Könyvelési szabályok

A könyvelési szabályok különböző üzleti helyzetekhez és partner tulajdonságokhoz határozzák meg, hogy a P1 könyvelőrendszerben (vagy más kapcsolt rendszerben, pl. SAP) definiált könyvelési szabályok közül épp melyiket kell alkalmazni. A rendszer tehát feltételezi, hogy P1-ben is léteznek a hivatkozni kívánt könyvelési szabályok.

Szűrő speciális mezője

A könyvelési szabályok áttekintő képernyő szűrőblokkjában van egy származtatott mező.
Összerendelés érvényes: adott könyvelési szabály és jogcím páros érvényes-e együtt is a vizsgálat (lekérdezés) pillanatában. Segítségével tehát lekérdezhetjük azokat az élő könyvelési szabályokat, melyek aktuálisan kapcsolódnak egy jogcímhez, és mindketten érvényesek.

Adatlap mezői

Jogcím: A könyvelési szabály "szülő" jogcíme, választás a jogcímek közül.

Rövid név: A könyvelési szabály beszédes rövidítése.

Érvényes: Adott pillanatban érvényes-e a könyvelési szabály. E mező rögzítéskori 'nem' értéke lehetővé teszi, hogy például egy január 1-től életbelépő változást előkészítsünk, előre rögzítve az új kontírszabályokat, de majd csak a váltáskor érvényesítve.

Érvényesítés dátuma: Amikortól érvényes a könyvelési szabály. Rendszer tölti automatikusan.

Érvénytelenítés dátuma: Amikortól érvénytelen a könyvelési szabály. Rendszer tölti automatikusan.

Lekérdezés csoport: adott könyvelési szabállyal könyvelt gazdasági események a majdani lekérdezések mely sorában jelenjenek meg, hol kell figyelembe venni. Az értékek törzsadatként megadhatók. Hasonlít a Profitcentrum mezőhöz, azzal együtt két különböző szempontú lekérdezésbe is beépíthető a könyvelési szabály.

Áfa kategória: Választás az áfa kategóriák közül.

Adómentesség oka: Azon túl, hogy áfamentes esetre vonatkozik adott könyvelési szabály, itt megbontható, hogy ez minek okán van így: Lehetséges értékek például: Kisadózó / Közösségi / Egyéb adómentesség. De az értéklista szabadon megadható a flottakezelőnél (szótár lista szerkesztéssel).

Áfa típus: Választás az áfa típusok közül.

Profitcentrum: Választás a profitcentrumok közül.

Leírás: Ami fenti mezőkben nem adható meg információ.

Mitől függ a kontírozás blokk

E mezők értékeinek minden lehetséges és megkülönböztetni kívánt kombinációja egy-egy elkülönült könyvelési szabályt jelent / igényel. Fontos! Ha egy mezőt itt üresen hagyunk, akkor az azt jelenti, hogy arra nem akarunk bontani könyvelési szabályt, nem kell figyelni a mezőt az üzleti adatok között ahhoz, hogy helyesen könyveljünk. Ha viszont egy itteni mező akár csak egy értékére is külön szabályt kell alkotnunk, úgy szükséges a többi lehetséges érték mindegyikére is szabályt létrehozni.

Gépjármű állapot: Ha azt szeretnénk, hogy rendszer gépjármű állapotonként eltérő módon kezdeményezze a könyvelést, úgy adott jogcímen belüli könyvelési szabályoknál ki kell tölteni a mezőt, más esetben maradhat üresen. Lehetséges gépjármű állapotok: Átadás alatti, Aktív, Totálkáros, Lopáskár, Kezelés vége, Leadott, eladás alatti, Eladva.

Szerződés típus: Ha azt szeretnénk, hogy rendszer szerződés típusonként eltérő módon kezdeményezze a könyvelést, úgy adott jogcímen belüli gazdasági esemény típusoknál ki kell tölteni a mezőt, más esetben maradhat üresen. A lehetséges szerződés típusok: normál egyedi szerződés, napi bérautós szerződés, dolgozói autós szerződés.

Kapcsolódik-e egyedi szerződéshez: Vannak olyan könyvelési szabályok, melyek nem köthetők egyedi szerződéshez, kizárólag keretszerződéshez (gondoljunk például egy flottariport szolgáltatás kiszámlázására). Ha e megkülönböztetés szerint eltérően szeretnénk könyvelni, akkor kell használnunk az 'Igen' és a 'Nem' értékeket, ha ez nem számít, akkor a 'Mindegy' értéket.

