Д/з: виконайте завдання з Робочого аркуша
уроку 49(10)
Тема 49(10): Поля злиття. Списки розсилки
План вивчення теми:
Поля злиття
Списки розсилки
Злиття — процес об’єднання основного документа з базою даних для створення серії однотипних документів, зміст яких складають однакові (текстові або графічні) унікальні дані.
Злиття документів в Microsoft Word розраховане головним чином на розсилку листів. В меню редактора Word роботі з листами присвячена вкладка Розсилки. Передбачається, що у вас є певний список даних про кореспондентів (у вигляді файлу Excel або контактів Outlook), які потрібно зв'язати з необхідними місцями в листі, наприклад, в зверненні до адресата і т.д.
Злиття документів — це об'єднання основного документа, що містить постійну частину інформації, і джерела даних, що містять змінну частину.
Алгоритм злиття:
Крок 1. Відкриття та підготовка документа в який буде здійснюватись злиття.
Крок 2. Вибір документа для злиття здійснюється виконавши команду Розсилки => Вибрати одержувачів => Використовувати наявний список.
Крок 3. Вставка полів з даними для злиття здійснюється командою Розсилки => Додати поле злиття.
Крок 4. На оснанньому кроці для злиття виконують команду Розсилки => Завершити й об’єднати. Тут варто вказати чи всі документи об’днувати (зливати) чи лише окремі.
1. Підготувати розсилку повідомлень такого змісту:
Місто Вулиця д. Будинок Квартира
Шановний Ім'я По батькові Прізвище!
Нагадуємо, що до початку екзаменаційної сесії
групи Індекс групи Спеціальність
залишилося менше двох місяців.
З повагою, Декан факультету ЕлІТ.
Виділені поля, які в кожному листі повинні бути замінені значеннями з джерела даних.
Порядок виконання завдання:
1. Перевірте, що скинутий режим показу кодів полів: команда меню Файл - Параметри, на вкладці Додатково повинен бути вилучений прапорець "Відображати коди полів, а не їх значення".
1.1.Створіть новий документ Word, що містить таблицю з полями:
Місто Вулиця Будинок Імя По-батькові Прізвище Стать Індекс Спеціальність
Суми Вербова 56/567 Марія Іванівна Чуй ж 1234 Інформатика
Шостка Соборна 67/46 Іван Петрович Линь ч 2345 Математика
Збережіть документ у своїй папці, як Джерело-1.doc і закрийте його. У таблиці має бути не менше 5 записів, спеціальності та індекси груп повинні відрізнятися.
1.2. Створіть новий документ Word, який буде містити шаблон сповіщення, збережіть його як Сповіщення1.doc.
1.3. Активізуйте панель Злиття або Майстер покрокового злиття (Word 2010).
Задайте тип документа основного документа Сповіщення1.doc. вміст якого має слугувати шаблонним текстом для вставки даних у відповідні поля - Розсилки/ Розпочати злиття/ Листи.
Вибір файлу-джерела з даними одержувачів - Розсилки/ Розпочати злиття/ Використовувати наявний список/ Джерело-1.doc
Виділити слово "Місто". Розсилки/ Додати поле злиття/ із випадного списку обрати пункт "Місто"
Для всіх інших полів проробити такі ж дії (рис.)
За допомогою засобу "Попередній перегляд результатів" можна ознайомитись з орієнтовним вмістом майбутніх листів.
Створення листів - Розсилки/ Завершити й об'єднати/ Змінити окремі документи. Утвориться новий файл з назвою по замовчуванню "Листи1.doc"