공증인법 66조의2 1항은 “법인 등기를 할 때 그 신청서류에 첨부되는 법인 총회 등의 의사록은 공증인의 인증을 받아야 한다”고 규정하고 있습니다. 이를 근거로 상업등기소에서는 등기신청서의 첨부서류로 의사록이 제출될 경우 반드시 공증인의 인증을 받도록 요구하고 있습니다.

의사록의 내용이 법인등기사항을 포함하고 있지 않은 경우에는 굳이 인증을 받을 필요가 없습니다. 하지만 임원퇴직금규정의 제정 또는 개정을 내용으로 하는 주주총회 의사록처럼 법인등기사항은 아니지만 의결의 중요성을 감안하거나 후일의 증거로 삼기 위하여 인증을 받아두는 경우도 있습니다.

의사록을 인증하기 위해서는 두 가지 점을 확인하여야 합니다. 첫째 의사록이 진정하게 성립되었다는 점, 둘째 의사록에 기재된 총회 등의 결의절차와 내용이 진실에 부합한다는 점이 증명되어야 합니다.

전자에 관해서는 의사록 상의 기명날인자 또는 서명자로부터 직접 또는 대리인을 통하여 그 기명날인이나 서명이 본인의 것임을 확인합니다. 종전에는 의사록 인증시 후자에 관한 확인만 하고 전자에 관한 확인은 별도로 하지 않았는데, 2015년 8월 1일부터 '법인의사록인증사무처리지침'이 새로 시행되면서 의사록 인증시 전자에 관한 확인도 반드시 하도록 바뀌었습니다.

공증인법 66조의2 3항에는 후자에 관한 확인방법으로 다음 두 가지 중 하나를 하도록 정하고 있습니다. 즉 공증인은 해당 법인의 의결장소에 참석하여 검사하거나(참석인증), 해당 의결을 한 자 중 그 의결에 필요한 정족수 이상의 자 또는 그 대리인으로부터 해당 의결에 관하여 진술을 듣는 방법(청문인증)으로 의결절차와 내용이 진실에 부합함을 확인하여야 합니다.

법인 등기신청서에 첨부되는 의사록이라면 공증인 66조의2에 따른 의사록인증을 받아야 하며, 공증인법 57조 1항에 따른 일반 사서증서 인증의 방식으로 인증하는 것은 허용되지 않습니다. 그럼에도 불구하고 실무에서는 예컨대, 회원수가 많은 사단법인 총회에 관하여 의결정족수에 해당하는 사람들의 위임장 및 인감증명서를 모두 취합하는 것이 사실상 불가능하다며 등기사항이 포함된 의사록을 일반 사서증서 인증 방식으로 인증해 달라고 요구하는 것과 같은 상황이 자주 발생됩니다. 하지만 아무리 난처하더라도 법인등기사항이 포함된 의사록이라면 반드시 공증인법 66조의2에 따른 의사록인증 방식으로 처리되어야 합니다.

한편 법인등기신청과 무관한 의사록이라면 공증인법 57조 1항에 따른 일반 사서증서로 인증을 받아도 무방합니다. 다만 여기서 법인등기신청시 첨부서류가 되는 의사록인지 여부는 촉탁인의 주관적 의사를 기준으로 할 게 아니라, 의사록에 포함된 의안 등이 법인등기사항과 관련이 있는지 객관적으로 판단하여야 할 것입니다. 또 법인등기사항과 관련이 없어 일반 사서증서인증이 가능하다 하더라도 인증서가 작성되어 제3자에게 제시되면 자칫 공증인법 제66조의2에 따라 결의의 절차 및 내용이 진실에 부합하는 것으로 확인되었다는 오인을 불러일으킬 수 있으므로 인증서 표지에 공증인법 66조의2에 따라 작성된 인증서가 아니라는 취지를 적절히 표시하여야 할 것입니다.

의사록 인증의 촉탁인은 인증의 종류가 참석인증인지 청문인증인지에 따라 차이가 납니다.

