문서가 해외의 제출기관에 아무런 문제없이 접수되기 위해서는 그 문서가 진정으로 작성되었다는 것을 상대방이 쉽게 확인할 수 있어야 합니다. 그 확인수단으로 고안된 것이 먼저 문서상의 당사자 서명을 공증인등이 증명하고 다음으로 공증인등의 서명이나 직인을 별도의 공적 기관이 다시 증명하는 제도입니다. 전자의 서명인증을 노터리제이션(notarization)이라고 하고, 후자의 다른 기관의 증명을 리걸리제이션(legalization)이라고 합니다.

따라서 공증인의 인증, 즉 노터리제이션 다음의 절차로서는 리걸리제이션이 수반되는 것이 보통이지만, 리걸리제이션이 항상 요구되는 것은 아닙니다. 제출할 기관이 상대국의 국가기관일 경우에는 주로 리걸리제이션이 필요하지만, 상대방이 민간회사 등인 경우에는 상대방만 이의가 없다면 노터리제이션(공증인의 인증)만으로 족한 경우도 있습니다.

또 이 공적 증명(리걸리제이션) 절차는 해당 사문서의 서명자가 스스로 행할 필요는 없으며 제3자에게 의뢰하여 하더라도 관계없습니다.

공증인이 인증에 사용하는 서명 및 직인은 미리 법무부에 신고되어 있고, 부처간 협조에 따라 외교통상부에도 제출되어 있습니다. 따라서 공증인의 인증을 받은 후에는, 외교통상부에 인증문서를 가지고 가서 그 문서에 붙어있는 인증이 해당 공증인이 인증한 것이라는 증명(이를 '영사확인'이라 합니다)을 받습니다. 그리고 그 후 제출할 국가의 주한 대사관(영사관)의 증명(이를 ‘영사인증’이라 합니다)을 받는 순서로 일을 처리하시면 됩니다.

리걸리제이션의 과정은 외교통상부에서의 영사확인 후 해당국의 주한대사관(영사관)에서 영사인증을 받는 등 복잡한 증명 과정을 거치게 됩니다. 그래서 그 간소화를 도모하기 위해 외국공문서에 대한 인증의 요구를 폐지하는 협악(Convention Abolishing the Requirement of Legalization for Foreign Public Document, 아포스티유 협약)이 체결되었고 대한민국도 2007년부터 이에 가입되어 있습니다. 그 결과 조약 가맹국 사이에서는 협약에서 정한 형식의 외교통상부 아포스티유를 받으면, 한국내의 해당국 대사관(영사관)의 영사인증은 받을 필요 없이 그 문서를 바로 당사국에 보낼 수 있습니다.

한국에서 작성되어 외국으로 제출되는 공문서에 대해서는 기본적으로 한국측 확인발급기관이 발행하는 증명서(Apostille)를 첨부해야 하는데, 그 대상이 되는 공문서는 다음과 같습니다.

1. 공문서

• • 행정기관(입법·사법·행정 등) 발행문서

  • 국가공무원법 제2조 또는 지방공무원법 제2조에 규정한 공무원 신분인 자가 기관장인 기관에서 업무 수행을 위해 발급한 문서가 해당 (예시) 가족관계증명서, 납세사실증명서, 이혼판결문, 의약품 허가 확인서, 국공립학교 발행 성적증명서 등

2. 공증문서

• • 통상적으로 공문서가 아닌 (사)문서는 공증을 받음으로써 아포스티유 확인 발급대상이 됨

  • 공증인법 또는 변호사법 규정에 의하여 공증인의 자격을 가진 자가 작성한 공증문서 (예시) 회사발행 문서, 진단서, 사립학교 발행 성적 및 졸업 증명서 등 행정기관 발행문서가 아닌 문서(단, 현재 사립 초중고 성적, 졸업증명서는 행정기관 발행문서로 취급), 번역문

아포스티유는 외교부와 법무부가 각각 발급하고 있는데 아래 주소의 사무소에서 외교부 아포스티유 창구와 법무부 아포스티유 창구로 나누어 발급업무를 담당하고 있습니다.

※ 서울특별시 서초구 남부순환로 2558 외교센터 6층 외교부 영사민원실 아포스티유 담당자

1. 외교부 아포스티유 확인대상문서

• • 법무부 아포스티유 확인 대상문서 이외의 행정기관 발행문서

2. 법무부 아포스티유 확인대상문서

• • 법무부 또는 그 소속기관(검찰청 포함)에서 공무상 작성한 문서

  • 검찰보존사무규칙에 따라 보존되는 재판서 또는 재판을 적은 조서의 등본이나 초본

  • 공증문서

아포스티유 협약 회원국은 현재 다음과 같습니다.

중국은 아포스티유 협약 미가입국이므로 리컬리제이션의 일반적인 원칙에 따라야 합니다. 한국에서 발급받은 가족관계증명서를 예로 들어 설명하자면, 우선 번역을 의뢰하여 번역문을 만든 다음 공증인 사무소에서 번역문 인증을 받아야 합니다. 번역문 인증(노터리제이션)을 마치고 나면 리걸리제이션 절차를 밟기 위해, 외교통상부에서 영사확인을 받아야 하고(이것은 아포스티유 인증이 아닙니다) 이어서 중국대사관에서 영사인증을 받아야 합니다.

중국대사관은 인증업무에 관하여 보통건, 급행건, 특급건으로 나누어 수수료와 처리기간을 달리하여 진행하고 있으니 참고하시기 바랍니다.