Тема 5.2(10)
Тема : "Стиль ділового листування. Логічні елементи тексту та порядок його викладення."
Семантичний конспект уроку:
Ділове листування — це процес бізнес- та службової комунікації за допомогою пошти.
Інформаційно-довідкові документи, чи то електронні повідомлення, факс або службові листи, відносяться до ділового листування. Ділове листування вирізняє офіційно-діловий стиль.
Офіційно-діловий стиль - це такий стиль, який обслуговує сферу офіційних ділових відносин переважно в письмовій формі та є мовою ділових паперів.
Основне призначення офіційно-ділового стилю - регулювати ділові стосунки та обслуговувати громадські потреби людей у типових ситуаціях.
Діловий стиль визначають такі особливості:
Точність, послідовність і лаконічність викладу фактів, гранична чіткість у висловленні
Відсутність індивідуальних рис стилю
Наявність мовних зворотів, певна стандартизація податків і закінчень документів (кліше)
Логічність і аргументованість (переконливість) викладу
Лексика здебільшого нейтральна, вживається в прямому значенні
Наявність реквізитів, які мають певну черговість
Кліше - це мовні конструкції, яким властиві постійний склад компонентів, їх порядок та усталене звучання
Вимоги до тексту документа – достовірність та об’єктивність змісту, нейтральність тону, максимальна стислість, повнота інформації.
➢ Достовірним текст документа є тоді, коли викладені в ньому факти відображають справжній стан речей.
➢ Точним текст документа є тоді, коли в ньому не допускається подвійне тлумачення слів та висловів.
➢ Доречним є текст, у якому мовні засоби відповідають меті, темі, логічному змістові, ситуації мовлення.
➢ Повним називається такий текст документа, зміст якого вичерпує всі обставини справи.
➢ Стислим с текст, у якому відсутні зайві слова та смислові повтори, надмірно довгі міркування не по суті справи.
➢ Переконливим є такий текст, який веде до прийняття адресатом пропозиції або до виконання прохань, викладених у документі.
Службові листи - управлінські документи, які слугують засобом спілкування між установами або приватними особами, на які припадає значна частина вхідної й вихідної документації..
Класифікація службових листів:
листи, що вимагають відповіді
листи, що не вимагають відповіді
за кількістю адресатів: звичайні, колективні (від декількох адресантів), циркулярні (декільком адресатам)
(детальна класифікація службових листів - переглянути...)
Кожен лист, який надійшов до організації або був відправлений з неї, фіксують в реєстраційному журналі (електронній базі даних). Йому присвоюють вхідний/вихідний номер і зазначають дату.
Структура ділового листа (Детальніше...):
1. Звернення.
2. Преамбула.
3. Основний текст.
4. Висновок.
5. Підпис.
6. Постскриптум.
7. Додатки.
Реквізити службових листів:
Назва й адреса організації відправника листа
Номер і дата листа
Назва й адреса одержувача листа
Номер і дата листа, що був основою для складання відповіді;
Текст листа
Віза виконавця (підпис на копії)
Підпис керівника
Перелік додатків із зазначенням кількості сторінок
Етапи підготовки і складання листів:
Вивчення суті питання
Підготовка і написання проекту тексту листа
Узгодження проекту листа
Підписання
Реєстрація
Відправлення
Логічні елементи тексту службового листа:
вступ - зазначається привід, що став причиною укладання документа, викладається історія питання та інші
основну частину (доказ) - викладається суть питання: докази, пояснення, що супроводжуються цифровими розрахунками, посиланнями на законодавчі акти та інші матеріали
закінчення - формулюється мета заради якої складено документ
Текст, що складається з самого закінчення, називається простим, а той, що містить інші логічні елементи, складним.
Залежно від змісту документів застосовується порядок розташування логічних елементів:
прямий (вступ, доказ та закінчення)
зворотній (спочатку викладається закінчення, потім доказ, вступ відсутній)
Робочий Аркуш уроку №5.2
Завдання 1.
Створіть конспект уроку, вказуючи відповіді на питання:
Що таке ділове листування?
Які документи(об'єкти) відносяться до ділового листування?
Що таке офіційно-діловий стиль?
Яких вимог потрібно дотримуватись під час складання тексту документу?
Які реквізити службового листа?
Які логічні елементи тексту службового листа?
Завдання 2.
Складіть поширену карту знань з теми "Класифікація службових листів" та додайте її до конспекту уроку. (Довідка - переглянути...)
Завдання 3.
Відкрийте текстовий процесор Word.
Встановіть поля згідно стандартів: ліве – 30 мм, праве – 20 мм, верхнє – 20 мм, нижнє – 20 мм., міжрядковий інтервал 1,5 см.
Розмір шрифту – 14, шрифт - Times New Roman.
Надрукуйте та оформіть службові листи згідно отриманих зразків.
Завдання 4.
Доповніть відсутні реквізити і оформіть документ.
Шановний Іване Степановичу!
Просимо надіслати пакет документів щодо умов проведення загальнодержавної спартакіади серед вищих навчальних закладів 2003 року.
Додатки на 10 с. в 1 пр.:
характеристика та стан спортивної бази;
перелік і характеристика спортивних секцій;
список студентів-спортсменів, розрядників, призерів.
Із повагою
Завдання 5.
Визначте види службових листів у додатку Б, виправте допущені помилки у листах та оформіть згідно із зразком поданим у додатку А.