만약 의사록에 기명날인 또는 서명을 하여야 할 사람들 중 일부의 기명날인이나 서명이 누락된 경우에는 누락된 사람들의 기명날인 또는 서명을 보충하고 그들의 인증촉탁도 받아야 합니다. 하지만 예컨대 주주총회 의사록에 이사가 아닌 주주나 감사가 기명날인을 한 경우처럼 의사록에 기명날인 또는 서명을 하여야 할 사람이 아닌 사람이 기명날인 또는 서명을 한 경우에는 인증촉탁을 할 필요는 없습니다.

촉탁인이 미성년자인 경우에는 그 친권자가 촉탁하여야 합니다. 부모가 혼인중인 경우에는 부모가 공동으로 친권자가 되므로 부와 모 양쪽으로부터 촉탁을 받아야 합니다.

공증인은 법률을 위반하거나 무효인 법률행위에 관하여 증서를 작성할 수 없으므로(공증인법 25조) 원칙적으로 법률이나 정관에 정해진 소집절차에 관한 규정을 위반하여 이루어진 회의의 의사록에 관하여 인증을 거부하여야 합니다. 하지만 공증인은 소집절차 준수여부에 관하여 특별히 의심할 만한 사정이 엿보이지 않는 이상 보통 법인의 대표자로 하여금 소집절차가 정당하게 이루어졌다는 취지의 확인서를 제출하게 하는 정도로 소집절차에 관한 심사를 갈음하고 있습니다. 경우에 따라 주주총회 소집을 결의한 이사회의사록이나 대표자 결정서를 징구하기도 합니다.

판례에 따르면 주주전원이 참석하여 아무런 이의 없이 일치된 의견으로 총회를 개최하는데 동의하여 결의가 이루어진 경우라면 절차상의 위법이 있더라도 유효한 주주총회라고 인정하고 있으므로(2002. 7. 23. 선고 2002다15733 판결) 회사가 제출한 주주명부상의 주주전원이 인증을 촉탁하는 경우라면 특별히 소집절차를 따질 필요는 없을 것입니다. 등기선례 가운데에는 주주가 1인인 주식회사의 1인 주주가 주주총회의 소집절차를 거치지 않고 이사들이 참석하지도 아니한 상태에서 주주총회를 개최하여 어느 이사를 해임하는 결의를 한 경우 그로 인한 변경등기의 신청서에는 1인 주주만이 기명날인 또는 서명한 주주총회의사록을 첨부할 수 있다고 한 것이 있습니다.

또한 주주총회 의사록 인증에 있어서 촉탁인의 의결권이 발행주식총수의 과반수(보통결의)나 3분 2 이상(특별결의)에 이르는 경우에는 대표자로 하여금 확인서를 제출하게 하는 정도의 조치로도 충분하다고 생각합니다.

하지만, 회의의 소집절차가 제대로 이루어졌는지 의심할 만한 사정이 드러난다면 공증인으로서는 소집에 관한 결정이 적법하게 이루어졌는지, 실제 소집통지는 법률이나 정관에 정해진 기한내에 제대로 발송되었는지, 소집통지서상에 기재된 의안이나 요령이 실제 의사록상의 의안 및 요령과 일치하는지 등을 엄밀하게 따져볼 수밖에 없을 것입니다. 예컨대, 주주총회 의사록 인증에 있어서 촉탁인의 주식수가 발행주식 총수의 4분의 1 또는 3분의 1 이상이기는 하지만 발행주식총수의 과반수(보통결의)나 3분의 2(특별결의)에는 미치지 못하는 경우에는 회의에 불출석한 주주에게 소집통지가 적법하게 이루어졌는지 따져볼 필요가 있을 것입니다.

회의의 소집절차가 문제가 되는 경우 소집통지가 법률이나 정관에 정해진 기한내에 의결권을 가진 모든 주주에게 통지되었는지가 가장 중요한 쟁점이라 하겠습니다. 이런 점을 고려하여 새로운 법인의사록 인증사무처리지침에서는 법인 대표로 하여금 공증인에게 소집일시, 소집통지 발송일 등이 기재된 확인서를 작성하여 제출하도록 규정하고 있는데, 확인서 상의 소집통지 발송일을 기재할 때에는 반드시 법률이나 정관에 정해진 기한 이전의 날짜를 기재하여야 합니다.

