nem nyúl.

Fontos! Ha biztosak akarunk lenni abban, hogy egy adott generálás minden analitika tételét sikerült eldobni, ellenőrizzük a tételszámot, mert az a mérvadó! Az ott látható analitika darabszám visszavonás is igaz, ilyenkor azt a tételszámot láthatjuk, amit nem sikerült eldobnunk, mert hivatkozott rá számla. A maradó tételek bizony ki fognak számlázódni, amikor erre legközelebb lehetőséget adunk a megfelelő számlagenerálás indítással.

Generált analitika tételek
Amennyiben adott generálás 'KÉSZ' állapotú és a Tételszám mezőben nullánál nagyobb szám látható, úgy itt tekinthetők meg a létrejött analitika tételek.

Hibalista
Amennyiben adott generálás 'KÉSZ' állapotú és a Hibás tételek mezőben nullánál nagyobb szám látható, úgy itt tekinthetők meg a létrejött hibás tételek, melyekhez nem sikerült könyvelési szabályt meghatározni.

>>>
Az analitika generálás csomag típus által meghatározott ügyfelekből kihagyhatunk bizonyos ügyfeleket, ezzel a nyomógombbal távolíthatjuk el őket a feldolgozandó listából. Csak új felvitel során elérhető lehetőség, tehát az indítás előtti generálásoknál.

Töröl
Előzőleg kihagyandónak jelölt ügyfelek visszatétele a feldolgozandó listára.

Mentés majd indítás
Miután megadtuk az indító paramétereket, esetleg szűkítettük a csomag hatályát, e gomb megnyomásával indíthatjuk el az analitika generálást. Amennyiben nincs más feldolgozás folyamatban, egyből el is indul és 'Folyamatban' állapotba kerül, ha más feldolgozás fut éppen, akkor 'Várakozik' állapotba, ahonnan rendszer lépteti automatikusan tovább, amikor sorra kerül. A feldolgozás lépéseit lásd részletesen a következő alcím alatt.

Az analitika generálás menete

FONTOS! Mielőtt (!) elindítanánk egy feldolgozást, be kell rögzítsük a generálás napján érvényes árfolyamot a Pénzügy / Törzsadatok / Árfolyamok menüpont alatt, a megfelelő árfolyam típusok alá!
Ha esetleg korábbi időszakra készülünk utólag generálni, akkor ezt időszakonként kell megtennünk. Tehát, ha pl. az a cél, hogy augusztusi számlákat állítsunk ki szeptemberben, akkor az augusztusi analitika generálás indítása előtt be kell rögzítsük az augusztusi számlákban használni kívánt árfolyamot az aktuális érvényességgel (generálás napja lesz az árfolyam érvényesség kezdete).
Aztán... mielőtt a szeptemberi generálást kezdenénk, akkor (és csak akkor) rögzítenünk kell azt az árfolyamot, amit a szeptemberi számlában használni kívánunk. Stb.. Fontos, hogy az árfolyamot csak akkor írjuk át a következő hónapban használatos értékre, ha az analitika generáláson túl a számlák generálása is megtörténik, mivel a számlázás is frissíti az árfolyam információkat.

Normál üzletmenetben mindez nem igényel ennyi odafigyelést, egyszerűen minden hónapban a generálások előtt meg kell adni a legfrissebb árfolyamot és kész.

FONTOS MÉG, hogy ahol a számlázás tárgyhót megelőzően vagy tárgyhó elején történik, a tárgyhóközi bekötések miatt mindig lesznek olyan szerződések, melyek a tárgyhó eleji számlázásból kimaradnak. Ilyenkor tehát érdemes a következő havi generálás előtt újrafuttatni az előző hónapot, így végső soron minden egyes hónapot kétszer kell futtatnunk, hogy minden gördülékenyem menjen.

A Mentés majd indítás gomb hatására:

• Rendszer leválogatja az érintett egyedi és keretszerződés kört. Az általános előfeltételeket a számlázás áttekintésénél olvashatjuk, az Ügyfelek bevonása a számlázásba fejezetnél. Ezeken túl az analitika generálás indításakor megadott paraméterek szűkítik a kört (lásd fent az adatmezők leírását).

