A szolgáltatás elemek a flottakezelő szolgáltatásainak legelemibb egységeit jelentik. Akár közvetített szolgáltatásról, akár sajátról van szó, a flottakezelő illetve beszállítóinak tevékenységei egyaránt lebonthatók elemi műveletekre, illetve a műveletekhez felhasznált anyagokra. Ezeket azonosítják rendszerben a szolgáltatás elemek. Például külön szolgáltatás elem egy (a) szervizelésnél beépülő alkatrész, egy másik szolgáltatás elem (b) az adott alkatrész beépítését célzó munkavégzés, és egy harmadik szolgáltatás elem (c) a szervizelést megszervező flottakezelő asszisztens munkája.
A nyilvántartás felépítése nem csak ez elemi szint felsorolásával, hanem az elemek hierarchiába, fastruktúrába rendezésével történik. A hierarchia bármely fokán megadott jellemzők alapértékként öröklődnek az alsóbb szintekre.
Szolgáltatás szintekhez kell megadni, hogy adott szint pontosan milyen és mennyi szolgáltatással kapcsolatos tevékenységet illetve anyagfelhasználást foglal magában. Ezeket a beépülő tartalmakat a jelen oldalon tárgyalt szolgáltatás elemek megadásával lehet definiálni. Az összerendelés a szolgáltatási szint felületen végezhető el.
A szolgáltatás elemek mindegyikéhez meg kell adni, hogy adott szolgáltatás elem felhasználását milyen Jogcímen kell lekönyvelni. Amennyiben egy szolgáltatás elem csomópont hivatkozik valamely jogcímre, az a csomópont alatti összes szolgáltatás elemre vonatkozik.
Szállítói számla befogadásakor az igazoló munkatárs számla tételenként kiválasztja azt a szolgáltatás elemet, ami leginkább lefedi a tétel tartalmát. Ekkor kizárólag a vásárolt jellegű szolgáltatás elemek közül válogathat. A választott szolgáltatás elem előző pont szerint meghatározza a szállítói jogcímet (ami meghatározza a továbbterhelés vevő jogcímét, így végül a vevő számlázásig hat a szállítói számlaigazoló választása).
Partnertől bejövő árajánlat ellenőrzésekor az árajánlat rögzítése is szolgáltatás elemekhez rendelten történik, hasonló logikával, mint a szállítói számla igazoláskor (végül is az árajánlat ellenőrzést is felfoghatjuk igazolásnak, csak korábbi szakaszban).
Minden valós életben nyújtott szolgáltatásnak minden lehetséges eleme lefedett kell legyen itt, a rendszerbéli szolgáltatás elemmel. Az, hogy ezt milyen megbontással, részletezettséggel teszi, már a flottakezelő döntése.
A felület két nagy blokkból áll: bal oldalon a hierarchia, jobb oldalon a hierarchián épp kiválasztott elem áttekintő felülete. Itt közvetlenül szerkeszteni nem tudunk, ahhoz a 'Szolgáltatás elem adatlap' képernyőt kell megnyitni. Új elem felvitelekor döntenünk kell arról, hogy az elemet a fa mely meglévő eleme alá szeretnénk beépíteni (arra kell ráállni, mielőtt megnyomjuk az új felvitelt indító gombot) és miként (csomópont, elem). Ilyen gombok: Új csomópont illetve Új szolgáltatás elem.
Fontos! A fa terjedelme és mélysége nem korlátozott, azonban elbonyolítani mégsem érdemes, mivel az a későbbi kezelhetőséget és karbantarthatóságot is nehezíti! Érdemes tesztkörnyezetben felvenni előbb az elképzelt struktúrát, és ott végigjátszani így a szolgáltatásnyújtási folyamatokat, egyből rájövünk, ha valami nem praktikus.
Szülő szolgáltatás elem:
Ami alatt értelmezett az épp kezelt szolgáltatás elem.
Rövid név:
A szolgáltatás elem beszédes azonosítója. Egyedi kell legyen.
Leírás:
Szabadon megadható
Publikus név:
Ami az ügyfélnek szóló dokumentumokon és számlákon is megjelenhet (számla tétel megnevezésként). Tipikusan az ügyfélnek nem kötünk minden részletet az orrára, így kevésbé részletes.
Típus:
A lehetséges értékek köre függ attól, hogy a fa hányadik szintjét kezeljük épp.
Amennyiben csomópont szinten vagyunk, itt a 'Csomópont' érték jelenik meg, függetlenül attól, hogy kiinduló vagy köztes csomópontról van-e szó.
A hierarchia legalsó szintjére szánt elemek típusa lehet: 'Alkatrész / Anyag', 'Munka / Szolgáltatás'. (pl. a gumiabroncs egy alkatrész, a gumicsere egy beszállítói munkadíj, a gumicsere ügyintézés pedig a mi munkánk).
Jelleg:
Amennyiben megadjuk, úgy az alsóbb szintek is öröklik az itt beállított alapértéket, tehát csak akkor adjuk meg, ha biztosak vagyunk abban, hogy az alsóbb szinten homogén elemek lesznek e tekintetben, vagy ha már az elemi szintet rögzítjük épp. Lehetséges értékek:
Vásárolt:
az ilyen szolgáltatás elem közvetített szolgáltatást vagy flottakezelőn keresztül intézett termékvásárlást takar.
Saját:
cégünk valamely saját tevékenységét takarja.
Jogcím:
A választható jogcímek köre függ előző mezőtől:
ha Jelleg = Saját, akkor vevő jogcímek,
ha Jelleg = Vásárolt, akkor szállítói jogcímek közül választhatunk.
A vásárolt szolgáltatás elemeknél így megadott szállítói jogcím ugyanakkor meghatároz egy vevői jogcímet, amin majd a továbbterhelés történik (lásd Jogcím adatlap Továbbterhelés jogcíme mezőt), így végső soron vásárolt szolgáltatás elemekhez is meghatározott egy vevői jogcím, csak áttételesen.
Alapértelmezett mennyiségi egység:
Amivel felhasználáskor értelmezzük.
Kontrolling jelentéscsoport:
Majdani kontrolling lekérdezéseknek készíthetjük itt elő a terepet. Mivel nem kötelező mező, ezt akár utólag is megtehetjük, amikor már kialakultak a lekérdezési igények.
Érvényes:
Felhasználható-e még a szolgáltatás elem.