Szerződés lezárások áttekintése

F1 rendszerben a lezárási folyamat az egyedi szerződés elszámolással egybekötött lezárását jelenti, párhuzamosan elindítva a gépjármű újrahasznosítását, esetleg értékesítését, kivezetését. Fontos érteni tehát, hogy itt a szerződést zárjuk le, az autó ettől még élhet tovább, akár másik szerződésen is.

Lezárás folyamata

Kapcsolat az egyedi szerződés állapotával

Ha kiállították a számlát, akkor léptetendő 'Adminisztráció kész' állapotba a lezárási igény. Ekkor háttérben lefut egy ellenőrzés, mely után rendszer vagy valóban lépteti az állapotot, vagy jelzi a hiányokat. Amit figyel:

• ne legyen könyveletlen számla,

• ne legyen nem számlázott analitika tétele,

• ne legyen számlázatlan hónapja,

• ne legyen továbbterhelésre jelölt, de még nem számlázott tétele,

• ne legyen kifizetetlen vevő számlája,

• ne legyen folyamatban lévő szolgáltatási igénye.

'Pénzügyileg rendezve' állapotba rendszer lépteti automatikusan az igényt akkor, ha a szerződés MINDEN számlája pénzügyileg rendezett (nem csak a lezárási díj). A szerződés ekkor válik 'Lezárt' állapotúvá.

A lezárási igények maximum az Elszámolás megkezdve állapotban és jogosultság birtokában még érvényteleníthetők (Szerződés lezárási igény / Állapot léptetések / Érvénytelenítés), így újrakezdhetők.

Kapcsolat a gépjármű állapotával

Mindeközben az idáig 'Aktív' gépjármű állapotot is automatikusan frissíti rendszer annak függvényében, hogy a lezárási igény rögzítésekor mit adtunk meg a Gépjármű változás blokkban. A blokk feltöltése összhangban kell legyen a következőkkel:

Ki a tulajdonosa az eszköznek:

• ha ügyfél volt eddig is a tulajdonos, akkor egy finanszírozás nélküli, kezelt autóról van szó, így az autó állapota a lezárási ajánlat elfogadásakor → 'Kezelés vége' lesz,

• ha a flottakezelő vagy épp egy harmadik személy volt a futamidő alatt a tulajdonos, akkor egy finanszírozott autóról beszélünk, aminek élete több módon is folytatódhat annak függvényében, hogy...

Mi volt a lezárás kiváltó oka, és hogy mit tervez továbbiakban a flottakezelő:

• saját készletre veszi, és úgy hasznosítja (pl. saját bérautóként, dolgozói autóként) → marad 'Aktív',

• értékesíti az ép autót, kijelölt vevőnek vagy a piacon → 'Leadott, eladás alatti', később 'Eladva',

• értékesíti a roncs autót → 'Totálkár'

• kivezeti lopás miatt → 'Lopáskár',

• későbbre halasztja a döntést, és egyelőre hagyja az autót szerződés nélkül → marad 'Aktív',

• átvállalás okán másik ügyfél keretszerződése alatt új egyedi szerződéshez társítja az autót, de ettől még az szintén marad 'Aktív' állapotban, csak az Átadó ügyfél szerződését zárjuk le.

A gépjármű felől az értékesítés adatok rögzíthetők a még aktív szerződés idején is, ekkor nyílik lehetőségünk arra, hogy a szerződés tőke elszámolása során a valódi értékesítési árat vegyük figyelembe. Részleteket lásd a Gépjármű lezárása, értékesítése oldalon.

Esetleges átfedések szerződések között

Fontos! Adott gépjárműre aktiválható akár újabb egyedi szerződés is, miközben az előzmény szerződés Lezárás alatti állapotban van. Ennek egyetlen feltétele, hogy a két szerződés futamidejében ne legyen átfedés, maximum 1 nap azaz a leadás dátumával azonos napon már kiadható az autó újra az új szerződéssel (szerződés kezdete és vége dátumokat vizsgálja F1).

Lezáráskori elszámolás, kapcsolat a számlázással

A lezárás elszámolása, és számlázása a keretszerződés devizanemében készül.