의사록의 인증을 받으려면 의사록을 원본으로 2통 제출하여야 합니다. 의사록 1통은 공증인사무소의 보관용으로 필요하며, 다른 1통은 인증을 부여하여 촉탁인에게 내어드리는 용도로 필요합니다. 공증인사무소에 보관되어 있는 의사록 원본에 근거하여 촉탁인이나 이해관계인은 의사록의 열람을 구하거나 등본의 발급을 요청할 수 있습니다.

종전에 공증사무소에서 등기소 제출용으로 1통을 더 교부해 드리던 관행이 있었으나 최근에는 법무부의 지침에 따라 엄격히 금지되고 있습니다. 촉탁인은 인증을 촉탁하면서 공증인사무소에 보관되는 의사록에 기하여 인증서 등본의 발급을 신청할 수 있는데, 등기소 제출용은 이러한 인증서 등본으로 사용하면 됩니다 .

청문인증의 경우 종전에는 해당 의결을 한 사람 중 의결에 필요한 정족수 이상의 사람만 촉탁인으로 보아 법인 자신은 촉탁인이 아니므로 법인인감증명서를 제출할 필요는 없다는 주장이 일부 있었습니다. 하지만 법인인감증명서는 첨부서류 중 ‘주주명부’나 ‘진술서’가 회사대표나 소집권자에 의하여 진정하게 작성되었는지 파악하는데 중요하므로 반드시 제출하여야 한다는 것이 종전의 지배적 견해였습니다.

최근 제정된 ‘법인의사록 인증사무지침’에 의하더라도 법인인감증명서는 ‘주주명부’나 ‘확인서’의 진위를 확인하기 위해 반드시 필요합니다. 나아가 새로운 지침에 의하면 의사록에 기명날인 또는 서명한 사람도 촉탁인에 포함되며 보통 법인 대표는 의사록상 필요적으로 기명날인 또는 서명할 자라 할 것이므로 그 촉탁의사 확인을 위해서도 법인인감증명서 제출은 필수적이라 하겠습니다.

그외에 의사록 인증시 제출하는 법인등기부등본은 반드시 ‘발급용’으로 제출하여야 합니다. '열람용'은 현재 법인등기 신청중인 경우에도 출력되므로 법인의 변경된 등기사항이 반영되지 않을 가능성이 있습니다. 또 정관사본은 반드시 최신정관으로 제출하여야 합니다. 당사자들이 제출하는 정관사본 가운데는 법인등기부등본과 대조했을 때 법인명칭, 소재지, 목적사항, 발행예정주식총수 등이 차이가 나는 경우가 있습니다. 이는 과거에 정관이 변경되었지만 최신정관을 제출하지 않았기 때문인데, 의사록 인증의 거절사유가 될 수도 있습니다.

외국인이 직접 공증인사무소에 출석하여 촉탁하는 경우에는 여권, 영사증명서, 외국국적동포국내거소신고증, 외국인등록증 등의 신분증으로 신원을 확인할 수 있으면 됩니다. 외국인이 대리인을 통하여 촉탁하는 경우에는 그 외국인이 국내에 인감신고를 한 상태라면 인감증명서와 위임장을 제출하면 되지만, 그렇지 않은 경우에는 공증위임장을 인증받아 제출하여야 합니다. 공증위임장을 그 외국인의 본국에서 공증하였다면 해당 국가의 아포스티유나 영사확인을 모두 마쳐야 합니다. 또 인증된 공증위임장이 외국어로 되어 있다면 한국어로 번역공증도 하여야 할 것입니다.

일본국에서 발급된 인감증명서는 공증인법 31조 2항에서 말하는 인감증명서에 해당하지 않는다는 대법원 판결이 있으므로(2009. 10.15. 선고 2009다53031 판결) 주의하여야 합니다.