• A körön belüliekre feltétel vizsgálat, hibalista generálás:

  • • előző hónap ahol számlázatlan (átalány vagy finanszírozás), az hibalistára megy (az egész keretszerződés, akkor is, ha csak egyetlen egyedi egyetlen kezelési szolgáltatása miatt történik mindez)

    • szerződésmódosítás ha rögzítés alatti, szintén hibalistára megy

    • -> Analitika generálás adatlap / Generálásból kimaradt egyedi szerződések blokkban jelenik meg a hibalista

• A feltételeknek megfelelő egyedi szerződésekre az analitika generálás algoritmus más-más ága fut le annak függvényében, hogy az indításkor megadott analitika generálás csomag típus szerint (lásd Mi generálódjon blokkot) mit kell épp generálni.

Továbbterhelések generálása

Ha a Mi generálódjon = Továbbterhelés, úgy a következő ágakon vizsgálódik az analitika generálás, hogy eldöntse, szükséges-e analitika tételt létrehozni:

Továbbterhelés szállítói számla tételből
Szállítói számla tételből akkor generálódik továbbterheléses vevő analitika tétel, ha:

• a szállítói számla tételre még nem hivatkozik vevő analitika tétel (vagy már nem, ha időközben stornózva lett a számla)

• továbbterhelési döntés = továbbterhelendő

• szállítói számla könyvelési hónap ≤ analitika generálási hónap,

• szállítói számla állapota = 'Könyvelt' vagy 'Feladott',

• nincs a tétel előzetesen továbbterhelve árajánlatból vagy szolgáltatási igényből,

• ha ez egy stornó számla tétele, akkor és csak akkor lesz kiszámlázva a mostani stornózott szállítói tétel, ha az eredeti is már ki volt számlázva

Továbbterhelés árajánlat tételből
Szállítói árajánlat tételből történő továbbterheléseknél:

• a keretszerződésben engedélyezett az árajánlatból történő továbbterhelés (Keretszerződés / Finanszírozás fül / Számlázással kapcsolatos adatok blokk / Továbbszámlázás forrása lehet = 'Árajánlat')

• nem hivatkozik az árajánlat tételre vevő analitika

• továbbterhelési döntés = továbbterhelendő

• árajánlat állapota = elfogadott

• a szolgáltatási igényben kitöltött a valós igénybevétel dátuma, ami a generált időszak utolsó napjánál korábbi vagy aznapi

• 3 hónapon belüli a valós igénybevétel dátuma

• nincs rá igazolt olyan szállítói számla, aminek állapota = feladott, könyvelt vagy stornózott

Továbbterhelés szolgáltatási igény tételből
Szolgáltatási igény tételből történő továbbterheléseknél:

• saját szolgáltatás részre

  • • • továbbszámlázandó

      • analitika nem hivatkozik rá

      • tétel állapota = ténylegesen igénybe vett vagy számlát vár

      • 1 éven belüli a valós igénybevétel dátuma

      • (itt ugye nincs szállítói számla, amit még vizsgálnánk)

• vásárolt szolgáltatás részre:

  • • • mint saját szolgáltatásnál leírt feltételek, továbbá

      • a keretszerződésben engedélyezett a szolgáltatási igényből történő továbbterhelés (Keretszerződés / Finanszírozás fül / Számlázással kapcsolatos adatok blokk / Továbbszámlázás forrása lehet = 'Szolgáltatási igény tétel'),

      • vagy olyan kezelési szolgáltatásról van épp szó, amelynél a szolgáltatási igényből mindig továbbszámlázandó mező értéke = igen.

Biztosítói elszámolás tételek továbbterhelése

Elöljáróban érdemes tudni, hogy általában hogy működik az elszámolás. Káresemény utáni javításnál a szerviz kiállítja a számlát. Ezen adott a szerviz számla végösszege, ami a tulajdonképpeni kárérték. A kárértékből a kártérítést a biztosító fizeti meg az autó tulajdonosa helyett a szerviznek, az önerő viszont mindig a tulajdonost terheli (flottakezelőt vagy harmadik személyt). A kiállított szerviz számla fej részében külön jelzi a szerviz e biztosítói kártérítés elszámolással kapcsolatos adatokat, ezt F1 rendszerben is kezelhetjük a szállítói számla iktatása és igazolása során. Az ügyfél felé történő továbbterhelés során azonban két eltérő módon is levezethető az önerő (amit így is, úgy is ki fog fizetni az ügyfél, nem ebben van tehát különbség):

(A) Egyik lehetőség, hogy az ügyfelet nem érdeklik a javítás költségei, egyszerűen csak az önerőt akarja látni a neki szóló számlán (ekkor Keretszerződés / Ügymenet fül / Biztosítói térítés továbbterhelendő blokk / Biztosítási önrész - továbbterhelendő = 'Igen').