A havi átalánydíj számlázás adott egyedi szerződésre a szerződésben megadott átalánydíj számlázás vége dátumig megy (ami jellemzően megegyezik a szerződés lejárat dátumával, de semmiképp sem későbbi annál). Ennél szűkebb időszak bizonyos szerződött szolgáltatásokra elképzelhető, ha annak érvényessége hamarabb lejár. Ha valami extrém okból lezárt szerződésre akarunk havi díjat számlázni, azt a szerződés lejáratát követő maximum 120 napig még megtehetjük (de ez az eset csak akkor képzelhető el, ha előzőleg a lezárást indokolatlanul léptette valaki Adminisztráció kész állapotba).

A továbbterhelések számlázása akár lezárt szerződésre is történhet, az utólag beérkező szállítói számlák kezelésére. Ennek is van azonban határa, a szerződés lejáratát követő 5 évig tudunk generált módon továbbterhelni.

A lezárás funkció használatának módja és ezzel együtt a számlázási technika függ attól, hogy flottakezelőnek mik az elszámolási szokásai, elvárásai. Nézzünk néhány esetet!

Ha lejárat után adják le az autót...

Ebben az esetben biztosan nem létezik a lejáratot követő időszakra túlszámlázott havi átalány, hisz az átalány számlázása nem tud túlnyúlni a lejáraton, tehát legalább ezzel nincs gondunk. Továbbiakban több lehetőségünk is van:

• vagy normál lezárást indítunk, és a lezárási igényen belül megadva a leadás dátumát, használhatjuk a "Késedelmes leadás elszámolás" lehetőséget, ekkor a késedelmes leadás díja a lezárási díj számlában jelenik meg,

• vagy úgy indítunk normál lezárást, hogy a lezárási igényen belül a havi átalány elszámolás végéhez is a leadás dátumát adjuk meg, minek eredményeként az utolsó havi bérleti díj számlába kerül bele a plusz időszak díja,

• vagy szerződés módosítással meghosszabbítjuk a szerződést (ezt csak kerek X hónappal tehetjük meg), és úgy kezdeményezünk idő előtti lezárást, ekkor az eredeti lejárat utáni napokra jutó összeg bérleti díjként számlázható ki a normál havi átalányos számlákkal együtt.

Extrém kivétel lehet migrált szerződéseknél az az eset, amikor régi rendszerből megtörtént már jó előre a kiszámlázás, de a szerződés e számlázottsághoz képest korábbi lejárati dátummal került át, ugyanakkor az autó ennél tovább volt az ügyfélnél. Ilyenkor hosszabbítani kell a szerződést a kiszámlázott időszak végéig, majd ahhoz képest kell idő előtti lezárással zárni a szerződést a tényleges leadás napjával. A tényleges leadást követő kiszámlázott napokra külön gondoskodnunk kell a jóváíró számla kiállításáról.

Ha már kiszámlázott időszakban adják le az autót...

Tipikusan akkor fordul elő, ha a bérleti díjakat előre számlázzuk.

Kiindulás: Lezárási igény bejegyzése
Amikor az ügyfél jelzi, hogy szeretné lezárni a szerződését, vagy más módon tudomásunkra jut a lezárás szükségessége, érdemes egyből rögzíteni F1-ben a lezárási igényt. Ettől a szerződés még nem változik, de minden munkatársunk számára azonnal láthatóvá válik, hogy valami megmozdult.

• Egyedi szerződés / Műveletek menü / Szerződés lezárási igényei → itt ellenőrizhetjük, hogy belekezdett-e már más a lezárásba. Innen szükség esetén Új felvitellel kezdhetünk egy új lezárási igényt rögzíteni

• Ajánlat rögzítés alatti állapottal indulva.A lezárási igény / Lezárás paraméterek fül / Lezárási igény blokkjában - ha tudjuk - érdemes egyből jól beállítanunk a dátumokat, mint lezárás dátuma, átalánydíj számlázás vége, megállapodott/tény leadás dátuma. Ha ezeket elsőre nem tudjuk, úgy rögzítés alatti állapotában még pontosíthatunk.

