Тема 5.1(10)
Тема : "Поняття документу. Призначення та класифікація документів. Документообіг. Загальні правила оформлення документів. "
Семантичний конспект уроку:
Документ — матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у зведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.
Електро́нний докуме́нт — документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа. Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму. Візуальною формою подання електронного документа є відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для приймання його змісту людиною.
Документи виконують інформаційну, соціальну, культурну, історичну, управлінську та правову функції, оскільки вони - писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру.
Організація роботи з документами та діяльність щодо їх створення, називається діловодством.
Документообіг — рух документів в організації з моменту їх створення або одержання і до моменту завершення виконання, відправлення або передачі на зберігання до архіву .
Види документообігу:
Вхідні
Внутрішні
Вихідні
Електронний документообіг (обіг електронних документів) — сукупність процесів створення, оброблення, правлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів.
Суб'єкти електронного документообігу:
Автор
Підписувач
Посередник
Адресат
Класифікація документів:
За змістом (ДКУД)
За найменуванням
За походженям
За місцем виникнення
За призначенням
За напрямком
За формою
8. За терміном виконання
9. За ступенем гласності (достюпністю)
10. За стадіями створення
11. За складністю (кількістю відображених питань)
12. За терміном зберігання
13. За технікою створення
14. За носієм інформації
Класифікація за стадіями створення:
Оригінал – перший або єдиний примірник офіційного документа. Він має підпис керівника установи і в разі потреби завіряється штампом та печаткою.
Копія - це точне знакове відтворення змісту оригіналу чи іншого документа. На копії документа вгорі праворуч обов'язково робиться помітка «Копія».
Витяг - копія офіційного документа, що відтворює деяку частину і відповідно засвідчена.
Дублікат - повторний примірник офіційного документа, виданий у зв'язку з втратою оригіналу та має юридичну чинність оригіналу.
Загальні правила оформлення документів:
Правові
➢ надходити від установи чи юридичної особи, які мають на це право;
➢ бути юридично правильно оформленим;
➢ бути достовірним, надавати об'єктивні відомості;
➢ бути нормативним;
➢ відповідати прийнятим в суспільстві етичним нормам;
Логічні
➢ базуватися на фактах і містити конкретні пропозиції або вказівки;
➢ бути максимально стислим, але не за рахунок зменшення інформації;
➢ мати послідовність викладу, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістовне навантаження;
➢ бути переконливим;
Мовні
➢ грамотним і зрозумілим кожному, хто його читає;
Технічні
➢ бути бездоганно відредагованим, мати копії та чернетки;
➢ складатися на відповідних носіях стандартного формату;
➢ оформлятися за встановленою формою згідно з реквізитами.
Програми для оформлення електронних документів:
текстові процесори (MS Word, Open Writer тощо)
видавничі системи (Pagemaker, MS Publisher тощо)
Робочий Аркуш уроку №5.1
Завдання 1.
Створіть конспект уроку, вказуючи відповіді на питання:
Що таке документ?
Які функції документа?
Що таке документообіг?
Які загальні правила оформлення документу?
Завдання 2.
Складіть поширену карту знань з теми "Класифікація документів" та додайте її до конспекту уроку. Файл для довідки - Переглянути...
Завдання 3.
Оформіть документи згідно поданих зразків 1 та 2
Зразок 1
Зразок 2
Товариство з обмеженою відповідальністю «Велетень»
(найменування підприємства) Типова форма № П-3
Затверджено
Наказ Держкомстату України
05.12.2008 № 489
Код ЄДРПОУ 65465465
Дата складання 08.07.2020
Місце складання Київ
НАКАЗ №
67-к/тм
про надання відпустки
Табельний номер
015
Вільний Олександр Олександрович
(прізвище, ім’я, по батькові)
відділ реклами та маркетингу
(назва структурного підрозділу)
менеджер із зв’язків з громадськістю
(назва посади)
щорічна основна
вид відпустки (щорічна основна, додаткова, навчальна, без збереження заробітної плати та ін.)
За період роботи з « 03 » лютого 2020 р. по « 02 » лютого 2021 р.
Період відпустки з « 24 » липня 2020 р. по « 06 » серпня 2020 р.
на 1 4 календарних дні(в)
надання матеріальної допомоги (у разі необхідності відмітити x)
Підстава: графік відпусток працівників ТОВ «Велетень» на 2020 рік.
Директор Суворий К. М. Суворий
Начальник відділу реклами та маркетингу
Кмітливий П. П. Кмітливий
(підпис)
08.07.2020
(дата візування)
Начальник відділу кадрів
Уважний А. Я. Уважний
(підпис)
08.07.2020
(дата візування)
З наказом ознайомлений:
Вільний О. О. Вільний
(підпис)
09.07.2020
(дата ознайомлення)