Keretszerződés tárgya: Ha azt szeretnénk, hogy rendszer keretszerződés tárgyanként eltérő módon kezdeményezze a könyvelést, úgy adott jogcímen belüli könyvelési szabályoknál ki kell tölteni a mezőt, más esetben maradhat üresen. Lehetséges keretszerződés tárgyak: kezelt, finanszírozott, teljes, dolgozói, saját GJ használat, saját bérautó, egyéb.

Egyedi szerződés állapot: Ha azt szeretnénk, hogy rendszer egyedi szerződés állapotonként eltérő módon kezdeményezze a könyvelést, úgy adott jogcímen belüli könyvelési szabályoknál ki kell tölteni a mezőt, más esetben maradhat üresen. Lehetséges értékek: Rögzítés alatt, Jóváhagyásra vár, Jóváhagyott, Aktív, Lezárás alatt, Lezárt, Törölt.

Áfa belföldi: Logikai mező, ha azt szeretnénk, hogy rendszer áfa belföldi és külföldi partner esetén eltérő módon kezdeményezze a könyvelést, úgy adott jogcímen belüli könyvelési szabályoknál pipáljuk a mezőt, más esetben maradhat üresen. Vevő könyvelési szabályoknál mindent áfa belföldire kell felvenni (mivel a flottakezelő belföldi és itthon nyújtja a szolgáltatást). Ha vannak külföldi vevők is, akinek számlázni kell, akkor ezt nem itt, hanem a Partner honjelleg mezőben kell elágaztatni.

Továbbterhelési döntés: Ha azt szeretnénk, hogy rendszer a számlaigazolók döntése szerint eltérő módon kezdeményezze a könyvelést, úgy adott jogcímen belüli könyvelési szabályoknál ki kell tölteni a mezőt, más esetben maradhat üresen. Lehetséges értékek:

• Továbbterhelendő

• Saját költség

• Megrendelésből továbbterhelt

• Finanszírozásba beépül

• Kezelési szolgáltatásba beépül.

Értékhatár: Ha azt szeretnénk, hogy rendszer bizonyos érték alatt és felett eltérő módon kezdeményezze a könyvelést, úgy adott jogcímen belüli könyvelési szabályoknál ki kell tölteni a mezőt, más esetben maradhat üresen.

Flottakezelővel azonos áfa csoport: Ha azt szeretnénk, hogy rendszer a flottakezelővel egy áfacsoportba tartozás esetén eltérő módon kezdeményezze a könyvelést, úgy adott jogcímen belüli könyvelési szabályoknál ki kell tölteni ezt a mezőt, más esetben maradhat üresen. Logikai mező, igen / nem lehetőségekkel. Áfa vezérlésről bővebben is olvashatunk.

Partner jelleg: A partnerekhez beállított jelleg alapján is elágaztathatók a könyvelési szabályok. Vevő számla esetén a vevő partner adatait vizsgáljuk. Szállítói számla esetén a beszállító partnerét.
Így különíthetjük el pl. a magánszemélyeknek kiállított számlák esetén az eltérő áfakezelést.

Szabály alapú meghatározásnál kiválasztható:
Lehetséges értékei:

• Igen: az így jelölt könyvelési szabályokból válogat az automatikus könyvelési szabály meghatározó algoritmus, alapértelmezetten ez van beállítva.

• Nem: ezekre az automatizmus nem is keres, kizárólag kézi könyvelési szabály meghatározásnál választhatók ki, tipikusan a speciális esetekhez, pl. egy szállítói számla igazolásakor.

Partner honjelleg: A partnerekhez beállított honjelleg alapján is elágaztathatók a könyvelési szabályok. Vevő számla esetén a vevő partner adatait vizsgáljuk. Szállítói számla esetén a beszállító partnerét. Így el lehet különíteni pl. egy EU-s vevőnek kiállított számla könyvelését a belföldi partnerekétől.

Partner adójelleg: A partnerekhez beállított adójelleg alapján is elágaztathatók a könyvelési szabályok. Vevő számla esetén a vevő partner adatait vizsgáljuk. Szállítói számla esetén a beszállító partnerét.

Flottakezelővel azonos érdekkör: Ha azt szeretnénk, hogy rendszer a flottakezelővel egy érdekkörbe tartozás esetén eltérő módon kezdeményezze a könyvelést, úgy adott jogcímen belüli könyvelési szabályoknál ki kell tölteni ezt a mezőt, más esetben maradhat üresen. Logikai mező, igen / nem lehetőségekkel.

Főkönyvi számok - könyvelő rendszerből blokk

Itt adható meg, hogy adott F1 könyvelési szabályhoz mely P1 könyvelési kódot kell használni. A hivatkozás kifejezetten a P1-ben könyvelési kódnak nevezett objektum alapján történik. A megadott hivatkozás nyomán F1 megmutatja a P1 könyvelési kódhoz P1-ben beállított paramétereket.