1 Számlázottság ellenőrzése
Mielőtt bármit tennénk a lezárni kívánt szerződéssel, érdemes ellenőrizni az aktuális kiszámlázottságát. Ehhez javasoljuk a Pénzügy / Számlázás / Vevő analitika tételek funkciót használni, ahol szűrve az adott egyedi szerződésre egyben látunk minden számlázott vagy számlába gyűjtésre váró analitika tételt. A lista szokott módon rendezhető, tovább szűrhető.
A tételek listájában a Vevő számla oszlopban láthatjuk, hogy adott tétel mely számlába épült be vagy ha üres a mező, akkor még nem került ugyan számlába, de már folyamatban van a számlázása.

3 Gépjármű sorsának rendezése
A lezárási igény / Lezárás paraméterek fül / Gépjármű blokkban belül jelölnünk kell, hogy továbbiakban mi a tervünk a gépjárművel.

4 Folyamatban lévő tételek rendezése
A lezárási igény / Folyamatban lévő tételek fülön ellenőriznünk kell, hogy van-e függőben bármilyen szolgáltatás vagy szerződé módosítás, stb. Ezeket mindenképp tisztáznunk kell ahhoz, hogy ne maradjon kiszámlázatlanul követelésünk.

5 Tőke elszámolási ajánlat összeállítása
A lezárási igény / Idő előtti lezárás tőke kalkuláció fülön paraméterezhetjük, hogy a szerződés aktuális tőkekintlévőségével mit kezdjen rendszer. Csak idő előtti elszámolásnál értelmezett ez a lehetőség, normál lezárásnál ez a lépés felesleges, átugorható.

6 Lezárási ajánlat ellenőrzése házon belül
Lezárási igény / Állapotléptetések alatt adminisztrálhatjuk a lezárási ajánlatunk sorsát (művelet → új állapot):

• Ajánlat elküldése ellenőrzésre → Ajánlat ellenőrzésre vár állapotba lép

• Ajánlat ellenőrzése rendben → Ajánlat ellenőrizve

• Ajánlat visszaküldés módosításra → Ajánlat rögzítés alatt

7 Lezárási ajánlat dokumentum kiállítása
Az ügyfélnek szóló idő előtti lezárási ajánlat kiállítása sablon alapján, a Követelés kalkuláció fül / Lezárási ajánlat kiállítása gombról. Amennyiben az ajánlat úgy fogalmazott, hogy kiküldés előtt alá kell írni, akkor a nyomtatás korábban is végrehajtható.

8 Lezárási ajánlat kiküldése ügyfélnek
A kiállított dokumentum kiküldése az ügyfélnek, mint idő előtti lezárási ajánlat. Amit ő vagy elfogad, vagy elutasít. Állapotok:

• Ajánlat elfogadás → Elszámolás megkezdve

• Ajánlat visszaküldés módosításra → Ajánlat rögzítés alatt. Ez esetben elvégezhetők az adatmódosítások, és újraindul a belső ellenőrzési folyamat.

9 Elszámolás összeállítása egyéb tételekre
A tőkeelszámolással egyidejűleg, esetleg a tőkeelszámolási ajánlat ügyfél általi elfogadását követően megadhatjuk, hogy milyen egyéb tételeket akarunk elszámolni a lezárás kapcsán: Lezárási igény / Elszámolás fül.
E tételek között vannak rendszer által kalkulációból felajánlott összegek, és vannak kézzel megadható díjak, költségek. E tételek közül egy az előre számlázásnál jellemzően adódó túlszámlázás különbözet elszámolása, részleteket lásd 10a / 10b pontoknál.

10 "Túlszámlázott" törtidőszak rendezése
Erre két módszer is lehetséges:

• Havi bérleti díj jóváíró számlán
  Nyissuk meg az átalánydíj számlázás végén túlnyúló havidíj számlát!
  Ha még nincs könyvelve a számla, vessük el.
  Ha már könyvelt a számla, használjuk a Tétel jóváírás funkciót! Eldönthetjük, hogy konkrét összeget, vagy valamilyen hányadot kérünk jóváírni, a hányadról dönthetünk a % megadásával illetve a nap megadásával. Rendszer mindkét utóbbi esetben kikalkulálja a jóváírandó összeget, és így legenerálhatjuk a jóváíró számlát. Ebben az analitika tételek részletessége egyezni fog az eredeti számláéval.