(B) Másik lehetőség, hogy az ügyfél látni akarja a levezetést, vagyis továbbterheljük neki az összes javítási tételt illetve az ezeket kioltó biztosítói térítést, ekkor a javítások és a kártérítés egyenlegeként származtatható az önrész összege (ekkor Keretszerződés / Ügymenet fül / Biztosítói térítés továbbterhelendő blokk / Biztosítói térítés szerviznek - továbbterhelendő = 'Igen').

Visszatérve az analitika generálásra...

• Biztosítói térítés szerviznek továbbterheléseknél: akkor generálódik analitika, ha

  • • • keretszerződésben a térítés továbbterhelése bejelölt (szemben az önerővel),

      • szerviz számla fejben a biztosítói térítés továbbterhelendőnek jelölt,

      • szerviz szállítói számla állapota = könyvelt vagy feladott,

      • könyvelési időszak ≤ analitika generálási hónap,

      • ha ez egy szállítói stornó számla, akkor és csak akkor lesz kiszámlázva a mostani mínuszos tétel, ha az eredeti is már ki volt számlázva.

      • (és ugye másik ágon maguk a szerviz tételek is továbbterhelődnek, feltéve, hogy így igazolták a számlát)

• Biztosítási önrész továbbterheléseknél: akkor generálódik analitika, ha

  • • • keretszerződésben az önrész továbbterhelése bejelölt (szemben az önerővel),

      • szerviz számla fejben a biztosítói térítés továbbterhelendőnek jelölt,

      • szerviz szállítói számla állapota = könyvelt vagy feladott,

      • könyvelési időszak ≤ analitika generálási hónap,

      • ha ez egy szállítói stornó számla, akkor és csak akkor lesz kiszámlázva a mostani mínuszos tétel, ha az eredeti is már ki volt számlázva,

      • (ekkor ugye másik ágon nem terhelődnek tovább a szerviz tételek, feltéve, hogy így igazolták a számlát).

A továbbterhelés összege:

• szállítói számla tételnél a továbbterhelendő összeg (szemben a tétel összegével)

• szállítói árajánlat tétel összege

• szolgáltatási igény saját illetve vásárolt szolgáltatás összege

A továbbterhelés címzettje: akit a szállítói számla fejben (!) megadtunk terhelt partnert, keretet és egyedit.

Havi átalánydíjak számlázása

Ha a Mi generálódjon = Havi átalány, akkor a következő ágakon vizsgálódik az analitika generálás, hogy eldöntse, szükséges-e analitika tételt létrehozni:

• keret szintű szolgáltatások havi átalánydíjának számlázásakor

  • • • maga a generálás nincs előszűrve egyedi szerződésre

      • keretszerződés érvényes

      • szolgáltatás tól-ig dátuma alapján érvényes

      • előző hónap analitikával lefedett (nem feltétlenül kell számlába csomagolt is legyen)

• egyedi szerződések szerződött szolgáltatásai havi átalány

  • • • keretszerződés érvényes

      • egyedi szerződés aktív vagy lezárás alatti, vagy ha lezárt, akkor 5 éven belüli a lezárás

      • szolgáltatás tól-ig dátuma alapján érvényes

      • előző hónap analitikával lefedett (nem feltétlenül kell számlába csomagolt is legyen)

Finanszírozás számlázása

Ha a Mi generálódjon = Finanszírozási díj, akkor a következő ágakon vizsgálódik az analitika generálás, hogy eldöntse, szükséges-e analitika tételt létrehozni:

• • • • keretszerződés érvényes

      • egyedi szerződés aktív vagy lezárás alatti, vagy ha lezárt, akkor 5 éven belüli a lezárás

      • szolgáltatás tól-ig dátuma alapján érvényes

      • előző hónap analitikával lefedett (nem feltétlenül kell számlába csomagolt is legyen)

Ahol kell analitikát generálni, ott a folyamat a következő:

1. kamatfrissítés az egyedi szerződéseken: a keretszerződésben rögzített kamatláb típus és a kamat fordulónap alapján,

2. árfolyam frissítés egy ideiglenes árfolyammal (ami amúgy az aktuális árfolyam, és később a számlázáskor ezt újra frissíti rendszer, újraszámolva ezzel az analitika tételeket),

3. ütemezés alapján az analitika tételek létrehozása,

Futás közben háttértáblákban gyűlik az adat, csak a végén kerülnek visszaírásra az analitika tételek a végleges helyükre, hogy így mindenkor konzisztens adatállapot legyen elérhető.