사서증서가 아니면 확정일자를 부여받을 수 없습니다. 공무원이 공문서에 기재한 일자는 그 자체로 확정일자와 같은 효력을 가지므로 굳이 확정일자를 받을 필요가 없습니다. 예컨대 내용증명우편에 우체국의 일자인이 찍혔다면 확정일자가 부여된 상태라 할 수 있고, 공증인이 공정증서나 인증서를 작성하였다면 거기 적힌 일자가 당연히 확정일자가 되므로 별도의 확정일자를 받을 필요가 없습니다(1998. 10. 2. 선고 98다28879 판결).

또한 사서증서라야 확정일자를 받을 수 있으므로 작성명의자가 표시되어 있지 않거나 그 서명 또는 날인이 없으면 확정일자를 받을 수 없습니다.

문자 기타의 기호로 의견, 관념 또는 사상적 의미를 표시하고 있어야 확정일자를 받을 수 있습니다. 예컨대 도면이나 사진은 그 자체로서는 의견이나 관념을 표시하는 것이라고 볼 수 없으므로 확정일자를 부여할 수 없습니다. 하지만 사진을 대지에 첨부하여 간인을 하고 대지에 촬영일시, 장소 등을 기입한 증명문을 기재하고 작성자가 서명 또는 날인을 함으로써 사서증서로 된 경우에는 확정일자를 부여할 수 있습니다.

문서의 사본에는 확정일자를 부여할 수 없습니다. 사본은 원본과 내용이 정확하게 동일하지만 그 자체가 사서증서는 아니기 때문입니다. 하지만 문서의 사본 상에 "원본과 상위 없다"는 취지를 기재한다든가 그 내용에 관한 설명문언을 기재한 다음 작성자가 서명 또는 날인을 하면 그 기재부분에 관하여 확정일자를 부여할 수 있습니다.

그런데 판례 가운데는 “양도통지가 확정일자 없는 증서에 의하여 이루어짐으로써 제3자에 대한 대항력을 갖추지 못하였더라도 확정일자 없는 증서에 의한 양도통지나 승낙 후에 그 증서에 확정일자를 얻은 경우 그 일자 이후에는 제3자에 대한 대항력을 취득하는 것인바, 확정일자 제도의 취지에 비추어 볼 때 원본이 아닌 사본에 확정일자를 갖추었다 하더라도 대항력의 판단에 있어서는 아무런 차이가 없다”고 한 것이 있습니다(2006.9.14. 선고 2005다45537 판결). 이 판결은 우연한 사정으로 사본에 확정일자가 이루어졌다면 그 효력을 원본에 확정일자가 이루어진 경우와 마찬가지로 인정해 주겠다는 취지일 뿐이지 사본에 확정일자를 부여해도 무방하다는 뜻을 밝힌 것은 아닙니다.

완성된 문서가 아니면 확정일자를 받을 수 없습니다. 계약서 상의 당사자 중 일부만 기명날인 또는 서명을 하였다면 완성된 문서가 아니므로 확정일자를 받을 수 없습니다. 이에 대해서 사서증서 인증에 있어서는 일부인증이 이루어지는 경우도 있다는 주장이 제기될 수도 있습니다 . 예컨대 계약서에 관하여 청약과 승낙이 다른 시점에 이루어질 경우 청약에 대한, 또는 승낙에 대한 일부인증이 허용된다는 것입니다. 하지만 이러한 논리를 확정일자 부여에까지 확장하여 적용할 수는 없습니다. 이하에서 보겠지만 하나의 문서에는 하나의 확정일자만 허용되므로 일부 당사자의 서명날인만 이루어진 문서에 대하여 확정일자가 부여된다면 나머지 당사자가 서명날인을 하여 문서 작성이 완료되기 전에 이미 문서가 완성된 것처럼 보여 혼란이 초래됩니다. 그 외에도 작성 연월일이 기재되어 있지 않거나 일부분이 공란으로 되어 있는 경우에는 즉석에서 보충되지 않는 한 확정일자를 부여받을 수 없습니다.

이미 확정일자가 부여돼 있는 문서에는 다시 확정일자를 받을 수 없습니다. 하나의 문서상에 두 개의 확정일자가 부여되면 문서상의 어느 부분이 어느 일자에 작성된 것인지 구분하는 것이 곤란해집니다. 비록 당사자 사이에서는 구분이 용이할지 몰라도 제3자에게는 그 구분은 그다지 용이하지 않을 수도 있으며 향후 복잡한 법률문제가 초래될 수도 있습니다. 이런 이유에서 법무부 규정인 “주택임대차계약증서확정일자부여에관한규정”에서도 확정일자가 이미 되어 있는 문서에는 다시 확정일자 부여하지 못하도록 정하고 있습니다. 다만 이미 확정일자를 부여받은 임대차계약서에 새로운 내용을 추가 기재하여 재계약을 한 경우에는 예외적으로 추가기재된 부분에 관하여 확정일자를 다시 부여할 수 있습니다.