• Lezárási díj számlán
  A megállapodott és a tényleges leadás dátuma mezőkkel tudunk "játszani".
  Megállapodott leadásnak beírjuk a már kiszámlázott időszak utolsó napját. Leadás dátumának beírjuk azt a napot, amikor ténylegesen leadta az ügyfél az autót (pontosabban ameddig a korábban kiszámlázott havidíjat is szeretnénk magunknál tartani).
  E két dátum közti időszakra a rendszer automatikusan kikalkulálja az időarányos és előjel-helyes díjat, ami tehát

  • • • vagy a túlfizetést korrigáló mínuszos jóváíró tételként, vagy

      • a késedelmes leadásért kirótt pluszos követelésként kerül be a lezárási díj számlába.

A számolt összeg felülbírálható, így a számlába kerülő tétel is befolyásolható.

11 Elszámolás belső ellenőrzése
Ha meghatároztuk, hogy milyen és mekkora értékű egyéb tételeket akarunk elszámolni, akkor ismét egy belső ellenőrzés következik;

• Elszámolás elküldése ellenőrzésre → Elszámolás ellenőrzésre vár

• Elszámolás visszaküldése módosításra → Elszámolás megkezdve

• Elszámolás ellenőrzése rendben → Elszámolás ellenőrizve

12 Elszámolásból vevő számlák kiállítása

Az igény Elszámolás ellenőrizve állapotában válnak elérhetővé a következő vevő számlák generálását biztosító nyomógombok (közvetlenül a lezárás felületen):

• Kaució jóváíró számla gomb

• Meghiúsulási kötbér számla gomb

• Árfolyam különbözetszámla gomb

• Lezárási díj számla gomb

• A lezárás felületről átjárás biztosított a Szolgáltatás megtérülési egyenleg lekérdezés felületre, ahonnan elérhető az egyenleg számlázása. Ezt valójában futamidő közben is megtehetjük.

13 Adminisztráció lezárása
Ha mindent kiszámláztunk és dokumentáltunk, aláírattunk, amit szerettünk volna, úgy a lezárási igény tovább léptethető 'Adminisztráció kész' állapotba.

14 Pénzügyi teljesítések bevárása
Rendszer egy éjjel futó feldolgozással figyeli, hogy az Adminisztráció kész állapotban lévő lezárások szerződéseire beérkezett-e minden pénzügyi teljesítés (ez P1 oldalon a befizetések számlára könyvelését jelenti, amit aztán F1 is lát az interfészen keresztül).
Ha nincs több nyitott számla, akkor automatikusan továbblépteti a lezárást 'Pénzügyileg rendezve' állapotba.

15 Kezdő bérleti díj elhatárolás feloldása
Pénzügy/Elhatárolások/Elhatárolás futtatások/Kezdő bérleti díj elhatárolás feloldása menüből indítható feldolgozással a lezárást követő hónapban automatikusan feloldódik a kezdő bérleti díj elhatárolás addig fel nem oldott része. A futamidő elején az egész kezdőbérleti díj összege egy az egyben elhatárolódik automatikusan, majd havonta csepegtetve oldódik fel mindaddig, amíg tart a futamidő. Idő előtti lezárásnál azonban ez csak korlátozottan tud megvalósulni, az így bent ragadt összeget oldjuk fel ilyenkor.

A kezdő bérleti díjról nem készül lezáráskor jóváírás, mivel a kezdő bérleti díj a tőkét csökkentette a futamidő elején, így nincs mit visszaadnunk.

Ha lejárat előtt, még ki nem számlázott időszakban adják le az autót...

A lezárásban megadott lezárási dátummal rendszer végleg lezárja a szerződést. Flottakezelő döntése, hogy a lezáró munkatárs a lezárt autóra ráindítja-e egyedileg a még számlázatlan időszakra az analitika, majd a számla generálást, vagy meghagyják ezt a havi tömeges számlázás részeként kezelni.

Kapcsolódó oldalak

Idő előtti lezárási okok

Szerződés lezárási igények